弄清了項目任務(wù)，你的腦海中會很自然地想好每件事的展開方式，而不是深究項目背后的真實需求有哪些。然后項目執(zhí)行了，發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)或客戶的期望與項目結(jié)果不一樣。這個時候，你可以選擇繼續(xù)按照原計劃推進(jìn)項目工作，也可以根據(jù)新的事實對項目計劃進(jìn)行調(diào)整，前者會付出更多沒有價值的努力，后者有可能實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)或客戶期望的項目結(jié)果，但也因此做了很多無用功。
下面這段故事是一個項目主管的親身經(jīng)歷：
A負(fù)責(zé)一個開發(fā)項目，項目被分成了多個子系統(tǒng)，每個子系統(tǒng)會有一個小組分頭整理項目需求。最后，由A負(fù)責(zé)統(tǒng)一整理?？蛻粢蠼y(tǒng)一各個業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的代碼表。例如，憑證種類中“01代表戶口本，02代表身份證”，操作過程中只要直接輸入數(shù)據(jù)就夠了，比輸入文字的工作效率要高得多。
讓技術(shù)人員感到頭疼的是，原來的各個子系統(tǒng)是由不同的廠商開發(fā)出來的，編碼不同。既然客戶希望能夠改變現(xiàn)狀，但是項目組的技術(shù)人員對這種工作并不重視，他們覺得如果真的要統(tǒng)一編碼，不光要花大量的時間去梳理，還要多出很多額外的工作。比如說，維護(hù)各個子系統(tǒng)的對應(yīng)關(guān)系就足以讓技術(shù)人員大費(fèi)腦筋了。所以，他們對客戶的這個要求沒有引起重視。
客戶的業(yè)務(wù)主管聽不進(jìn)技術(shù)人員的解釋，認(rèn)為都是在找“借口”。B知道以后，立即找這個業(yè)務(wù)主管進(jìn)行協(xié)商?？蛻糁鞴芙K于等到有人關(guān)注這個問題，于是就打開了話匣子，向B說明了這個需求的背景。
原來，這家公司準(zhǔn)備推出“綜合服務(wù)窗口”。因為以前的客戶在班里業(yè)務(wù)需求時需要到相關(guān)的窗口排隊等待，這就讓一些窗口的隊伍排得很長，而有的窗口很閑，工作的效率就非常低，客戶也會經(jīng)常抱怨。而推出“綜合服務(wù)窗口”以后，客戶可以到任何一個窗口辦理業(yè)務(wù)，這樣就可以提高工作效率，也可以提高客戶滿意度。
B經(jīng)常在項目組聽到“綜合服務(wù)窗口”這個詞，不過聽這位業(yè)務(wù)主管這么一說，才鬧明白是怎么一回事。為了獲得更多的信息，他忙問業(yè)務(wù)主管到哪里可以看到這些需求的詳細(xì)說明，為什么之前就沒有看到。業(yè)務(wù)主管很詫異：“這是給你們公司項目立項時就提出的業(yè)務(wù)流程改進(jìn)方案，你可以去看看招標(biāo)書，你們已經(jīng)承諾了，難不成現(xiàn)在不認(rèn)賬？”
B恍然大悟，意識到自己和項目團(tuán)隊成員只看了合同，并沒有看過標(biāo)書，也難怪大家對客戶的真實需求沒有引起重視。等他找來了這些資料后才發(fā)現(xiàn)，不僅有“綜合服務(wù)窗口”的詳細(xì)描述，還有很多其他方面的業(yè)務(wù)需求，這些需求也是自己和項目團(tuán)隊沒有意識到的。
分析這個案例，我們可以發(fā)現(xiàn)：因為項目團(tuán)隊成員和客戶考慮問題的出發(fā)點(diǎn)不同，造成對項目需求的理解不一致?？蛻絷P(guān)注的是系統(tǒng)如何支持業(yè)務(wù)流程，讓工作效率更高；而項目團(tuán)隊成員關(guān)注合理的技術(shù)方案，他們重視“工作量”“開發(fā)難度”和“系統(tǒng)穩(wěn)定性”等。這種對項目需求的誤解會導(dǎo)致項目目標(biāo)的偏差，從而也會影響項目結(jié)果。
有經(jīng)驗的項目管理者應(yīng)該從客戶的角度出發(fā)，深究項目背后所隱藏的需求是什么。因為他們發(fā)現(xiàn)只有找到項目背后的真實需求，才能避免很多無用功，也才能更快、更有效、更經(jīng)濟(jì)地解決問題。如果能夠一次性就完成項目工作，領(lǐng)導(dǎo)不是更開心嗎，客戶對公司的印象不是更好嗎？
所以，項目經(jīng)理要有這樣的的意識：在項目執(zhí)行之前，了解項目背后的真實需求。如果你在無法確定真實需求的情況下就采取行動，工作效率肯定會受到影響。