項(xiàng)目管理辦公室(PMO)正在引起全球范圍內(nèi)的關(guān)注，越來(lái)越多的組織開(kāi)始考慮或者已經(jīng)設(shè)立了PMO。在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，企業(yè)經(jīng)常是處在一個(gè)復(fù)雜多變的客觀環(huán)境中求生存和發(fā)展。提升企業(yè)自身的管理能力應(yīng)當(dāng)采用多項(xiàng)目管理，成立項(xiàng)目管理部的成立，從項(xiàng)目績(jī)效跟蹤，到項(xiàng)目規(guī)范的建立，再到項(xiàng)目的選擇、啟動(dòng)、實(shí)施、收尾等全生命周期管理，發(fā)揮越來(lái)越重要的職能，從而可以有效增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。
項(xiàng)目管理部的成立，從項(xiàng)目績(jī)效跟蹤，到項(xiàng)目規(guī)范的建立，再到項(xiàng)目的選擇、啟動(dòng)、實(shí)施、收尾等全生命周期管理，發(fā)揮越來(lái)越重要的職能。PMO在企業(yè)中擔(dān)當(dāng)著建立規(guī)范項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)、總結(jié)最佳實(shí)踐、解決資源沖突、培養(yǎng)項(xiàng)目經(jīng)理團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目評(píng)審以及建設(shè)組織級(jí)項(xiàng)目管理體系等責(zé)任，PMO追求的是組織所有項(xiàng)目的成功和組織整體戰(zhàn)略成功。
成立PMO的目的是追求組織中所有項(xiàng)目的成功。項(xiàng)目成功意味著組織能夠選擇正確的項(xiàng)目，并且能夠正確地執(zhí)行項(xiàng)目，進(jìn)而可以通過(guò)項(xiàng)目的成功實(shí)施來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。美國(guó)《信息周刊》指出：“項(xiàng)目失敗主要原因不是在細(xì)節(jié)地方出錯(cuò)，而是缺少過(guò)程、方法和管理項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)“。通過(guò)成立項(xiàng)目管理辦公室進(jìn)行多項(xiàng)目管理，可以促進(jìn)企業(yè)積累項(xiàng)目成功的最佳實(shí)踐，評(píng)審項(xiàng)目計(jì)劃，建立項(xiàng)目度量體系和績(jī)效報(bào)告，及時(shí)挽救或中止危險(xiǎn)的項(xiàng)目，培養(yǎng)項(xiàng)目經(jīng)理管理技能等方面，為項(xiàng)目成功提供保障。
多項(xiàng)目管理就是要建立一套可靠的管理系統(tǒng)，按照優(yōu)先管理方式，有效協(xié)調(diào)分配現(xiàn)有的資源，確保各個(gè)項(xiàng)目按計(jì)劃完成。
進(jìn)行公司級(jí)的項(xiàng)目管理，首先要建立一套項(xiàng)目管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。根據(jù)企業(yè)項(xiàng)目的特點(diǎn)，我公司建立了一套分為銷售環(huán)節(jié)、研發(fā)環(huán)節(jié)、項(xiàng)目實(shí)施服務(wù)環(huán)節(jié)的項(xiàng)目里程碑管理規(guī)范。如項(xiàng)目實(shí)施服務(wù)環(huán)節(jié)，建立了6個(gè)階段18個(gè)里程碑。 18個(gè)里程碑分別為：組織建立、項(xiàng)目啟動(dòng)、現(xiàn)場(chǎng)勘察與工程設(shè)計(jì)、業(yè)務(wù)調(diào)研與藍(lán)圖設(shè)計(jì)、計(jì)劃分解、設(shè)備到貨、土建施工、二次開(kāi)發(fā)、外場(chǎng)安裝、中心安裝、聯(lián)網(wǎng)調(diào)試、系統(tǒng)培訓(xùn)、系統(tǒng)上線、試運(yùn)行結(jié)束、項(xiàng)目驗(yàn)收、決算審計(jì)、服務(wù)交接、質(zhì)保服務(wù)。 在每個(gè)里程碑中，對(duì)階段的工作目標(biāo)、工作內(nèi)容，以及用到的模板、工作指南都有詳細(xì)的定義。每個(gè)項(xiàng)目里程碑中規(guī)定的活動(dòng)，都參照了歷史項(xiàng)目成功與失敗的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)，為項(xiàng)目經(jīng)理提供成功保障。
在項(xiàng)目的幾個(gè)主要階段，PMO主要有以下職責(zé)：
PMO對(duì)項(xiàng)目過(guò)程監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目績(jī)效的透明化，而且在項(xiàng)目不同的階段，PMO都要承擔(dān)相應(yīng)的職責(zé)。 在項(xiàng)目選擇階段，對(duì)內(nèi)部項(xiàng)目要評(píng)審項(xiàng)目建議書(shū)及評(píng)審項(xiàng)目可行性研究報(bào)告;對(duì)于客戶項(xiàng)目要評(píng)審銷售機(jī)會(huì)、評(píng)審項(xiàng)目投標(biāo)文件、合同的風(fēng)險(xiǎn)條款，對(duì)項(xiàng)目的選擇進(jìn)行評(píng)審，從源頭上杜絕不良項(xiàng)目的引入。 在項(xiàng)目啟動(dòng)階段，要確定項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)，對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃完整性及合理性審查，特別是審查多項(xiàng)目共用的關(guān)鍵資源在項(xiàng)目中分配，項(xiàng)目范圍、WBS計(jì)劃的合理性、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)計(jì)劃等。
在項(xiàng)目實(shí)施階段，審查單個(gè)項(xiàng)目績(jī)效報(bào)告，編制多項(xiàng)目的組合報(bào)告，對(duì)危險(xiǎn)項(xiàng)目組織整改，通過(guò)對(duì)項(xiàng)目里程碑監(jiān)控，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度、執(zhí)行的規(guī)范性、成本費(fèi)用支出與計(jì)劃進(jìn)行比較，找出其偏離度，責(zé)成項(xiàng)目組提出糾偏措施并執(zhí)行。同時(shí)要對(duì)發(fā)生的進(jìn)度、范圍、成本變更進(jìn)行批準(zhǔn)。 在項(xiàng)目的收尾階段，組織項(xiàng)目總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、審查項(xiàng)目完工績(jī)效，對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的績(jī)效評(píng)價(jià)，對(duì)項(xiàng)目收益評(píng)價(jià)，對(duì)項(xiàng)目資料文檔存檔入庫(kù)。
多項(xiàng)目管理的主要問(wèn)題是項(xiàng)目之間的資源平衡，資源相對(duì)不足是所有項(xiàng)目都要面對(duì)的問(wèn)題，特別是優(yōu)秀項(xiàng)目經(jīng)理更是關(guān)鍵資源。將優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理提升為項(xiàng)目顧問(wèn)，不再只做一個(gè)項(xiàng)目，而是巡回對(duì)多個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行指導(dǎo)。
在參與實(shí)施兩個(gè)以上項(xiàng)目并通過(guò)內(nèi)部認(rèn)證后，可以獨(dú)立擔(dān)當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理，由項(xiàng)目顧問(wèn)分階段到項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行項(xiàng)目輔導(dǎo)，通過(guò)一對(duì)一的傳幫帶加快項(xiàng)目經(jīng)理的成長(zhǎng)過(guò)程。新項(xiàng)目經(jīng)理到入職后，首先要學(xué)習(xí)項(xiàng)目實(shí)施方法論及實(shí)施管理規(guī)范，了解行業(yè)相關(guān)知識(shí)，通過(guò)項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)了解歷史項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程及經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。