當(dāng)涉及到項(xiàng)目治理，我們經(jīng)理會(huì)陷于困境中。大多數(shù)組織的工作人員雇傭以交付解決方案，但大量的時(shí)間用于架空活動(dòng)像治理是少之又少。下面的一些聲音有多少是你熟悉的?
“我們沒(méi)有時(shí)間進(jìn)行架構(gòu)審查。如果我必須把所有這些信息聚集到一直給你審查的話，我的日程安排就會(huì)走偏!”個(gè)人而言，我還沒(méi)有看到過(guò)任何一個(gè)報(bào)告聲明了因項(xiàng)目治理工作而產(chǎn)生的平均延遲，但是不要懷疑這種感知是存在的。如果你的工作人員在一周中能抽出一個(gè)小時(shí)的時(shí)間用戶監(jiān)管活動(dòng)的話，那么他們實(shí)際上有多少的項(xiàng)目可以監(jiān)督呢?一個(gè)常見(jiàn)的方法是每周分配一定的時(shí)間來(lái)執(zhí)行架構(gòu)審查。
我們面對(duì)它，所有超出項(xiàng)目經(jīng)理直接控制的事情都將會(huì)感覺(jué)到，就如有些事情將會(huì)把日程安排置于風(fēng)險(xiǎn)一樣。與其討論那種感知是否公平，不如問(wèn)問(wèn)這個(gè)問(wèn)題“我怎樣使得我的治理流程更有效率和效果?”
第一，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在審查之前爭(zhēng)相獲取可用的資料，如果在審查的前一天他們獲得了，他們就很幸運(yùn)。
第二，即使資料是可用的，審查者很有可能正忙于其它的活動(dòng)，所以他們不用費(fèi)心提前去看那些資料。當(dāng)會(huì)議來(lái)臨是，分配給審查的30至60分鐘時(shí)間也都花在了讓每個(gè)人出現(xiàn)并提升項(xiàng)目努力完成的時(shí)間，然后時(shí)間用完了，項(xiàng)目被迫等到另一周去完成審查。哦，順便說(shuō)一下，項(xiàng)目正處于深度開(kāi)發(fā)階段，而且只是安排的審查來(lái)確保在他們的項(xiàng)目報(bào)告卡上沒(méi)有不良記錄。
不管你的治理流程是在極端還是不是，無(wú)論你在哪仍然有余地去提升。所以我們?cè)鯓邮沟眠@一流程更有效果?這里有一些有用的提示。
提示1:把你的標(biāo)準(zhǔn)和方針存檔。
這可能看起來(lái)很明顯，但是有許多組織反對(duì)非法存檔標(biāo)準(zhǔn)和指導(dǎo)方針。如果你沒(méi)有存檔標(biāo)準(zhǔn)和方針，項(xiàng)目如何知道合規(guī)是什么?如果事情沒(méi)有存檔，那么許多地方將受到影響。你的員會(huì)因?yàn)樗麄兊闹罆?huì)介入更多的項(xiàng)目活動(dòng)，從而減少他們?cè)谄渌顒?dòng)的工作能力，包括治理其他項(xiàng)目。你治理工作的一致性幾乎整個(gè)都依賴于人的干涉，因?yàn)槊恳粋€(gè)審查者都是根據(jù)他們自己的經(jīng)驗(yàn)和利益進(jìn)行治理的。項(xiàng)目可能受到嚴(yán)重影響，因?yàn)橹卫韴F(tuán)隊(duì)可能做了重要的改變，因?yàn)轫?xiàng)目團(tuán)隊(duì)之間的期望都沒(méi)有進(jìn)行很好的溝通。
提示2:要有前瞻性。
已經(jīng)做的存檔標(biāo)準(zhǔn)和方針很好，但如果沒(méi)人閱讀他們，它們與不會(huì)有什么幫助。你的員工對(duì)那些標(biāo)準(zhǔn)和方針要有意識(shí)，而且需要定期提醒他們這些標(biāo)準(zhǔn)和方針。對(duì)于你的IT人員你的標(biāo)準(zhǔn)和方針是管理流程的一部分嗎?
當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目形成時(shí)，你要提供什么樣的指導(dǎo)?基于項(xiàng)目規(guī)章他們是否指向了適當(dāng)?shù)闹笇?dǎo)，或者是他們離開(kāi)去自謀生路嗎?
提示3:集中你的工作。
如果你的員工有限，你可能沒(méi)有資源去細(xì)致地做審查的每一項(xiàng)工作。你可以在幾個(gè)方式上優(yōu)化你的工作。第一，你可以設(shè)置預(yù)先標(biāo)準(zhǔn)來(lái)減少進(jìn)行詳細(xì)審查項(xiàng)目的人員;例如，你可以只通過(guò)特定的小時(shí)數(shù)來(lái)審查項(xiàng)目，或特定的美元數(shù)量。第二，你可以通過(guò)檢查清單對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行自我評(píng)估，把審查都集中在真正重要的事情上。一份檢查清單也可以允許你最小化所需的審查者數(shù)量，因?yàn)樗鼘彶檎咛峁┝嗣鞔_的指導(dǎo)，怎樣執(zhí)行審查并提高審查的一致性，忽略誰(shuí)在審查它們。
提示4:要責(zé)任感。
如果你要求項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在實(shí)際的審查的前幾天提供可交付的成果，那么你的審查者最好提前審查這些可交付的成果及評(píng)論和問(wèn)題。
提示5:治理已經(jīng)創(chuàng)建的可交付成果。
不要使團(tuán)隊(duì)只創(chuàng)建特殊的可交付成果給治理工作。這是額外工作，項(xiàng)目必須在努力交付解決方案外在做。如果因?yàn)轫?xiàng)目治理的目的，有些東西你需要看到，那么為什么它不能從實(shí)際解決方案所需的文檔開(kāi)始?
提示6:治理你的治理。
永遠(yuǎn)不要忘記治理的目的不是100%的合規(guī);治理的目的是確保已做的決策交會(huì)給業(yè)務(wù)需求交付解決方案。如果你100%的服從，但你沒(méi)有按時(shí)交付東西或你沒(méi)有滿足其它業(yè)務(wù)目標(biāo)，那么關(guān)于你的治理就需要改變了。