活動中的現(xiàn)金流動很大程度上是依靠貨物與服務(wù)的成本。這些成本都是在編制預(yù)算時進行預(yù)算。成本的預(yù)測、分類與分攤叫做成本計算。
固定成本或日常開支是與活動參加人數(shù)無關(guān)而與活動有關(guān)的支出。它們包括與活動公司運營相關(guān)的固定開支，比如租金、員工薪水、電話費以及其他辦公室開支等。在一次特殊活動中，這些開支可能還會包括地方稅、地租以及貸款利息等。當(dāng)決定預(yù)算的時候，這些成本應(yīng)該合理地分配到活動的各個領(lǐng)域中。這個過程就是成本中心對日常開支的分配。成本中心包括諸如娛樂、招待、分段運輸或差旅等。獵人谷節(jié)的推廣成本包括一部分用于對活動公司——“音樂萬歲”的工作進行宣傳的普通推廣成本。如果固定成本的收集有誤，就會造成成本中心的記錄錯誤。為了未來活動有正確的財務(wù)圖，必須在各個領(lǐng)域得以合理分配日常開支?；顒庸镜哪繕?biāo)就是在不影響活動質(zhì)量的前提下減少固定成本。
可變成本是完全屬于活動的開支并直接與參會人員數(shù)量相關(guān)的費用。食品與飲料成本與參會人員的多少有直接聯(lián)系?；顒拥膮⒓尤藬?shù)越多，需要印制的門票就越多，需要雇傭更多的員工，以及供應(yīng)更多的食品。這種成本的劃分并不像活動行業(yè)或其他行業(yè)中劃分得那么清晰。有時不叫直接成本(與活動直接有關(guān)的成本，無論是固定成本還是可變成本)和日常開支(與運營活動公司相關(guān)的成本)反而會更明確一些。在這種情況下，直接成本就咸了主要成本——活動公司的主要目的就是控制這些成本。一個一次性Catherwood與VanKirk(1992)將活動成本主要分為4類：
·運營或產(chǎn)品成本，包括活動人員的雇傭、建設(shè)、保險以及管理
·場地租用
·推廣——廣告、公共關(guān)系、促銷
·人才——與娛樂相關(guān)的成本
為了從預(yù)算分類(有時叫成本中心)中獲得每一項目的準(zhǔn)確成本，就涉及到一個成本計算過程。以下是成本計算的基本步驟。概念性估算或“近似值’：應(yīng)用于活動的概念形成階段，就涉及多大的成本給管理者一個大致的概念。通常情況下有+／—25％的精確度。可行性研究：包括與相似活動進行成本對比。例如，首席發(fā)言人的成本就要根據(jù)其受歡迎的程度以及職業(yè)類型而定。向其他活動經(jīng)理詢問目前發(fā)言人的費用，為活動發(fā)起人爭取合理價格與更接近實際的預(yù)估提供了基礎(chǔ)。
報價或確定性估算：這是答復(fù)投標(biāo)商的成本報價。特殊活動會對諸如音響、燈光以及保安等進行投標(biāo)。在這個基礎(chǔ)上可以得到接近準(zhǔn)確的預(yù)測。對于小型活動來說，通過給選擇的供貨商打電話可以得到報價并進行比較。但是，極少情況下可以進行這種成本比較，因為存在很多特殊因素與條件。一旦活動公司與供應(yīng)商建立了關(guān)系，就要與其合作下去。