如果把ERP實(shí)施比作一盤(pán)圍棋，項(xiàng)目收尾就是到了勝負(fù)關(guān)鍵的時(shí)刻，一不小心就有可能前功盡棄、滿(mǎn)盤(pán)皆輸。在ERP實(shí)施中，項(xiàng)目收尾往往不被大家所重視。事實(shí)上，ERP項(xiàng)目收尾工作和流程重組、需求調(diào)研一樣重要。這項(xiàng)工作不但直接關(guān)系到ERP系統(tǒng)日后的維護(hù)，更重要的是關(guān)系到項(xiàng)目能否順利驗(yàn)收和收到項(xiàng)目結(jié)算款。
有時(shí)是因?yàn)轫?xiàng)目任務(wù)繁重，項(xiàng)目組為了按時(shí)完成任務(wù)正忙于埋頭趕工;有時(shí)是項(xiàng)目經(jīng)理干脆就把該項(xiàng)工作給忽略了。這里與大家分享我在本次項(xiàng)目中輕視項(xiàng)目收尾，ERP驗(yàn)收功虧一簣的慘痛經(jīng)歷。ERP項(xiàng)目收尾的三大失誤：
(1)最大失誤：沒(méi)有明確項(xiàng)目收尾負(fù)責(zé)人
在向客戶(hù)方領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)驗(yàn)收被拒絕后，我特意向公司資深實(shí)施經(jīng)理請(qǐng)教應(yīng)要如何善后。這位前輩告訴我，在他曾經(jīng)參與的幾個(gè)項(xiàng)目中，在收尾的時(shí)候都設(shè)置了資深收尾主管來(lái)專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)項(xiàng)目收尾，但還是經(jīng)常出現(xiàn)項(xiàng)目驗(yàn)收拖延。收尾之難，可見(jiàn)一斑。收尾工作本來(lái)就是復(fù)雜和千頭萬(wàn)緒的，加上臨近項(xiàng)目結(jié)束人心浮動(dòng), 同時(shí)還牽涉到項(xiàng)目結(jié)算款，扯皮事兒特多，雙方矛盾日漸突出，遠(yuǎn)沒(méi)有實(shí)施過(guò)程中的那種協(xié)同配合的熱絡(luò)勁兒?？偠灾?，如果對(duì)項(xiàng)目收尾工作不重視，就會(huì)因?yàn)楹贤徊钌僭S事情沒(méi)有做好而不能驗(yàn)收通過(guò)，使到結(jié)算款收不到，這對(duì)ERP實(shí)施來(lái)說(shuō)是一件大事情。
(2)失誤二：沒(méi)有制定規(guī)范的收尾工作制度
項(xiàng)目收尾是一個(gè)瑣碎、重復(fù)的工作，必須要制定規(guī)范的收尾制度來(lái)保駕護(hù)航。項(xiàng)目收尾制度必須是嚴(yán)密無(wú)情的，這樣才能確保該收上來(lái)的信息、數(shù)據(jù)、文檔等能及時(shí)的收上來(lái)。制定規(guī)范的管理收尾制度是項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常忽略的過(guò)程，許多人認(rèn)為開(kāi)會(huì)時(shí)要求大家提交和整理好資料就行了。事實(shí)上，項(xiàng)目收尾規(guī)范化制度是很關(guān)鍵的，因?yàn)椴荒芸偸且揽宽?xiàng)目組成員的自覺(jué)性來(lái)保證各項(xiàng)需提交的資料不拖延到項(xiàng)目完成后才著手整理，同時(shí)還要保證重要的資料不丟失。
所以，制定規(guī)范化的制度來(lái)保證項(xiàng)目收尾文檔的順利提交，對(duì)于項(xiàng)目的延續(xù)性是有很重要的意義。因?yàn)橐院笕绻也坏较嚓P(guān)文檔，還不是一樣要找項(xiàng)目經(jīng)理的茬。我在本次項(xiàng)目犯的第三個(gè)失誤，就是沒(méi)有制定規(guī)范化的收尾制度。
(3)失誤三：沒(méi)有重視階段性成果收尾
雖然說(shuō)是項(xiàng)目收尾，但收的全是以前的活。所以，項(xiàng)目收尾工作本身的技巧也很重要。我在本次項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中犯的一個(gè)失誤是：沒(méi)有重視階段性成果收尾。由于收尾工作的特點(diǎn)是復(fù)雜和千頭萬(wàn)緒，當(dāng)沒(méi)有重視階段性成果收尾時(shí)，就會(huì)不能及時(shí)的把項(xiàng)目文檔整理、驗(yàn)收和歸檔。原因是一個(gè)項(xiàng)目階段的工作剛完成時(shí),項(xiàng)目組成員都保留著最新的階段記錄,如階段文檔或最新的文檔版本,這個(gè)時(shí)候收集起來(lái)是非常容易的。時(shí)間久了,隨著人員的變動(dòng)或者項(xiàng)目的需求變更，有些項(xiàng)目成員可能離開(kāi)了項(xiàng)目組，那時(shí)再去收集他們保存的文檔資料就非常困難了,甚至有些記錄永遠(yuǎn)也找不到了。例如，本次客戶(hù)方項(xiàng)目經(jīng)理就換了幾任。
事實(shí)上，只有階段性成果收尾提供的數(shù)據(jù)信息越真實(shí)、越準(zhǔn)確,才能保證在項(xiàng)目最終收尾時(shí)客觀評(píng)定項(xiàng)目的績(jī)效，總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和文檔資料才有真正的價(jià)值。因此，作為一個(gè)好的項(xiàng)目經(jīng)理，一定要學(xué)會(huì)收集、整理和保存階段性項(xiàng)目記錄。千萬(wàn)不要把它當(dāng)作可有可無(wú)的事情，或假手于人希望別人會(huì)收集和保管好資料。簡(jiǎn)單的說(shuō)，作為一個(gè)好的項(xiàng)目經(jīng)理，一定要重視進(jìn)度中的階段性里程碑成果，提前做好項(xiàng)目階段性工作的收尾工作。階段性收尾工作是保證項(xiàng)目成功的重要管理手段，它和項(xiàng)目的其他工作一樣，應(yīng)該要納入項(xiàng)目計(jì)劃中并認(rèn)真執(zhí)行、落實(shí)。