會(huì)議綜合癥意為過度依賴會(huì)議來計(jì)劃工作，甚至影響了真正的工作。參與過項(xiàng)目的人可能都會(huì)有被會(huì)議搞得疲憊、挫敗和精力枯竭的經(jīng)歷。會(huì)議綜合癥可能會(huì)嚴(yán)重到一個(gè)人的工作時(shí)間基本都花費(fèi)在一個(gè)接一個(gè)的會(huì)議上。本文總結(jié)分析了會(huì)議綜合癥的產(chǎn)生原因和應(yīng)對(duì)技巧。
1、會(huì)議綜合癥是如何產(chǎn)生的?
會(huì)議綜合癥是項(xiàng)目管理中常見的問題。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可能會(huì)花費(fèi)數(shù)小時(shí)在會(huì)議上，卻做不出任何決策，解決不了任何問題。導(dǎo)致會(huì)議綜合癥的一個(gè)常見原因是缺乏清晰的目標(biāo)。就像呆伯特(譯者注：呆伯特是史考特·亞當(dāng)斯的漫畫書籍系列，是由作者自身辦公室經(jīng)驗(yàn)與讀者來信為藍(lán)本的諷刺職場(chǎng)的作品)，我們都經(jīng)歷過那些“浪費(fèi)時(shí)間”的會(huì)議——但同時(shí)我們又同意下周召開同樣的會(huì)議。
2、會(huì)議綜合癥發(fā)生的原因由哪些呢?
會(huì)議綜合癥起因有三，而且通常一起發(fā)生。
第一個(gè)是項(xiàng)目經(jīng)理善意的想法，認(rèn)為所有團(tuán)隊(duì)成員都應(yīng)參與決策。項(xiàng)目經(jīng)理真誠地認(rèn)為參與式管理是最好的方法，他們希望團(tuán)隊(duì)成員能感到自己是整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的一份子。
這種人人參與的方法的必然結(jié)果就是團(tuán)隊(duì)成員會(huì)感激項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)他們所做任務(wù)的了解、認(rèn)同和肯定。這是件好事，但容易失控。
會(huì)議綜合癥的第二個(gè)起因是會(huì)議會(huì)滋生更多的會(huì)議。一旦工作時(shí)間變得緊缺，項(xiàng)目中的每位成員就都學(xué)會(huì)了一個(gè)不言而喻的規(guī)則：除了開會(huì)，什么事都做不了，因?yàn)闀?huì)議外根本沒有時(shí)間。
第三，開會(huì)有時(shí)是很有吸引力的。對(duì)許多員工而言，會(huì)議是認(rèn)識(shí)自我重要性的一種手段，因?yàn)樗麄兛梢员桓邔咏?jīng)理們看到、聽到。同樣，那些需要強(qiáng)調(diào)、加強(qiáng)自我權(quán)力的項(xiàng)目經(jīng)理也把會(huì)議看做展示自己對(duì)他人控制權(quán)的機(jī)會(huì)。
會(huì)議會(huì)消耗成本，但這點(diǎn)常被忽略。EffectiveMeeting.com有一個(gè)可以估算每次會(huì)議成本的計(jì)算系統(tǒng)。例如，這個(gè)工具計(jì)算出一家小型公司或一個(gè)項(xiàng)目每周召開兩次5人會(huì)議的成本——每年2.5萬美元。
更重要的是，損失的生產(chǎn)力的代價(jià)又有多大呢?如果一個(gè)埋頭苦干的員工時(shí)不時(shí)地被參加會(huì)議打斷，那么還需要考慮額外的成本：重新投入原有程度的注意力所需花費(fèi)的時(shí)間。
3、哪些信號(hào)會(huì)提醒我們“會(huì)議綜合癥”來了?
很多項(xiàng)目都陷入了使所有團(tuán)隊(duì)成員參與每個(gè)決策和每次會(huì)議的陷阱中，這成了項(xiàng)目的瓶頸。賦予每位成員做決策的權(quán)力并不是什么錯(cuò)誤。許多項(xiàng)目經(jīng)理讓他們的員工負(fù)責(zé)收集信息和評(píng)估問題，但沒有給他們做決策的權(quán)力。結(jié)果，每個(gè)決策，不論大小，都要呈現(xiàn)給整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，這往往導(dǎo)致一系列的會(huì)議。
小心通過召集會(huì)議分享項(xiàng)目信息這一習(xí)慣。當(dāng)可以由個(gè)人來完成的工作由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)集體完成時(shí)，生產(chǎn)時(shí)間就被浪費(fèi)了。
做事拖拉者常把會(huì)議當(dāng)做不能完成任務(wù)的借口。不管工作是否完成，只顧參加會(huì)議會(huì)滋生錯(cuò)誤的成就感。
充滿會(huì)議的組織也常充滿不信任。如果項(xiàng)目經(jīng)理不相信團(tuán)隊(duì)成員可以在沒有他幫助的情況下做出正確的決策，其他人也不會(huì)相信。
4、案例分析
我最糟糕的會(huì)議綜合癥經(jīng)歷是在一個(gè)為聯(lián)邦政府做的咨詢項(xiàng)目中，這個(gè)項(xiàng)目由30位工程師和科學(xué)家來評(píng)估和制定一系列規(guī)章制度。這些規(guī)章制度橫跨4個(gè)方面，所以有4個(gè)子項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行，服務(wù)于不同的客戶組織，每天都需要做出決策。由于技術(shù)項(xiàng)目經(jīng)理沒有接受過正規(guī)的項(xiàng)目管理培訓(xùn)，我認(rèn)為，每個(gè)子項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該就項(xiàng)目進(jìn)程中的項(xiàng)目控制和客戶需求每日進(jìn)行溝通。我每周花費(fèi)5小時(shí)與子項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)開會(huì)以檢查員工工作。我基本上花費(fèi)50%的時(shí)間與項(xiàng)目成員/經(jīng)理開會(huì)，還有2