項(xiàng)目經(jīng)理要負(fù)責(zé)根據(jù)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)和公司、個(gè)人習(xí)慣進(jìn)行總體策劃，并在項(xiàng)目例會(huì)中征求項(xiàng)目成員意見(jiàn)進(jìn)行修正，最后可以在《項(xiàng)目策劃書(shū)》或會(huì)議紀(jì)要等文件中進(jìn)行明確。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的溝通機(jī)制建立，可以適當(dāng)參考企業(yè)已經(jīng)建立的項(xiàng)目溝通及信息管理文件，但主要以成員間的約定為主。
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的溝通機(jī)制至少需要明確以下內(nèi)容：
項(xiàng)目中常見(jiàn)名詞標(biāo)準(zhǔn)術(shù)語(yǔ)、定義、解釋等;
成員的聯(lián)絡(luò)方式(包括電話(huà)、郵箱、QQ、微信等);
項(xiàng)目文件命名及編碼規(guī)則(可以參考企業(yè)已有規(guī)則);
不同溝通內(nèi)容的溝通方式;
項(xiàng)目會(huì)議的時(shí)間、內(nèi)容、形式等(主要是例會(huì)和協(xié)調(diào)會(huì));
信息匯報(bào)內(nèi)容、時(shí)間、方式;
溝通的考核方式;
溝通的嚴(yán)禁事項(xiàng)。
其中，需特別注意以下幾個(gè)方面：
一是根據(jù)不同溝通內(nèi)容確定溝通形式。一般地，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部關(guān)于工作協(xié)同和一般問(wèn)題處理的溝通采用非正式方式，鼓勵(lì)成員間或項(xiàng)目經(jīng)理與成員直接私下溝通，非必要情況不在項(xiàng)目例會(huì)中提出。但是涉及到項(xiàng)目外部傳遞信息，則必須有所區(qū)別，客戶(hù)郵件或發(fā)送的正式文件，可能涉及合同、技術(shù)條件變化等，需及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)或抄送項(xiàng)目經(jīng)理和相關(guān)成員;成員從非正式渠道獲取的客戶(hù)信息，如項(xiàng)目供貨范圍變化、新增要求、項(xiàng)目工期變化等特殊信息，需填報(bào)《項(xiàng)目溝通記錄表》等正式文件，報(bào)送項(xiàng)目經(jīng)理甚至PMO;其他一般客戶(hù)口頭信息，可通過(guò)項(xiàng)目組微信群等方式傳遞。
此外，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部溝通方式的確定也和項(xiàng)目組成員的工作習(xí)慣和企業(yè)項(xiàng)目文化氛圍有關(guān)，比如對(duì)于工作責(zé)任心較強(qiáng)的成員口頭通知、電話(huà)、微信等方式即可，而對(duì)于責(zé)任心較弱的成員則必須采用會(huì)議記錄或工作計(jì)劃等書(shū)面形式。
二是確定項(xiàng)目會(huì)議的時(shí)間、內(nèi)容、形式。其中，項(xiàng)目例會(huì)和項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)的要求是必須在內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)機(jī)制中明確的，包括召開(kāi)的時(shí)間，內(nèi)容，特別是需要提前準(zhǔn)備的材料和數(shù)據(jù)，項(xiàng)目問(wèn)題決議和后續(xù)跟蹤。
三是確定信息匯報(bào)內(nèi)容、時(shí)間、方式。主要是項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)根據(jù)進(jìn)度、風(fēng)險(xiǎn)、成本等管控需要，明確項(xiàng)目成員必須匯報(bào)的事項(xiàng)以及匯報(bào)的時(shí)間和方式。比如在進(jìn)度方面，可以要求項(xiàng)目成員有4個(gè)進(jìn)度匯報(bào)時(shí)間點(diǎn)：每周/月的進(jìn)度匯報(bào)時(shí)間、原進(jìn)度計(jì)劃節(jié)點(diǎn)已到、計(jì)劃發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)事件后、項(xiàng)目發(fā)生變更后。
四是確定溝通的考核方式。對(duì)于溝通機(jī)制可能存在的抵制不執(zhí)行的情況，需要配套相應(yīng)的考核方式。對(duì)于有明確時(shí)效要求的溝通，比如客戶(hù)的信息傳遞不及時(shí)，或發(fā)生的項(xiàng)目問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)不上報(bào)等情況都應(yīng)進(jìn)行考核。
五是明確溝通的嚴(yán)禁事項(xiàng)。設(shè)置內(nèi)部溝通的嚴(yán)禁事項(xiàng)，主要為了保證溝通效率、維護(hù)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和諧氛圍，避免激化項(xiàng)目成員間的矛盾沖突，以及控制項(xiàng)目信息風(fēng)險(xiǎn)。比如可以禁止項(xiàng)目成員間的相互指責(zé)、謾罵;禁止重要消息通過(guò)微信、QQ等傳遞后且不提醒;禁止未經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理和相關(guān)同意，向客戶(hù)發(fā)送文件或同意相關(guān)條件等。
詳細(xì)梳理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)存在的溝通問(wèn)題，針對(duì)性的建立規(guī)范機(jī)制不僅僅可以在短期提升團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的溝通效率，也能長(zhǎng)期持續(xù)營(yíng)造企業(yè)的項(xiàng)目管理文化環(huán)境。當(dāng)然，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的溝通機(jī)制能否良好運(yùn)轉(zhuǎn)最終還是與項(xiàng)目經(jīng)理的個(gè)人領(lǐng)導(dǎo)力和企業(yè)的項(xiàng)目管理文化氛圍緊密相關(guān)。