我們必須關(guān)注項(xiàng)目收尾管理工作。一旦客戶批準(zhǔn)了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提交的最終可交付成果，就可以開始項(xiàng)目收尾工作。只有通過項(xiàng)目收尾這個(gè)工作過程，項(xiàng)目才有可能正式投入使用，才有可能生產(chǎn)出預(yù)定的產(chǎn)品或服務(wù)，項(xiàng)目利害關(guān)系者也才有可能終止他們?yōu)橥瓿身?xiàng)目所承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)，因而從項(xiàng)目中獲益。項(xiàng)目收尾階段包括竣工收尾、驗(yàn)收、結(jié)算、決算、回訪保修、管理考核評(píng)價(jià)等方面的管理工作。
但是，由于項(xiàng)目收尾是一項(xiàng)不但煩瑣，而且費(fèi)力費(fèi)時(shí)的工作，很容易被人們忽略。項(xiàng)目收尾管理(Project Closing Management)是項(xiàng)目管理過程的最后階段，當(dāng)項(xiàng)目的階段目標(biāo)或最終目標(biāo)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，或者項(xiàng)目的目標(biāo)不可能實(shí)現(xiàn)時(shí)，項(xiàng)目就進(jìn)入了收尾工作過程。
在實(shí)際項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目管理收尾過程和工作往往不被大家重視。有時(shí)因?yàn)轫?xiàng)目任務(wù)繁重，項(xiàng)目組為了按時(shí)完成任務(wù)而忙于埋頭趕工，或一大堆的問題急需解決，項(xiàng)目經(jīng)理干脆就把該項(xiàng)工作忽略了。
項(xiàng)目的收尾工作在項(xiàng)目執(zhí)行期間是一個(gè)不斷進(jìn)行的過程，階段管理收尾工作是使一個(gè)項(xiàng)目成功的重要管理手段，它和項(xiàng)目的其他工作和任務(wù)一樣，應(yīng)該納入項(xiàng)目計(jì)劃并按計(jì)劃落實(shí)。階段管理收尾工作的重要性主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：
(1)階段管理收尾是項(xiàng)目的重要評(píng)審點(diǎn)
項(xiàng)目經(jīng)理如何評(píng)定自己手頭項(xiàng)目當(dāng)前的績效?實(shí)際上，這一工作就是通過這些事先安排好的收尾管理工作，收集項(xiàng)目的最新信息和數(shù)據(jù)，并將這些數(shù)據(jù)與項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行比較，來判定項(xiàng)目的績效，進(jìn)度是提前了還是落后了，費(fèi)用是有節(jié)余還是超支了，質(zhì)量是否符合要求，項(xiàng)目工作是否都是按計(jì)劃進(jìn)行，客戶對(duì)項(xiàng)目工作滿意嗎?同時(shí)項(xiàng)目經(jīng)理也是通過項(xiàng)目管理收尾來預(yù)測(cè)項(xiàng)目的完工績效，及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目存在或潛在的問題，以便近早采取糾正措施。這就好比你正在和朋友一起快樂地長途旅行，每到一個(gè)城市，除了觀光外，總會(huì)抽些時(shí)間看一下計(jì)劃，走了哪些地方，還有哪些地方要去，時(shí)間是否來得及，已經(jīng)用了多少錢，還剩多少錢，還要花多少錢，有沒有經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)值得借鑒等，否則，走到哪算哪，不是因假期結(jié)束行程不得不半途而廢，就是中途“彈盡糧絕”。
(2)階段管理收尾是收集、整理、保存項(xiàng)目記錄最好的時(shí)機(jī)
一個(gè)項(xiàng)目階段的工作剛剛完成，項(xiàng)目成員手頭都留有的工作記錄，收集起來是非常容易的。時(shí)間久了，有些項(xiàng)目成員可能去了其他項(xiàng)目組，有些可能離職了，到那時(shí)去收集，有些記錄可能就永遠(yuǎn)也找不到了。建議事先列一個(gè)項(xiàng)目記錄存檔清單，在項(xiàng)目每一個(gè)階段記錄哪些工作需要收集、整理和保存，由誰提供，什么時(shí)候提供，文檔記錄格式和要求等，并告知相關(guān)項(xiàng)目成員，除了完成項(xiàng)目工作以外，向項(xiàng)目經(jīng)理及時(shí)提供準(zhǔn)確的工作記錄也是一項(xiàng)非常重要的工作。有些要求移交給客戶的文件、記錄，項(xiàng)目經(jīng)理最好要客戶簽收，同時(shí)一定要自己留一份在手頭備案。
好多項(xiàng)目歷時(shí)幾年的時(shí)間，現(xiàn)在的項(xiàng)目經(jīng)理可能是第三任、第四任項(xiàng)目經(jīng)理了，客戶的工程主管都換了好幾位，這個(gè)時(shí)候靠什么?無非就是白紙黑字的記錄了。作為一個(gè)稱職的項(xiàng)目經(jīng)理，一定要為項(xiàng)目做好并保存好記錄，如因工作需要不能把這個(gè)項(xiàng)目做完，一定要做好文件記錄的移交工作。
(3)階段管理收尾是與客戶進(jìn)行溝通的好時(shí)機(jī)
一個(gè)階段的項(xiàng)目工作完成后，與客戶一同就前一段時(shí)間的工作進(jìn)行總結(jié)是十分必要的。這樣既可以及時(shí)了解客戶對(duì)項(xiàng)目工作的滿意程度，同時(shí)又有些因工作繁忙未能及時(shí)簽署的文件，也盡可能找客戶給予簽字確認(rèn)。否則,時(shí)間一長，你可能找不到一個(gè)合適的客戶幫你簽這個(gè)字了。只有雙方當(dāng)時(shí)簽字的文字記錄才是最有用的東西
。
(4)階段管理收尾為項(xiàng)目最終收尾提供最基本的數(shù)據(jù)
這一點(diǎn)是不言而喻的，只有階段管理收尾提供的數(shù)據(jù)越真實(shí)、準(zhǔn)確，才能在項(xiàng)目最終收尾時(shí)客觀評(píng)定項(xiàng)目的最終績效，總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)才有借鑒的意義。