隨著從事的復(fù)雜項目越來越多，組織對項目管理專業(yè)知識的需求也會不斷增加。當(dāng)組織剛剛開始實施項目管理時，通常會采取比較單一的做法。例如，他們會選擇里程碑圖作為基本的計劃工具，這樣可以簡便地將主要事件與日期聯(lián)系起來。完成了很多項目以后，管理層會發(fā)現(xiàn)，一個項目的活動會影響其他項目的進(jìn)展。為了使項目的各部分活動有機(jī)地聯(lián)系起來并在整個組織中跟蹤項目的實施，他們會要求使用計劃軟件來控制項目。于是，制定計劃不再是孤立的事，從事計劃編制的人員必須具備專業(yè)的計劃編制技術(shù)。
許多工作都需要這種專業(yè)知識，像編制計劃、做預(yù)算、編撰項目建議書、評估分包商、選擇項目、風(fēng)險管理、需求識別、變更管理、處理權(quán)利紛爭和樹立權(quán)威，等等。組織需要一種途徑從項目管理咨詢專家那里獲得豐富的項目管理專業(yè)知識。高層管理者就可以利用咨詢專家的指導(dǎo)，制定企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，而項目工作人員也可以借助咨詢專家的智慧來解決項目中存在的日常問題。
如果只是偶爾需要項目管理咨詢，一種比較經(jīng)濟(jì)的方式就是從咨詢公司或者高等院校獲取專家的咨詢意見。然而，如果組織主要是通過運作項目來作為其生存的主要方式，就會經(jīng)常需要項目管理專家的意見。獲取專家指導(dǎo)的較好的辦法就是使用組織內(nèi)部的咨詢?nèi)藛T。內(nèi)部咨詢?nèi)藛T通常由項目辦公室負(fù)責(zé)提供。
20世紀(jì)90年代出現(xiàn)了“指導(dǎo)”這一新詞匯，它概述了內(nèi)部咨詢?nèi)藛T所起的一個重要作用。這一概念強(qiáng)調(diào)了咨詢?nèi)藛T的主要工作并非是解決問題，而是為組織的項目管理者提供解決項目管理問題的思維和知識，而問題最終還是需要項目工作人員自己來解決。
咨詢?nèi)藛T和指導(dǎo)的作用
內(nèi)部項目管理咨詢師和指導(dǎo)的作用不斷地在演變，目前主要集中在幾個相對明確的領(lǐng)域，主要包括：
▲對撰寫項目建議書給予支持；
▲提供項目啟動支持；
▲對項目需求提供及時反應(yīng)；
▲指導(dǎo)風(fēng)險評估；
▲對項目修復(fù)提供支持；
▲高級管理指導(dǎo)。
項目建議書支持
項目管理咨詢?nèi)藛T的能力源于其多年的項目管理經(jīng)驗，他們曾撰寫和評估過很多項目建議書，可以為組織的項目建議書的編寫提供有價值的參考，他們可以用以下三種方式來輔助編寫建議書：
▲他們可以為組織引進(jìn)有效的項目管理程序，可以向同事說明如何從項目權(quán)利的角度編寫項目建議書以及好的項目建議書是在良好管理實踐基礎(chǔ)上編制而成的。他們還可以引進(jìn)許多公司所用的中標(biāo)項目建議書的編寫技巧，例如在編制建議書過程中使用初審和終審的審核體系，等。
▲他們可以編寫建議書中所涉及的項目管理方面的相關(guān)內(nèi)容，因為很多招標(biāo)方都要求投標(biāo)人在其建議書中陳述他們在項目運作中所使用的方法。
▲他們可以審核項目建議書，站在局外人的立場上，對項目建議書提出意見，并指出其優(yōu)點和缺點。
項目啟動支持
項目的順利啟動對整個項目的成功是至關(guān)重要的，如果開始起步就錯了，也許從第一天起項目就注定要失敗。項目管理咨詢?nèi)藛T可以向同事引進(jìn)好的項目啟動經(jīng)驗。例如，他們可教授項目團(tuán)隊成員如何制定出一流水平的項目管理章程和項目范圍說明，他們還可以設(shè)計和組織項目啟動會。一旦團(tuán)隊成員有過兩三次組織項目啟動會的經(jīng)驗，他們將來就不再需要咨詢?nèi)藛T在此方面的指導(dǎo)。
對項目需求的及時應(yīng)對
隨著項目的進(jìn)展，將有很多沒有預(yù)見到的事情會發(fā)生，如主要供應(yīng)商可能會破產(chǎn)，會產(chǎn)生合同糾紛，客戶可能會追加資金要求項目提前完成等。同時，可預(yù)見的挑戰(zhàn)也會發(fā)生，如新的項目成員需要制定項目計劃方面的指導(dǎo)，預(yù)算縮減使得項目組不得不在資源較少的情況下做更多的工作，或組織引進(jìn)了新的項目管理方法等。咨詢?nèi)藛T和顧問的重要作用此時就顯而易見了，那就是及時到位并為項目組提供他們所需的項目管理幫助。
如果咨詢?nèi)藛T要提供及時應(yīng)對以處理項目需求，他們必須有豐富的理論知識和項目從業(yè)經(jīng)驗，如果他們不具備親自解決問題的技能，他們至少也應(yīng)該有能力幫助他們自身和整個團(tuán)隊確定如何獲得解決問題的方法。
項目經(jīng)理勝任力免費測評PMQ上線啦！快來測測你排多少名吧~
http://opto-elec.com.cn/pmqhd/index.html
