項目管理中估算是必不可少的，盡管出于各種原因(例如上面例子中的情況，無法在短時間內(nèi)給不了解項目情況的管理層解釋)，項目經(jīng)理都盡量避免討論和解釋估算的依據(jù)，但是它卻始終是一個難以繞開的重要話題。無論是劃定具體項目活動的執(zhí)行周期，還是編制項目的成本計劃，抑或是安排各個專業(yè)的人工時等等，項目經(jīng)理都或多或少地會使用估算的方法。
你代表項目組正在給CEO作項目匯報，會議室里，認(rèn)識的，不認(rèn)識的，坐滿了人。每個人都在忙活著，有的人盯著自己的電腦屏幕，有的人在筆記本上若有其事地記著什么，還有些人看著投影幕布卻顯然在走神，當(dāng)然也也有的人貓在一個角落，眼睛似閉非閉地養(yǎng)著神。
你站在投影幕布前，手里拿著無線翻頁筆，提足了精神試圖讓聽眾對項目進(jìn)度更感興趣，也要獲得他們對項目已取得的成果的認(rèn)同和支持，只是似乎作用不明顯。
突然CEO打斷了你的匯報，指著幕布上一個數(shù)問道：這個數(shù)據(jù)是怎么得來的?所有人都抬起了頭，目光先是游移到幕布上的那個數(shù)值，而后齊刷刷地聚向了你，期待一場大戲的上演。你稍做鎮(zhèn)定，給了CEO一番詳細(xì)的解釋，包括基本的數(shù)據(jù)來源，最終數(shù)據(jù)的計算方法，和其中采用的假設(shè)。聽完之后他沉默了一會兒，而后似有所悟地點說：所以，這個數(shù)據(jù)是估算(猜)的吧?
你心里明白，CEO并沒有完全理解，但一時半會兒又很難解釋清楚，無奈之下只得說是的。其實，CEO是將估算和猜測劃了等號?！?/span>
問題是項目經(jīng)理應(yīng)該用什么樣的估算方法，又需要注意一些什么。
在項目的背景下，我們通常將估算分為Estimate和Guesstimate兩種。
其中，Estimate一般指有依據(jù)的估算。依據(jù)可以是過往同類項目的實際運(yùn)行數(shù)據(jù)，可以是行業(yè)的經(jīng)驗值和經(jīng)驗公式，可以是利用Delphi估算法獲得的專家意見，也可以是來自于供應(yīng)商的交付承諾。項目經(jīng)理在搜集到的這些信息和數(shù)據(jù)之后，既可以進(jìn)行整體估算，也可以首先對各個細(xì)部進(jìn)行估算再進(jìn)行整合。
比如，要估算暖通專業(yè)設(shè)計工作的人工時：
- 項目經(jīng)理既可以通過類比以往的同類項目的人工時推算整體的人工時;
- 也可以詳細(xì)列出所有需要準(zhǔn)備的設(shè)計文件，根據(jù)專家意見得到每個設(shè)計文件的人工時，并整合得出總體的人工時;
相比之下，Guesstimate的基礎(chǔ)則多是猜測或是直覺。且一般情況下，估算所需要的數(shù)據(jù)和信息是缺乏的，或者是不完整的。我們通常所說的“拍腦袋”在一定程度上是比較接近Guesstimate的，但是也有區(qū)別。他們之間的不同是，Guesstimate需要建立在個人的豐富經(jīng)驗之上，雖然所得結(jié)論的誤差相比系統(tǒng)性的Estimate所得到的結(jié)果會差一些，但結(jié)論也不是憑空而來?！芭哪X袋”對于個人則沒有具體要求。
對于不是很了解項目情況的人而言，要去理解項目的中通過Guesstimate得到的數(shù)據(jù)，并和“拍腦袋”得到的數(shù)據(jù)作區(qū)分是困難的。這也是項目經(jīng)理大多不愿意向別人解釋估算的依據(jù)，尤其是粗略估算，的一個主要原因。
那么對于項目管理而言，Estimate和Guesstimate孰優(yōu)孰劣呢?我認(rèn)為答案并不是簡單直接的，而是需要從三個方面考量，分別是：精度，時限和應(yīng)用場景。
精度 - 估算所得的結(jié)果是具有誤差的，誤差小則精度高，反之亦然。如若項目要求某項估算的結(jié)果具有很高的精度，則Estimate更符合要求。而如果精度要求不高，則Guesstimate的估算方法也適用。
應(yīng)用場景 - 假設(shè)客戶
需要將管道的材料由碳鋼更改為不銹鋼，并同意新簽一份一萬元的合同作為更改工作的補(bǔ)償。但是因為工期緊急，客戶要求更改工作必須要盡快開展。這種場景下，項目經(jīng)理需要準(zhǔn)確估算得出變更的預(yù)期盈利，簽訂合同也可以和變更同步開展，所以時間不算緊急。但是工作開展之前，項目經(jīng)理需要很快地判斷其可行性。所以，盡管精度要求高，且時限長，項目經(jīng)理仍然應(yīng)該使用Guesstimate的估算方法。這便是應(yīng)用場景的作用。
時限 - 估算結(jié)果不僅有精度要求，也有時間要求。舉例而言，為一個工期是三年的項目做項目計劃時，估算會有充足的時間來完成;而如果是一個明天就要提交的競標(biāo)項目，留給估算的時間則很短。一般來說，在相同情況下Guesstimate所需要的時間是遠(yuǎn)遠(yuǎn)短于Estimate的所需時間。