會議綜合癥意為過度依賴會議來計劃工作，甚至影響了真正的工作。參與過項目的人可能都會有被會議搞得疲憊、挫敗和精力枯竭的經(jīng)歷。會議綜合癥可能會嚴(yán)重到一個人的工作時間基本都花費(fèi)在一個接一個的會議上。本文總結(jié)分析了會議綜合癥的產(chǎn)生原因和應(yīng)對技巧。
1、會議綜合癥是如何產(chǎn)生的?
會議綜合癥是項目管理中常見的問題。項目團(tuán)隊可能會花費(fèi)數(shù)小時在會議上，卻做不出任何決策，解決不了任何問題。導(dǎo)致會議綜合癥的一個常見原因是缺乏清晰的目標(biāo)。就像呆伯特(譯者注：呆伯特是史考特·亞當(dāng)斯的漫畫書籍系列，是由作者自身辦公室經(jīng)驗與讀者來信為藍(lán)本的諷刺職場的作品)，我們都經(jīng)歷過那些“浪費(fèi)時間”的會議——但同時我們又同意下周召開同樣的會議。
2、會議綜合癥發(fā)生的原因由哪些呢?
會議綜合癥起因有三，而且通常一起發(fā)生。
第一個是項目經(jīng)理善意的想法，認(rèn)為所有團(tuán)隊成員都應(yīng)參與決策。項目經(jīng)理真誠地認(rèn)為參與式管理是最好的方法，他們希望團(tuán)隊成員能感到自己是整個項目團(tuán)隊的一份子。
這種人人參與的方法的必然結(jié)果就是團(tuán)隊成員會感激項目經(jīng)理對他們所做任務(wù)的了解、認(rèn)同和肯定。這是件好事，但容易失控。
會議綜合癥的第二個起因是會議會滋生更多的會議。一旦工作時間變得緊缺，項目中的每位成員就都學(xué)會了一個不言而喻的規(guī)則：除了開會，什么事都做不了，因為會議外根本沒有時間。
第三，開會有時是很有吸引力的。對許多員工而言，會議是認(rèn)識自我重要性的一種手段，因為他們可以被高層經(jīng)理們看到、聽到。同樣，那些需要強(qiáng)調(diào)、加強(qiáng)自我權(quán)力的項目經(jīng)理也把會議看做展示自己對他人控制權(quán)的機(jī)會。
會議會消耗成本，但這點(diǎn)常被忽略。EffectiveMeeting.com有一個可以估算每次會議成本的計算系統(tǒng)。例如，這個工具計算出一家小型公司或一個項目每周召開兩次5人會議的成本——每年2.5萬美元。
更重要的是，損失的生產(chǎn)力的代價又有多大呢?如果一個埋頭苦干的員工時不時地被參加會議打斷，那么還需要考慮額外的成本：重新投入原有程度的注意力所需花費(fèi)的時間。
3、哪些信號會提醒我們“會議綜合癥”來了?
很多項目都陷入了使所有團(tuán)隊成員參與每個決策和每次會議的陷阱中，這成了項目的瓶頸。賦予每位成員做決策的權(quán)力并不是什么錯誤。許多項目經(jīng)理讓他們的員工負(fù)責(zé)收集信息和評估問題，但沒有給他們做決策的權(quán)力。結(jié)果，每個決策，不論大小，都要呈現(xiàn)給整個項目團(tuán)隊，這往往導(dǎo)致一系列的會議。
小心通過召集會議分享項目信息這一習(xí)慣。當(dāng)可以由個人來完成的工作由項目團(tuán)隊集體完成時，生產(chǎn)時間就被浪費(fèi)了。
做事拖拉者常把會議當(dāng)做不能完成任務(wù)的借口。不管工作是否完成，只顧參加會議會滋生錯誤的成就感。
充滿會議的組織也常充滿不信任。如果項目經(jīng)理不相信團(tuán)隊成員可以在沒有他幫助的情況下做出正確的決策，其他人也不會相信。
4、案例分析
我最糟糕的會議綜合癥經(jīng)歷是在一個為聯(lián)邦政府做的咨詢項目中，這個項目由30位工程師和科學(xué)家來評估和制定一系列規(guī)章制度。這些規(guī)章制度橫跨4個方面，所以有4個子項目同時進(jìn)行，服務(wù)于不同的客戶組織，每天都需要做出決策。由于技術(shù)項目經(jīng)理沒有接受過正規(guī)的項目管理培訓(xùn)，我認(rèn)為，每個子項目團(tuán)隊?wèi)?yīng)該就項目進(jìn)程中的項目控制和客戶需求每日進(jìn)行溝通。我每周花費(fèi)5小時與子項目團(tuán)隊開會以檢查員工工作。我基本上花費(fèi)50%的時間與項目成員/經(jīng)理開會，還有2