有效的項(xiàng)目信息管理和溝通可以大幅度降低搜尋信息的時(shí)間,提高了工作和決策的效率,從而加快項(xiàng)目實(shí)施的速度。在建設(shè)項(xiàng)目的管理過程中,伴隨著大量的信息產(chǎn)生、變化、消失。由于項(xiàng)目參與各方存在嚴(yán)重的信息不對(duì)稱和信息缺失現(xiàn)象,導(dǎo)致建設(shè)過程中的低效率。解決信息不完全造成的低效率,一是從硬件方面建立項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)或項(xiàng)目信息門戶PIP,這些系統(tǒng)是基于內(nèi)聯(lián)網(wǎng)(Intranet)、外聯(lián)網(wǎng)(Extranet)和國際互聯(lián)網(wǎng)(Internet)的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的開發(fā);另一方面就是從組織上加強(qiáng)對(duì)信息的管理。建立PMO(Project Management Office)是其組織措施之一。
一、大型建設(shè)項(xiàng)目中PMO的類型
項(xiàng)目管理辦公室在不同的管理層次上有不同的組織層次, 不同的文獻(xiàn)有不同的論述。一般有以下類型[1～3]。戰(zhàn)術(shù)級(jí)TPMO(Tactical PMO) ,它主要適用于小的、低成本的、影響小的、客戶少的項(xiàng)目,它的主要功能是計(jì)劃、規(guī)劃、進(jìn)度和成本管理以及問題追蹤;跨功能級(jí)CPMO(Cross2functional PMO),它適用于中等大小的項(xiàng)目,它的主要功能是風(fēng)險(xiǎn)、問題、范圍、屬地、人力資源和利益相關(guān)者的管理,它的主要目標(biāo)是緩和項(xiàng)目中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)變化;戰(zhàn)略級(jí)SPMO(Strategic PMO),它與跨功能級(jí)CPMO相比,也是適用于中等大小的項(xiàng)目,但是它的管理范圍更大,它包括商業(yè)藍(lán)圖、檢測(cè)績效、確定計(jì)劃收益、提供綜合項(xiàng)目管理技術(shù); 企業(yè)級(jí)EPMO(Enterprise PMO),它的主要功能是提供組合管理、企業(yè)人力資源管理,它的目標(biāo)是企業(yè)的投資回報(bào)。
在大型建設(shè)項(xiàng)目中,PMO的類型取決于項(xiàng)目的層次結(jié)構(gòu)與各層次的主要職責(zé)以及項(xiàng)目的規(guī)模。在大型建設(shè)項(xiàng)目的OBS(Organization Breakdown Structure)中,在這個(gè)OBS中,涉及到的角色主要有作為策略層的發(fā)起人團(tuán)體(股東)和高層負(fù)責(zé)人;作為大型項(xiàng)目管理層的大型項(xiàng)目經(jīng)理、變更管理經(jīng)理;作為項(xiàng)目管理者的項(xiàng)目經(jīng)理。相對(duì)于這3個(gè)層次, 形成的PMO層次模型。
PMO 在組織中的具體角色需要根據(jù)組織的具體特點(diǎn)和組織的結(jié)構(gòu)形式的不同而有所差異,通常會(huì)充當(dāng)以下三種角色:作為項(xiàng)目管理的支持者,作為項(xiàng)目的控制者,作為項(xiàng)目戰(zhàn)略的管理者。因此,它與項(xiàng)目管理組織形成以下兩種關(guān)系: ①參謀機(jī)構(gòu)。在這種情況下,它主要提供決策支持,對(duì)高層負(fù)責(zé)人、大型項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目經(jīng)理提供信息處理和集成以及項(xiàng)目管理指導(dǎo)的支持; ②決策管理部門。在這種情況下,工作重點(diǎn)是制定標(biāo)準(zhǔn)和制度、人員培訓(xùn)以及其他行政管理工作。
二、大型建設(shè)項(xiàng)目管理辦公室的構(gòu)建
在項(xiàng)目辦公室組建之前,首先要定義以下問題:項(xiàng)目管理辦公室建立的層次和規(guī)模;項(xiàng)目管理辦公室的預(yù)期輸出,如提供信息管理,或提供標(biāo)桿管理等;組建過程中出現(xiàn)的障礙等。然后確定PMO 的設(shè)計(jì)參數(shù)。一般大型項(xiàng)目管理辦公室的構(gòu)建有以下幾個(gè)步驟構(gòu)成: ①建立PMO 的準(zhǔn)備主要是了解組織的現(xiàn)狀,明確建立PMO 的目標(biāo)及整體的規(guī)劃; ②開發(fā)PMO 的戰(zhàn)略和操作計(jì)劃主要定義PMO 的組織結(jié)構(gòu)和招募員工的要求,定義項(xiàng)目管理的方法論框架,定義PMO 的運(yùn)作流程和建立檢查的流程和績效評(píng)估標(biāo)準(zhǔn); ③建立PMO主要包括員工的招募,工程項(xiàng)目管理流程、組織設(shè)計(jì)、工程項(xiàng)目管理的方法論、工程項(xiàng)目管理制度的選擇或開發(fā)和PMO流程和程序的執(zhí)行。大型建設(shè)項(xiàng)目管理辦公室的組織結(jié)構(gòu)主要由PMO經(jīng)理、PMM(Project Management Methodology)小組、PMO協(xié)調(diào)員、技術(shù)支持TS(TechnologySupport)小組構(gòu)成