在今天的市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，競爭越來越激烈，為了提高競爭能力，滿足市場要求，需要不同企業(yè)或者實(shí)體針對不同的需求成立的項(xiàng)目降低成本，明確工作范圍，確立自己的競爭地位，顯得異常關(guān)鍵。項(xiàng)目范圍包括項(xiàng)目的最終產(chǎn)品或者服務(wù)，以及實(shí)現(xiàn)該產(chǎn)品或者服務(wù)所需要執(zhí)行的全部工作。明確規(guī)定項(xiàng)目的范疇，即確定了項(xiàng)目的哪些方面是應(yīng)該做的，哪些是不應(yīng)該做的。
制定一個(gè)高效的范圍計(jì)劃或者結(jié)構(gòu)，需要以組織文化作為大背景，從領(lǐng)導(dǎo)到基層員工都認(rèn)同或者培養(yǎng)一種文化氛圍，并且高層管理倡導(dǎo)文化的實(shí)施，例如學(xué)習(xí)型組織為導(dǎo)向的企業(yè)文化等，從而幫助形成合理有效的項(xiàng)目管理計(jì)劃，生成有較強(qiáng)競爭力的項(xiàng)目范圍計(jì)劃。
項(xiàng)目干系人必須在項(xiàng)目要產(chǎn)生什么樣的產(chǎn)品方面達(dá)成共識，也要在如何生產(chǎn)這些產(chǎn)品方面達(dá)成一定的共識。這里有必要對項(xiàng)目范圍的一些操作和實(shí)施經(jīng)驗(yàn)做一些有益的總結(jié)。
首先要進(jìn)行細(xì)致的分析需要完成產(chǎn)品的范圍，這個(gè)過程是非常重要的，往往是影響成本的關(guān)鍵。在對項(xiàng)目干系人，包括銷售人員、客戶、專家進(jìn)行充分的溝通后，充分了解客戶的感受，愿望和具體要求。確定和定義產(chǎn)品和項(xiàng)目范圍，以及分解到各個(gè)不同階段或者組成部分都要進(jìn)行確認(rèn)。
其次要參與到WBS分解的各個(gè)項(xiàng)目參與者都知道范圍的具體實(shí)施。盡量在一開始消滅對范圍的誤解和模糊，特別是長期在專業(yè)組中的“熟手”，往往有別出心裁的想法和理念，希望將自己的東西加到要生產(chǎn)的產(chǎn)品中。另外是項(xiàng)目中的“生手”，對該做的范圍認(rèn)知能力弱，需要不斷地加以監(jiān)督和調(diào)整，才能全面完成賦予的各項(xiàng)任務(wù)。針對可能會(huì)出現(xiàn)的情況，依托組織文化，不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，建立優(yōu)秀員工的“看板樣式”，增強(qiáng)責(zé)任感。并將優(yōu)秀員工的做法“模版化”，推廣到整個(gè)項(xiàng)目組進(jìn)行“基因”培養(yǎng)。
讓每個(gè)項(xiàng)目參與者明白什么是額外的事情，同時(shí)負(fù)責(zé)任地完成范圍確立的任務(wù)。明白每個(gè)人的工作界面及接口，主動(dòng)溝通，便于及時(shí)匯總工作情況，通過和客戶溝通，引導(dǎo)和進(jìn)一步確認(rèn)客戶的要求和愿望，盡量減少糾正和更正帶來的時(shí)間、資源的浪費(fèi)。盡力避免制定不必要的范圍清單，降低客戶要求不高的任務(wù)程序，盡可能減少人員和開支。
最后要鞏固這種范圍實(shí)施的“模版化”，將項(xiàng)目中出現(xiàn)的對范圍理解問題及時(shí)進(jìn)行檢查，確立溝通習(xí)慣和流程，在項(xiàng)目組中及時(shí)有效的進(jìn)行探討和更正，明確學(xué)習(xí)的作用，進(jìn)行持續(xù)地改進(jìn)。對有創(chuàng)新思維的東西，可以通過專題講座的方式，積極加以抒發(fā)，確實(shí)有益的可以通報(bào)相關(guān)職能經(jīng)理或者更大范圍加以研究、重視。
企業(yè)和項(xiàng)目，以及個(gè)人是項(xiàng)目影響的，這不僅使項(xiàng)目成員受益，而且作用到企業(yè)或者實(shí)體上，通過持續(xù)的改進(jìn)而“瘦身”，增強(qiáng)了其生存和發(fā)展能力。項(xiàng)目經(jīng)理的職業(yè)生涯來自于以往項(xiàng)目運(yùn)作結(jié)果的積累和有益的嘗試，而每一次的成功都是建立在企業(yè)或者實(shí)體的文化基礎(chǔ)上。每個(gè)人的職業(yè)競爭力都會(huì)在每一次范圍完成中提升，要讓項(xiàng)目成員理解學(xué)習(xí)及持續(xù)改進(jìn)的重要性，從而形成優(yōu)秀的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，獲取企業(yè)或者實(shí)體給予的榮譽(yù)和獎(jiǎng)勵(lì)。