當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理開始一個(gè)新的項(xiàng)目的時(shí)候，首先要做的事情之一就是弄清楚這個(gè)項(xiàng)目究竟需要一個(gè)什么樣的東西。要讓他們明白，現(xiàn)在花費(fèi)一點(diǎn)時(shí)間進(jìn)行詢問來更好的了解他們對(duì)于項(xiàng)目的期望，勝過項(xiàng)目不停的返工所帶來的損失。
除了一些明確的客戶需求和提供的研討文檔之外，可能還有其他一些事情作為項(xiàng)目范圍的一部分，而這些往往需要通過調(diào)查才能得出來。如何調(diào)查?需要項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目的贊助商或項(xiàng)目中的其他主要利益相關(guān)者坐下來，按照下面提出的7個(gè)問題作為清單，逐一進(jìn)行了解。
1、究竟是誰在定義范圍？
項(xiàng)目經(jīng)理需要第一個(gè)溝通的對(duì)象就是項(xiàng)目贊助商，盡管他們可能不是定義項(xiàng)目細(xì)節(jié)的正確人選，但從他們口中可以得知到能夠定義項(xiàng)目正確需求的人。
也可能是一些人，只要知道了這些人員名單，項(xiàng)目經(jīng)理就能按圖索驥，將這些人列為第二輪溝通的對(duì)象。
第二輪的溝通可以面對(duì)面單獨(dú)溝通，也可以組織一個(gè)項(xiàng)目研討會(huì)，將自己理解的要求和對(duì)方進(jìn)行討論，看雙方是不是在范圍的定義上保持一致。
或者采取統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)描述和名稱便于后續(xù)的審核和驗(yàn)收。又或者如果項(xiàng)目范圍過于擴(kuò)大化，可以建議形成另一個(gè)或若干個(gè)項(xiàng)目來進(jìn)行。
2、誰批準(zhǔn)范圍？
不要寄托希望于通過一次或幾次集體討論就能確定下來項(xiàng)目的范圍，在此期間總是會(huì)不斷地出現(xiàn)沖突，這種沖突維持的時(shí)間越長，對(duì)于項(xiàng)目的啟動(dòng)就會(huì)有所延誤。
這個(gè)時(shí)候需要有人能夠在沖突發(fā)生的時(shí)候進(jìn)行仲裁，或者當(dāng)同時(shí)存在幾個(gè)選項(xiàng)的時(shí)候進(jìn)行選擇。
這個(gè)批準(zhǔn)的權(quán)力可以是項(xiàng)目贊助商，如果項(xiàng)目贊助商無法判斷，那么可以建立一個(gè)委員會(huì)來進(jìn)行審核并批準(zhǔn)，這種批準(zhǔn)一方面需要預(yù)留出一定的時(shí)間。
另外，等到項(xiàng)目正式實(shí)施交付的時(shí)候，項(xiàng)目范圍往往也可能會(huì)出現(xiàn)變更，這時(shí)，委員會(huì)也需要進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。
3、你的目標(biāo)是什么?
如果說項(xiàng)目范圍是幫助項(xiàng)目經(jīng)理劃了一個(gè)圈來避免超出范圍之外的額外交付，那么了解項(xiàng)目贊助商或者主要客戶需要通過項(xiàng)目來實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)則更加重要。
這樣會(huì)更容易幫助對(duì)方通過項(xiàng)目來實(shí)現(xiàn)，目標(biāo)和范圍是不一樣的，目標(biāo)往往是通過項(xiàng)目最終實(shí)現(xiàn)的成果來體現(xiàn)。
如果目標(biāo)較大，則需要和對(duì)方溝通來分解確定形成若干個(gè)小目標(biāo)或若干個(gè)階段性目標(biāo)，這些小目標(biāo)可以是小的成果，成果可能是有形實(shí)體產(chǎn)品也可能是無形的服務(wù)產(chǎn)品。
不管是哪一種，都需要通過相關(guān)的文件來進(jìn)行項(xiàng)目總的約定，如果沒有最終的文件來確認(rèn)，那么項(xiàng)目經(jīng)理需要開始和項(xiàng)目的關(guān)鍵利益相關(guān)者進(jìn)行溝通并確定。
4、你如何知道是否達(dá)成目標(biāo)
這個(gè)問題牽涉到如何衡量目標(biāo)的達(dá)成，想要達(dá)成目標(biāo)必須要制定可實(shí)施的計(jì)劃以及詳細(xì)的步驟，這些計(jì)劃要具備可行性，不能脫離實(shí)際來編制。
建議通過專家討論或經(jīng)驗(yàn)共享來制定項(xiàng)目的目標(biāo)達(dá)成計(jì)劃，然后從中找出關(guān)鍵步驟，并理出各個(gè)關(guān)鍵步驟之間的搭接關(guān)系。
有了這些關(guān)鍵步驟，就可以整理出完成這些關(guān)鍵步驟的關(guān)鍵因素，通過對(duì)關(guān)鍵因素的分析，設(shè)定達(dá)成目標(biāo)的衡量標(biāo)準(zhǔn),通過衡量標(biāo)準(zhǔn)來對(duì)關(guān)鍵步驟進(jìn)行監(jiān)控，或者說通過這些標(biāo)準(zhǔn)制定出關(guān)鍵的KPI來對(duì)項(xiàng)目成員進(jìn)行考核，才能讓所有人明白目標(biāo)是否達(dá)成。
5、你有多大的靈活性?
項(xiàng)目經(jīng)理現(xiàn)在基本上都能知道什么是項(xiàng)目管理的鐵三角：時(shí)間、成本和質(zhì)量，當(dāng)前的項(xiàng)目需要依賴哪些資源，是不是有足夠的成本和時(shí)間