時(shí)間管理技能的自我分析
即使對(duì)于最有經(jīng)驗(yàn)的管理者來說，有效的時(shí)間管理仍然是一項(xiàng)較難對(duì)付的日常事務(wù)。對(duì)已充分計(jì)劃過的重復(fù)性工作管理時(shí)，管理者可以不太費(fèi)力地實(shí)現(xiàn)有效地時(shí)間管理。但是，對(duì)于一個(gè)必須設(shè)計(jì)、安排、控制資源和控制獨(dú)一無二的，一類一個(gè)的項(xiàng)目或任務(wù)中各項(xiàng)活動(dòng)的項(xiàng)目主管來講，由于連續(xù)發(fā)生的各種不可預(yù)測(cè)的問題流。可能會(huì)使有效地進(jìn)行時(shí)間管理變的不大可能。
下面的例子是設(shè)計(jì)用來使你意識(shí)到：在傳統(tǒng)組織與項(xiàng)目環(huán)境中均存在時(shí)間管理的困難。在例子開始前，考慮到項(xiàng)目的特征，你必須先作以下假設(shè)：
◆ 你是一位項(xiàng)目主管，且項(xiàng)目是為外部客戶的。
◆ 項(xiàng)目費(fèi)用估計(jì)為350萬，期限2年。
◆ 2年期被分為三個(gè)階段：第Ⅰ階段——一年，自二月1日開始；第Ⅱ階段——6個(gè)月；第Ⅲ階段——6個(gè)月，你現(xiàn)在處于第一階段末，(第Ⅰ、Ⅱ階段之日約有兩周時(shí)間，你現(xiàn)在處于倒數(shù)第二周的周一)工作已基本完成。
◆ 依據(jù)你項(xiàng)目所處階段，項(xiàng)目需雇用35～60人。
◆ 你，作為項(xiàng)目主管，在項(xiàng)目辦公室中有三位全職副主管向你直接匯報(bào)。三位項(xiàng)目副主管分別負(fù)責(zé)工程、費(fèi)用控制和制造(物料采購(gòu)被包括作為制造項(xiàng)目副主管職責(zé)的一部分）。
◆ 階段Ⅰ看上去正在時(shí)間，費(fèi)用及性能限制條件內(nèi)進(jìn)行。
◆ 每周三上午10點(diǎn)～12點(diǎn)，你有一次安排的小組會(huì)議。所有項(xiàng)目辦公小組成員、以及來自所有相關(guān)直線組織的職能小組成員均參加該會(huì)議。直線管理者由于不是小組成員，將不出席小組會(huì)議。對(duì)他們來說，既要出席所有的項(xiàng)目小組會(huì)議，又要發(fā)揮直線管理者的職能是不可能的，即使被邀請(qǐng)，他們也可能不出席小組會(huì)議，因?yàn)閷?duì)他們來講，僅僅為了論討十分鐘的業(yè)務(wù)而出席兩個(gè)小時(shí)的會(huì)議不是有效的時(shí)間管理(不要假設(shè)，小組會(huì)議日程可能會(huì)有解決這一問題的可能性)。
現(xiàn)在為星期一早晨，你正在家吃早餐，等車來接你，你剛一進(jìn)辦公室，便被靠知有各種問題、情況、任務(wù)反不得不進(jìn)行調(diào)查，基于發(fā)生的這些問題和情況，你的問題是為下一周來有效的時(shí)間管理。
你得一次一個(gè)地完成每一天。每天會(huì)向你提出10個(gè)問題或情況，并給你必須的解決時(shí)間，你必須為以后五天的每一天盡量擴(kuò)大時(shí)間，以實(shí)現(xiàn)最高的生產(chǎn)效率。很明顯“生產(chǎn)率”這一詞可有好幾種含意，你必須決策“有效果的工作”指什么。為了簡(jiǎn)便起見，讓我們假設(shè)，你的精力周期為：你可以在一“八小時(shí)日”中做八個(gè)小時(shí)有效的工作。除了吃飯，你不必安排無用時(shí)間。但是，你必須明白，在項(xiàng)目環(huán)境中，項(xiàng)目主管不斷地會(huì)同時(shí)抓所有工作，而這些工作直線管理者，直線人員，甚至執(zhí)行人員都感道不太可能實(shí)現(xiàn)的。
按每天的10項(xiàng)任務(wù)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)一張將每天上午9∶00-下午5∶00分割完成半小時(shí)一塊的工作表，你的工作是來決策每塊將要完成的任務(wù)。
下面為計(jì)劃工作中需作的假設(shè)。
◆ 因司機(jī)要求，不允許延時(shí)工作。
◆ 下周的家庭義務(wù)防礙了在家工作，因此，你不能在下午5∶00后安排任何工作。
◆ 項(xiàng)目主管一工作，便被告知10項(xiàng)任務(wù)。
解答練習(xí)的第一步是為每項(xiàng)活動(dòng)制訂優(yōu)先級(jí)，依據(jù)：
◆ A級(jí)：該項(xiàng)活動(dòng)非常緊急，必須今天完成。(但是，某些A級(jí)工作也可延到小組會(huì)議時(shí))。
◆ B級(jí)：該活動(dòng)很重要但不緊急。
◆ C級(jí)：該活動(dòng)可被延遲，甚至可能無限期。
按合理優(yōu)先級(jí)在每一活動(dòng)后填空，接著，你必須決定該天哪些活動(dòng)你有時(shí)間來完成。依據(jù)你想要半小時(shí)還是一小時(shí)的午飯時(shí)間，你有七或七個(gè)半小時(shí)用于有效的時(shí)間管理。
你可以選擇如何來實(shí)現(xiàn)每一活動(dòng)。各選擇如下：
◆ 你可以自己來完成該活動(dòng)。(代號(hào)=Y)
◆ 你可會(huì)將責(zé)任委托于你的一位項(xiàng)目副主管(代號(hào)=D)。如果你采用這一方法，你對(duì)每位助手只能委托你的工作中1小時(shí)的工作，才不會(huì)招致處罰。這兒關(guān)鍵的詞匯你在委托你