有效溝通是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)發(fā)揮戰(zhàn)斗力的前提之一，作為團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的項(xiàng)目經(jīng)理更應(yīng)當(dāng)作為表率與團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行密切溝通。為了保證溝通的效率，有必要制定周密的溝通計(jì)劃。這樣接手的項(xiàng)目才有成功的可能。在設(shè)計(jì)好項(xiàng)目計(jì)劃之后，為了保障計(jì)劃的實(shí)施，項(xiàng)目經(jīng)理通常都會(huì)與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成員進(jìn)行溝通。一般而言，制定溝通計(jì)劃應(yīng)考慮以下因素：
1、溝通對(duì)象
針對(duì)人員配置調(diào)整計(jì)劃進(jìn)行溝通時(shí)，應(yīng)該考慮到受到不同影響的員工對(duì)該計(jì)劃會(huì)產(chǎn)生不同的想法和反應(yīng)，因此應(yīng)該分別采用不同的溝通方式，溝通頻率和員工進(jìn)行溝通。
2、溝通方式
溝通方式并不限于正式的會(huì)議方式，也可以采用內(nèi)部刊物，廣播，小型座談會(huì)，培訓(xùn)等多種形式溝通方式，選擇不同溝通方式時(shí)主要應(yīng)該考慮到員工的接受習(xí)慣，以及該方式本身的效果。
3、溝通內(nèi)容
溝通信息是溝通計(jì)劃中的核心部分，在不同的階段循序漸進(jìn)地將人員配置計(jì)劃的必要性、配置計(jì)劃的具體作法、人員配置計(jì)劃所產(chǎn)生的影響及公司所采取的相應(yīng)措施等以合適的方式向員工傳達(dá)。
4、信息擬定者
溝通信息的擬定者應(yīng)該是最了解人員配置計(jì)劃的詳細(xì)內(nèi)容，并可以準(zhǔn)確地傳達(dá)給各級(jí)員工的部門或個(gè)人。
5、信息發(fā)布者
溝通信息的發(fā)布者應(yīng)該是能夠準(zhǔn)確理解溝通信息，并可代表公司管理層向員工進(jìn)行信息發(fā)布的部門或個(gè)人，信息發(fā)布者本身應(yīng)該具有較強(qiáng)的威信及說(shuō)服力。
6、反饋渠道
為了保證員工真正理解并認(rèn)同人員配置計(jì)劃，應(yīng)該提供一定的員工意見(jiàn)反饋渠道，使員工感受到公司在重大問(wèn)題等決策和實(shí)施上尊重員工的看法和意見(jiàn)，從而在心理上更容易接受。同時(shí)，這種反饋機(jī)制也有利于該人員配置計(jì)劃的改進(jìn)和提高。
7、溝通頻率
由于人員配置計(jì)劃得實(shí)施本身需要相當(dāng)長(zhǎng)期的磨合，員工需要經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)時(shí)間才能對(duì)之真正認(rèn)同，因此可以選擇定期召開(kāi)會(huì)議、發(fā)布簡(jiǎn)報(bào)和不定期座談、活動(dòng)的形式相接合的溝通頻率。