隨著項(xiàng)目管理方式在我國(guó)各行各業(yè)的普及，越來越多的企業(yè)在項(xiàng)目管理制度、人才隊(duì)伍、信息系統(tǒng)等方面進(jìn)行了較好建設(shè)。受制組織項(xiàng)目治理、項(xiàng)目篩選和退出、多項(xiàng)目計(jì)劃優(yōu)化、資源配置、知識(shí)管理等方面的機(jī)制缺乏和混亂，項(xiàng)目管理的效率和效益并不能全面發(fā)揮。
很多企業(yè)的項(xiàng)目管理在單項(xiàng)目層面“4個(gè)階段”、“5大過程組”、“10大知識(shí)領(lǐng)域”方面已較為成熟，但對(duì)多項(xiàng)目管理層面的建設(shè)卻乏善可陳。高登公司高級(jí)咨詢顧問結(jié)合企業(yè)工作和咨詢服務(wù)經(jīng)驗(yàn)，圍繞企業(yè)各層級(jí)的問題和痛點(diǎn)，解析企業(yè)多項(xiàng)目管理的要點(diǎn)。
有限資源加上資源爭(zhēng)奪一般有資源短缺和資源浪費(fèi)兩個(gè)后果。一是資源短缺，由于企業(yè)同時(shí)并行多個(gè)項(xiàng)目，或利用同種資源的多個(gè)作業(yè)同時(shí)進(jìn)行時(shí)，造成資源一段時(shí)間內(nèi)的短缺，極有可能造成企業(yè)項(xiàng)目延期(等待資源)、項(xiàng)目成本增加(外包外協(xié))。資源短缺是經(jīng)常發(fā)生且極易發(fā)覺的問題，但資源浪費(fèi)卻常常被忽略(項(xiàng)目經(jīng)理往往通過各種手段掩蓋資源浪費(fèi)現(xiàn)象),這里的資源浪費(fèi)不是指應(yīng)項(xiàng)目要求產(chǎn)生的臨時(shí)性無效資源,也不是指為保證工作正常進(jìn)行所需的必要的資源儲(chǔ)備,而是指超過合理限度配置的資源。多項(xiàng)目環(huán)境下，各個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理為了各自的項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，極易產(chǎn)生“資源恐慌”心理，通過個(gè)人強(qiáng)勢(shì)超量或超期占據(jù)資源。事實(shí)上，資源配置應(yīng)以取得最大經(jīng)濟(jì)效益為前提,而不是以保證項(xiàng)目能輕松順利完成為原則。因此,常見一些項(xiàng)目投入了大量人員和設(shè)備,雖工作順利完成,但沒有實(shí)際效益,各種原因停工導(dǎo)致人力資源浪費(fèi)或者某些大型設(shè)備、儀器過多,閑置或?qū)嶋H利用率低等浪費(fèi)現(xiàn)象觸目驚心。
因此多項(xiàng)目有效的資源配置應(yīng)把握以下要點(diǎn)：
(1)資源配置需要和項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)相關(guān)。優(yōu)先等級(jí)高的項(xiàng)目必須優(yōu)先使用優(yōu)質(zhì)資源(如經(jīng)驗(yàn)豐富的人力資源、技術(shù)性能良好穩(wěn)定的生產(chǎn)設(shè)備等)，同時(shí)在資源配置上，要堅(jiān)決杜絕個(gè)人權(quán)勢(shì)搶奪資源，或“會(huì)哭的孩子有奶吃”的不良現(xiàn)象。
(2)分析多項(xiàng)目的關(guān)聯(lián)性，必要時(shí)集中使用資源。往往多個(gè)項(xiàng)目中任務(wù)較為相近或同一工作隊(duì)后續(xù)多個(gè)項(xiàng)目有影響，資源集中使用是為了避免“撒胡椒面”。“傷其十指不如斷其一指”、還可以縮短工期。另外，通過集中使用資源把問題集中暴露，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和共享，有時(shí)也提高后續(xù)項(xiàng)目的工作效率。
(3)多項(xiàng)目資源配置必須有統(tǒng)一性原則。一是資源管理的責(zé)任主體要統(tǒng)一歸口，不能同一個(gè)資源的調(diào)配有2個(gè)以上部門負(fù)責(zé)，二是資源管理的信息必須統(tǒng)一，即不論多少個(gè)項(xiàng)目，所有資源能力、資源狀態(tài)、資源計(jì)劃等信息必須歸口到一個(gè)平臺(tái)(或一張表中)，沒有資源信息和同時(shí)存在多個(gè)零散的資源信息對(duì)資源配置同樣有害。
(4)按照經(jīng)濟(jì)效益最優(yōu)原則配置資源。資源有限的情況下，必然有部分項(xiàng)目會(huì)“被犧牲”，項(xiàng)目管理部門要及時(shí)放緩，甚至?xí)和Ｒ恍﹥r(jià)值不大的項(xiàng)目，保證有價(jià)值項(xiàng)目的正常運(yùn)行。同時(shí)，經(jīng)濟(jì)效益最優(yōu)的原則下，項(xiàng)目管理部門和業(yè)務(wù)部門也必須考慮資源超額投入和縮短項(xiàng)目工期、提前獲得項(xiàng)目收益的關(guān)系。
(5)把握好資源占用數(shù)量和時(shí)間上的靈活性。確定的項(xiàng)目資源使用計(jì)劃并不代表項(xiàng)目資源的“鎖死”，項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目管理部門都有責(zé)任實(shí)時(shí)監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)展情況調(diào)整資源使用，即不能“資源不夠勉強(qiáng)干”，也不能“資源充足慢慢干”，更不能“資源停著等活干”!