我們應(yīng)如何應(yīng)對(duì)
有趣的是，許多避免失敗的最佳實(shí)踐出與項(xiàng)目辦公室直接相關(guān)：
*一些企業(yè)下在為將來的成功鋪設(shè)必要的基礎(chǔ)，它們進(jìn)行實(shí)施后評(píng)審，獲取最佳實(shí)踐也經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并且識(shí)別出再利用機(jī)會(huì)。
*項(xiàng)目辦公室作為以下方面的最佳實(shí)踐的儲(chǔ)存庫，可謂出類跋萃：計(jì)劃，估算，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，范圍限定，技能跟蹤，時(shí)間與項(xiàng)目報(bào)告，維護(hù)與支持的方法和標(biāo)準(zhǔn)，以及支持項(xiàng)目經(jīng)理。
*合理健全的項(xiàng)目計(jì)劃是現(xiàn)實(shí)的，最新的，并且是頻繁評(píng)審的。評(píng)審不只關(guān)注于完成了什么，還期望識(shí)別出風(fēng)險(xiǎn)與機(jī)會(huì)。
*項(xiàng)目度量體系和里程被定義，測(cè)量和報(bào)告。
*富有經(jīng)驗(yàn)的發(fā)起人和項(xiàng)目經(jīng)理開發(fā)維護(hù)了一種“繼續(xù)/不繼續(xù)”的取消戰(zhàn)略。他們會(huì)毫不猶豫地取消為負(fù)債的項(xiàng)目，不會(huì)沉湎于指責(zé)與懲罰。
*監(jiān)測(cè)關(guān)鍵日期是必要的，而且企業(yè)的時(shí)間跟蹤軟件（為使用簡(jiǎn)便，通常以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)）已經(jīng)成為較大項(xiàng)目，多項(xiàng)目環(huán)境和分散的項(xiàng)目經(jīng)理的益處在于：減少項(xiàng)目費(fèi)用，助長(zhǎng)士氣，以及更快地進(jìn)入市場(chǎng)。大多數(shù)經(jīng)營(yíng)管理人員認(rèn)為項(xiàng)目經(jīng)理理想的技能是技術(shù)與商務(wù)知識(shí)，談判，良好的溝通（包括寫作能力），組織，社交，以及時(shí)間管理。理解商務(wù)比理解技術(shù)更重要，項(xiàng)目經(jīng)理必須能夠定義要求，估算資源，為其交付安排進(jìn)度、預(yù)算并管理成本、激勵(lì)團(tuán)隊(duì)、解決沖突、磋商外部資源、管理合同、評(píng)估并降低風(fēng)險(xiǎn)，并且堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)的方法與質(zhì)量過程。這樣的項(xiàng)目經(jīng)理不是偶然產(chǎn)生的，他們生長(zhǎng)于基于其項(xiàng)目績(jī)效而獲得培訓(xùn)、指導(dǎo)和獎(jiǎng)勵(lì)的環(huán)境中。
*通過使用標(biāo)準(zhǔn)檢查清單，把問題歸納為發(fā)起人指定項(xiàng)目計(jì)劃、角色與職責(zé)，以及財(cái)政問題，那些行業(yè)最佳企業(yè)擁有的勤勉過程，可以將想法付諸項(xiàng)目?；谶@個(gè)檢查清單，項(xiàng)目要么被獲批準(zhǔn)繼續(xù)進(jìn)行，要么經(jīng)過進(jìn)一步研究被否決。
*項(xiàng)目應(yīng)以標(biāo)準(zhǔn)的、公開的方式被執(zhí)行，還要有設(shè)定計(jì)劃與控制標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目方法、評(píng)審點(diǎn)、項(xiàng)目管理會(huì)議的本質(zhì)及頻率，以及變更控制程序。項(xiàng)目方法可以是簡(jiǎn)短且屬高級(jí)別的，但它必須是清晰的、最新的。
