沒(méi)有哪個(gè)項(xiàng)目的范圍是不變的，只是變化的大小和程度不同而已，控制項(xiàng)目的交付范圍，意味這項(xiàng)目的交付范圍變化可控。一個(gè)項(xiàng)目確定了進(jìn)度、成本和質(zhì)量，那么就意味這這個(gè)項(xiàng)目的范圍確定下來(lái)了，控制好項(xiàng)目的交付范圍，就意味這你在進(jìn)度、成本和質(zhì)量這三者之間取得了平衡，你的項(xiàng)目也就成功了一半。
1、了解項(xiàng)目的交付范圍
第一點(diǎn)就是要知道項(xiàng)目的交付范圍有哪些，不僅僅項(xiàng)目經(jīng)理要知道項(xiàng)目的交付范圍，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)也要了解，項(xiàng)目的利益相關(guān)者也要了解，你的客戶(hù)也必須要知道項(xiàng)目的交付范圍。
有許多不同的方式對(duì)項(xiàng)目的交付范圍進(jìn)行溝通，項(xiàng)目范圍來(lái)源于工作說(shuō)明、商務(wù)合同，有時(shí)候你通過(guò)項(xiàng)目開(kāi)通會(huì)向項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)以及利益相關(guān)者介紹項(xiàng)目范圍，但是，僅僅在項(xiàng)目啟動(dòng)階段介紹一次是不夠的，你必須保持每周都要對(duì)項(xiàng)目的交付范圍進(jìn)行宣傳。
你的項(xiàng)目范圍是指，一旦你的項(xiàng)目開(kāi)始，短期內(nèi)，人們要知道他們需要做什么，或者他們的職權(quán)范圍是什么，他們開(kāi)始考慮如何去完成這些工作。
實(shí)際上作為項(xiàng)目經(jīng)理你已經(jīng)開(kāi)始管理項(xiàng)目范圍，你需要不斷的向你的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)重申項(xiàng)目交付范圍，也需要向各個(gè)利益相關(guān)者、最終用戶(hù)來(lái)重申，這是非常重要的一件事。
你可以采取不同的方式來(lái)進(jìn)行重申項(xiàng)目交付范圍，如一對(duì)一的溝通，發(fā)送項(xiàng)目進(jìn)展周報(bào)等。
2、深化團(tuán)隊(duì)專(zhuān)業(yè)水平
下一步就是要對(duì)你的團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行訓(xùn)練，你不要嘗試去控制你的團(tuán)隊(duì)成員去和項(xiàng)目客戶(hù)之間的溝通。你必須要培養(yǎng)你的團(tuán)隊(duì)能夠識(shí)別和理解你的范圍，并且知道何時(shí)發(fā)生了變化。
你要培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)成員在完成項(xiàng)目任務(wù)時(shí)的警覺(jué)性，團(tuán)隊(duì)成員每天都需要和客戶(hù)進(jìn)行溝通和交流，他們需要清楚的知道項(xiàng)目的交付范圍是什么，這樣他們就能大致得出一個(gè)范圍的推論。
當(dāng)客戶(hù)進(jìn)行微妙的暗示，我現(xiàn)在真的喜歡這樣的顏色，這樣更改可能更好一些的時(shí)候，你的團(tuán)隊(duì)成員就知道應(yīng)不應(yīng)該接受更改。
如果你的項(xiàng)目成員不能正確的識(shí)別項(xiàng)目交付范圍的變更，那么可能增加5分鐘的工作量，帶來(lái)的是需要3天的測(cè)試或者返工。如果一個(gè)項(xiàng)目有十來(lái)個(gè)5分鐘的變更，那么整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)測(cè)試的工作量會(huì)成指數(shù)倍增。
了解交付范圍的重要點(diǎn)在于他們應(yīng)該能夠知道從A點(diǎn)到B點(diǎn)，再?gòu)腂點(diǎn)到C點(diǎn)，最后到達(dá)目的地。但是在從B點(diǎn)到C點(diǎn)的過(guò)程中，可能客戶(hù)插入進(jìn)來(lái)需要幫個(gè)小忙，那么我們就去了D點(diǎn)，這樣整個(gè)項(xiàng)目就偏離了最初的C點(diǎn)，無(wú)法到達(dá)最終的目的地。
所以訓(xùn)練真的很重要，你如何將讓你的團(tuán)隊(duì)成員識(shí)別潛在的范圍變化，并且如何有效的管理客戶(hù)。當(dāng)客戶(hù)提出變化時(shí)，他們只是簡(jiǎn)單的對(duì)客戶(hù)說(shuō)，相信我能做好。
如果確實(shí)有大的變化，團(tuán)隊(duì)成員可以把需求拿回來(lái)，然后和項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行溝通，如果項(xiàng)目經(jīng)理無(wú)法確定，可以提交到項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行溝通，來(lái)獲得承認(rèn)并確定范圍的變化。
3、溝通交流
最后一個(gè)因素是溝通，溝通作為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理的主要工作，你要和你的團(tuán)隊(duì)成員溝通，和項(xiàng)目的利益相關(guān)者溝通，你要和客戶(hù)溝通。
你的工作就是通過(guò)溝通項(xiàng)目的交付范圍，看項(xiàng)目范圍是否存在潛在的變化。不論是項(xiàng)目范圍是擴(kuò)大還是縮小，你都需要進(jìn)行管理和控制，因?yàn)樽鳛橐粋€(gè)項(xiàng)目經(jīng)理需要對(duì)項(xiàng)目交付范圍負(fù)責(zé)。
所以上面的三個(gè)快速提示是關(guān)于如何維護(hù)和管理你的項(xiàng)目范圍變化的。首先確保你的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目利益相關(guān)者和客戶(hù)每個(gè)人都知道項(xiàng)目范圍是什么，并在項(xiàng)目的整個(gè)生命周期期間不斷的去強(qiáng)化它。
其次確保你的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)知道如何識(shí)別項(xiàng)目范圍的變化，并且
能夠如何正確的應(yīng)對(duì)客戶(hù)提出的變化要求而不是直接說(shuō)“不”，或者把客戶(hù)的需求傳達(dá)給項(xiàng)目經(jīng)理。
最后是通過(guò)溝通來(lái)管理項(xiàng)目的預(yù)期。作為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，要確保不斷的進(jìn)行溝通來(lái)對(duì)你的項(xiàng)目范圍進(jìn)行管理。這個(gè)項(xiàng)目要達(dá)成一個(gè)什么目標(biāo)，提供一個(gè)什么樣的產(chǎn)品，是什么的重要組成部分。
如何控制項(xiàng)目范圍的變化，你只要記住這三點(diǎn)就夠了。首先是確保你要知道項(xiàng)目的交付范圍有哪些;其次是訓(xùn)練你的團(tuán)隊(duì)，讓他們識(shí)別和管理這些范圍的變化，最后是溝通。