項(xiàng)目經(jīng)理在管理項(xiàng)目進(jìn)度時(shí)，通常都會(huì)編制項(xiàng)目時(shí)間表。時(shí)間表為項(xiàng)目的展開(kāi)提供動(dòng)力，在進(jìn)行過(guò)程中設(shè)定里程碑，使你可以將自己的進(jìn)度和預(yù)先設(shè)定的完成時(shí)間相比較。項(xiàng)目時(shí)間表是項(xiàng)目完成所需步驟的一個(gè)基本的、動(dòng)態(tài)的計(jì)劃表。簡(jiǎn)而言之，項(xiàng)目成敗就取決于時(shí)間表。
要使時(shí)間表真正有用，它必須有明確的時(shí)間和日期。“建議”、“盡快”、“在您盡早方便的時(shí)候”、“當(dāng)我能抽出時(shí)間的時(shí)候”這些話根本沒(méi)用，只不過(guò)為進(jìn)度延后自動(dòng)提供了借口：我不方便，我沒(méi)空。
時(shí)間表不應(yīng)只是鞭策人們行動(dòng)，更應(yīng)該鼓勵(lì)人們行動(dòng)。時(shí)間表不應(yīng)該只是逼著你或者其他人去完成一個(gè)不可能實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。有效的時(shí)間表要滿足3個(gè)標(biāo)準(zhǔn)：
1、時(shí)間安排合理
有多少工作量?有多少時(shí)間?同時(shí)還需要處理什么事情?這樣安排是否合理及現(xiàn)實(shí)?在你預(yù)計(jì)的時(shí)間上再加多25%-50%，可以讓時(shí)間表更現(xiàn)實(shí)。大多數(shù)人在大多數(shù)項(xiàng)目上都會(huì)低估所需時(shí)間。
2、工作任務(wù)公平
你的時(shí)間進(jìn)度安排公平嗎?你是不是為了生產(chǎn)力在“懲罰”別人?你手下的人有沒(méi)有被工作和苛刻的時(shí)間進(jìn)度壓得喘不過(guò)氣來(lái)?通常，對(duì)于那些完成任務(wù)的人的“嘉獎(jiǎng)”就是給他們更多的工作。
3、得到本人認(rèn)可
只有你自己承諾的時(shí)間表才會(huì)真正有用。當(dāng)然，很多時(shí)候你設(shè)定自己的時(shí)間表，這個(gè)時(shí)間表一般是現(xiàn)實(shí)和公平的。
為了做到以上幾點(diǎn)，你要考慮幾個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題：
1.在完成時(shí)間表的過(guò)程中有沒(méi)有障礙?
2.過(guò)程中我們可以設(shè)定的合理的幾個(gè)階段性目標(biāo)是什么?
3.如果你做這項(xiàng)工作，對(duì)于我而言是否公平?
4.我是否能夠相信你能按時(shí)完成任務(wù)呢?
一個(gè)原則問(wèn)題要切記：一個(gè)項(xiàng)目不是一下就過(guò)了6個(gè)月，時(shí)間是一天一天，一個(gè)星期一個(gè)星期溜走的。
最現(xiàn)實(shí)、公平并且自我認(rèn)可的時(shí)間表在項(xiàng)目進(jìn)行中還是可能遇到麻煩。由于另一些事情的優(yōu)先程度提高了，一個(gè)本來(lái)進(jìn)行得很順利的項(xiàng)目現(xiàn)在卻可能被放到了不重要的位置，一個(gè)非?，F(xiàn)實(shí)的時(shí)間表一下變成了一個(gè)讓人泄氣的巨大的麻煩。你覺(jué)得事情出軌了，你甚至不知道如何實(shí)現(xiàn)目標(biāo)
你可以有幾個(gè)辦法讓出軌的項(xiàng)目再回到軌道上來(lái)，看看哪個(gè)辦法更適合你吧。
1、重新制訂時(shí)間表。也許你需要的只是延長(zhǎng)或改變時(shí)間表，讓你喘口氣恢復(fù)力氣，特別是由于環(huán)境因素要求這樣做。時(shí)間表改了以后，你就回到軌道上，又繼續(xù)前進(jìn)了。
2、重新檢查流程表。如果你的進(jìn)度嚴(yán)重滯后，看看你的流程表。你是否能在流程中增加一到兩個(gè)緩沖區(qū)，如果你已經(jīng)用光了所有的緩沖區(qū)，看看能不能縮短哪個(gè)步驟的時(shí)間或加快進(jìn)行?如果有一步是郵寄報(bào)告草案，那么可以使用隔夜快遞服務(wù)或發(fā)電子郵件，這能省不少時(shí)間。
3、刪除不必要的內(nèi)容。你的計(jì)劃里有沒(méi)有這樣的步驟：雖然可以錦上添花，但并不是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵步驟。可能最后的結(jié)果沒(méi)那么精細(xì)，但去掉一些裝飾物可以幫助你的項(xiàng)目走上正軌。
4、擴(kuò)展資源?，F(xiàn)在你有哪些資源?有沒(méi)有可能得到更多?如果有更多的人、更多的資金以及更多的設(shè)備和想法，是不是能有所改進(jìn)?對(duì)于任何項(xiàng)目而言，已經(jīng)花了這么多時(shí)間、這么多錢，再多花一點(diǎn)也是值得的。
日本人有個(gè)習(xí)慣，就是把時(shí)間表和計(jì)劃書神圣化，一旦定下來(lái)就不會(huì)輕易去更改。雖然有時(shí)候過(guò)于死板僵化，但是在項(xiàng)目執(zhí)行中卻有著很大的效果。我們可以借鑒日本人的方式，將項(xiàng)目進(jìn)度管理做到最好，當(dāng)然把時(shí)間表圣旨化的傾向是不可取的。