大多數(shù)組織認(rèn)為它們解決管理問題的辦法，可以通過投資于項(xiàng)目管理軟件或培訓(xùn)而獲得。但回顧我們?cè)谇懊嫣岬降臅?huì)計(jì)系統(tǒng)類推，您將會(huì)知道單單軟件與培訓(xùn)不會(huì)為企業(yè)管理打造一個(gè)健全的組織系統(tǒng)。然而適當(dāng)?shù)能浖c被足夠培訓(xùn)的人員當(dāng)然是這個(gè)難解之迷的兩放重要方面，這些方面必須在某種過程框架中被執(zhí)行，那個(gè)框架就是項(xiàng)目辦公室。
執(zhí)行項(xiàng)目辦公室的挑戰(zhàn)
很多次，人們?cè)跒轫?xiàng)目辦公室研究會(huì)簽寫想法時(shí)寫到：只管告訴我如何建立這個(gè)行政結(jié)構(gòu)，我將會(huì)部署一個(gè)項(xiàng)目辦公室?？雌饋硭麄冋J(rèn)為項(xiàng)目辦公室是一種辦公室功能，或者他們可以帶來一小隊(duì)人員提供行政功能，然后便萬事大吉！或者，如果他們的思想更先進(jìn)的話，他們認(rèn)識(shí)到它具有一種項(xiàng)目控制功能，控制個(gè)別項(xiàng)目?jī)?nèi)的成本、時(shí)間及資源。遺憾的是，它并不是那樣簡(jiǎn)單，因?yàn)槟阍谂c人打交道，你在改變文化、建立新過程、創(chuàng)造新方法、綜合業(yè)務(wù)單元的元素，并且要與不同規(guī)模、技術(shù)、復(fù)雜性，及商務(wù)興趣的團(tuán)隊(duì)進(jìn)行協(xié)調(diào)。它是一個(gè)值得你為之努力的目標(biāo)，但無論如何不是輕易能達(dá)到的。
項(xiàng)目辦公室是這樣一個(gè)功能：它旨在推動(dòng)某個(gè)級(jí)別上的項(xiàng)目管理，并通過項(xiàng)目組合管理以及連接項(xiàng)目與公司戰(zhàn)略，提高整個(gè)企業(yè)的管理。它不只是建立一個(gè)辦公室并開始編制各種報(bào)告，它正在整個(gè)組織內(nèi)注入一種文化變革。
文化變革
部署并有效地應(yīng)用這些系統(tǒng)是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。我們的工作在如此多的前沿得以進(jìn)行，不僅是系統(tǒng)部署，還有教育舞臺(tái)，目的在于從項(xiàng)目辦公室獲取最好的結(jié)果。為開發(fā)、設(shè)計(jì)和部署一個(gè)完整的項(xiàng)目辦公室所做的努力的復(fù)雜性與數(shù)量也往往被低估。讓我們簡(jiǎn)要看一下，項(xiàng)目辦公室的啟動(dòng)所要求的文化變革的七個(gè)重要領(lǐng)域。
*速度以及耐心
幾年前我曾在奧利弗.懷特手下學(xué)習(xí)和工作過。他是生產(chǎn)資源計(jì)劃(Manufacturing Resources Planning,MRP)和MRP2的領(lǐng)袖。他曾經(jīng)指導(dǎo)了許多生產(chǎn)資源計(jì)劃的部署并發(fā)現(xiàn)：一方面不可能在短于12個(gè)月的時(shí)間內(nèi)完成它；另一方面，如果花費(fèi)的時(shí)間超過了18個(gè)月，失敗率會(huì)急劇上升。這微 關(guān)系到如何在整個(gè)組織中部署項(xiàng)目管理文化。斯坦迪士集團(tuán)發(fā)現(xiàn)，項(xiàng)目工期越長(zhǎng)，其失敗率也越大。建立項(xiàng)目管理文化需要時(shí)間。另一方面，滿足項(xiàng)目辦公室部署階段的清楚目標(biāo)是至關(guān)重要的，否則你的項(xiàng)目辦公室項(xiàng)目將有可能以失敗告終，此項(xiàng)目的參與者也不會(huì)看到項(xiàng)目管理實(shí)踐所帶來的增植。
所以在部署項(xiàng)目辦公室背后的基本前提是迅速前進(jìn)，即在6個(gè)月內(nèi)初見成效；在第一年中真正開始轉(zhuǎn)變文化；在兩年的時(shí)間內(nèi)開始顯示公司成果。但應(yīng)有所準(zhǔn)備的是，完整地部署一個(gè)項(xiàng)目辦公室很可能要花費(fèi)2至5年的時(shí)間。
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