沒有計(jì)劃就沒有項(xiàng)目；沒有計(jì)劃控制就沒有項(xiàng)目管理。
——郭致星
大量的研究支持如下觀點(diǎn)：認(rèn)真地做好計(jì)劃工作與項(xiàng)目的成功密切相關(guān)。而且據(jù)我們所知，沒有任何一項(xiàng)研究支持相反的觀點(diǎn)。之前，我們曾討論過項(xiàng)目計(jì)劃的三大作用，也就是：
第一，計(jì)劃是應(yīng)對帕金森定律的手段；
第二，計(jì)劃可以保證目標(biāo)不丟失、方向不跑偏；
第三，計(jì)劃可以使難度提前出現(xiàn)并降低做項(xiàng)目的整體難度。
但是，許多公司在計(jì)劃方面仍然做得很差！
01
基于愿望的計(jì)劃必將破產(chǎn)
基于愿望而不是基于現(xiàn)實(shí)
在實(shí)踐中，項(xiàng)目計(jì)劃的一個(gè)問題就是他們的計(jì)劃不是基于能力，而是基于愿望。一些行業(yè)文章中有關(guān)項(xiàng)目成功的光鮮故事使得經(jīng)理們認(rèn)為只要他們的團(tuán)隊(duì)足夠努力，就會非常卓越。通常，這種激勵(lì)的把戲最終導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)不僅沒能提高績效，反而功能失調(diào)。無數(shù)的事實(shí)表明，管理者們漠視超越極限和完全不合理的差別，隨著時(shí)間的推移，超越極限的項(xiàng)目計(jì)劃就成為不理性的、基于愿望的計(jì)劃。
平衡能力和需求是一項(xiàng)極其復(fù)雜的工作，因?yàn)樗壬婕爸T如估計(jì)等定量問題，也涉及諸如不斷升級的客戶需求和員工激勵(lì)等定性問題。
解決定量問題需要具備估計(jì)和計(jì)劃技能，項(xiàng)目的不確定性和風(fēng)險(xiǎn)對能力提出了更大挑戰(zhàn)。組織往往基于愿望做計(jì)劃，而不是基于自身能力。
經(jīng)理們希望團(tuán)隊(duì)能夠完成50個(gè)功能以滿足市場需求，盡管項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)成員清楚地知道完成30個(gè)功能才是更現(xiàn)實(shí)的做法。許多經(jīng)理把壓力作為一種激勵(lì)技巧，讓員工滿負(fù)荷地工作似乎是他們最廣泛使用的方法之一。
愿望破產(chǎn)的過程
市場需求增大，項(xiàng)目經(jīng)理面對競爭壓力，常要挑戰(zhàn)極限，于是，基于愿望的計(jì)劃開始了。自然，問題隨之而來。
首先，計(jì)劃建立在需求大大超過能力的基礎(chǔ)上。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)被迫接受這些需求（但他們并非真正接受這些需求）。
接著，如果計(jì)劃不切實(shí)際，就必然忽視進(jìn)度和功能等因素。然而，不能按時(shí)交付產(chǎn)品的話，就會被認(rèn)為是“績效”問題而不是計(jì)劃出了問題，從而導(dǎo)致人們對項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的計(jì)劃或交付能力失去信心。當(dāng)愿望再次戰(zhàn)勝現(xiàn)實(shí)，市場或管理人員就不再把精力投入到研發(fā)中去（沒有誠信），而是繼續(xù)下一輪的基于愿望做計(jì)劃。各方之間產(chǎn)生不信任，使得下一輪計(jì)劃工作時(shí)產(chǎn)生更有爭議的想法。
最后，不可避免地，組織會嘗試通過產(chǎn)生問題的方法來修復(fù)問題。最常見的解決方法就是提高估計(jì)和計(jì)劃技能，因?yàn)榛谠竿鲇?jì)劃和激勵(lì)方法是管理文化的一部分，并且很難改變。許多組織投入數(shù)百萬的資金用以提高估計(jì)和計(jì)劃能力，卻無濟(jì)于事，因?yàn)樗麄內(nèi)狈鉀Q這些問題的意志，也就是接受現(xiàn)實(shí)。
在基于愿望的文化中，愿望總是凌駕于無可挑剔的估計(jì)之上，因此估計(jì)得再精確也會存在微小差異。
02
提高計(jì)劃過程的效率
有些項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)為項(xiàng)目計(jì)劃過程就是開會和寫文檔的過程。這是一個(gè)嚴(yán)重的誤區(qū)，計(jì)劃階段是真正需要技巧和智慧的，協(xié)調(diào)、溝通與妥協(xié)都是為了達(dá)成一個(gè)現(xiàn)實(shí)、可行、有操作性、為各干系人接受的項(xiàng)目計(jì)劃。開會、寫文檔、匯報(bào)、再開會、修改文檔、再匯報(bào)……這些都是外在形式，真正重要的是和各方進(jìn)行深度溝通，使項(xiàng)目計(jì)劃在實(shí)質(zhì)上締結(jié)共識，而不只是表面上的走完流程。
項(xiàng)目計(jì)劃的有效性決定了項(xiàng)目過程的可控性，為提高