有時(shí)候“拒絕”和“承諾”同樣重要，特別對(duì)于忙碌舞弊、身兼重任的項(xiàng)目經(jīng)理來說。
因?yàn)榻?jīng)常需要擺平老板、客戶、下屬等各種復(fù)雜關(guān)系，如果事事都答應(yīng)，總做“老好人”、試圖面面俱到，結(jié)果倒可能弄巧成拙，畢竟每個(gè)人的精力、資源都是有限的?！坝兴粸?，有所必為”才是正確的處世之道。
說“不”，需要勇氣，更需要技巧。筆者在多年工作中總結(jié)了很多關(guān)于“拒絕”方面的技巧，特別總結(jié)出來，與大家共享。
回絕客戶要從四個(gè)方面出發(fā)
項(xiàng)目經(jīng)理日常溝通最多的是客戶，而客戶與項(xiàng)目經(jīng)理交流的焦點(diǎn)主要是“業(yè)務(wù)需求”。如果一開始客戶就能提出比較完善的需求，是每個(gè)項(xiàng)目最理想的狀態(tài)了。但事實(shí)上，99%項(xiàng)目都不是這樣的。為了控制項(xiàng)目的質(zhì)量和進(jìn)度，我們運(yùn)用迭代，但在迭代之中與客戶交流卻又出現(xiàn)新問題。
有的用戶覺得，我們應(yīng)該滿足他們的一切需求，所以總是不斷提出新的需求，或者新的修改完善要求，這造成不可預(yù)料的后果。有些客戶認(rèn)為自已花了錢，所以一字千金，如有不妥，就會(huì)找上級(jí)，以至于毀掉合約。還有的客戶會(huì)讓我們解決項(xiàng)目外的一些事情，無視項(xiàng)目本身和我們公司的利益。
以上這些情況，如果我們?nèi)看饝?yīng)客戶的要求，就會(huì)影響項(xiàng)目成本和項(xiàng)目整體可控性。
在確保雙方利益、友好和諧的狀況下，回絕客戶的無禮要求，是項(xiàng)目經(jīng)理的最終希望。筆者認(rèn)為，可以通過以下4個(gè)方面與客戶進(jìn)行溝通，最終達(dá)到讓客戶放棄。
一是將當(dāng)前涉及的問題與客戶想法滿足之后的狀況進(jìn)行對(duì)比，分析如果把這樣需求帶入系統(tǒng)后可能會(huì)引發(fā)什么后果;
二是詢問是否可以通過其它途徑處理，而不是占用寶貴的項(xiàng)目資源。
三是評(píng)估用戶新提出的需求的可行性與必要性;
四是評(píng)估客戶的要求與本項(xiàng)目相關(guān)性有多大。
當(dāng)然，如果感覺只從以上四個(gè)方面來談，還不足以打動(dòng)客戶，那就要視具體情況點(diǎn)，也許出現(xiàn)問題也不只這些，就需要項(xiàng)目經(jīng)理就具體問題具體分析。
拒絕苛刻上司要埋下三大伏筆
拒絕接受不善體諒他人而又十分苛刻的上司的要求，通常都被視為極度艱難甚至不可能的事。
但是，有些老練的管理者卻找到了一種極為有效的拒絕方法：經(jīng)常將來自上司的原已過多的工作，按輕重緩急編排辦事優(yōu)先次序表，當(dāng)上司再提出額外的工作要求時(shí)，即展示該優(yōu)先次序表，以令他決定最新的工作要求在該優(yōu)先次序表中的恰當(dāng)位置。
這種作法具有三個(gè)好處：第一、讓上司作主裁決，表示對(duì)上司的尊重。第二、行事優(yōu)先次序表既已排滿，則任何額外的工作要求都可能令原有的一部分工作要求無法按原定計(jì)劃完成，因此除非新的工作要求具高度重要性，否則上司將不得不撤銷它或找他人代理。就算新的工作要求具有高度重要性，上司也將不得不撤銷或延緩一部分原已指派的工作，以使新的工作要求能被辦理。第三、部屬若采取這種拒絕方式，將可避免上司誤以為他在推卸責(zé)任。
這個(gè)方法如果還不能“治本”，你就需要在平時(shí)也做好一下三項(xiàng)功課，因?yàn)橛袝r(shí)上司可能不理解你所做的工作，認(rèn)為你在拖延時(shí)間，或沒什么成果可言，：
一是在拿到用戶的需求之后，要做一個(gè)簡(jiǎn)單的總結(jié)，總結(jié)內(nèi)容不必太多，但要有力度，方便領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目一目了然。
二是最好把目前做的主要的工作放在計(jì)劃的顯著位置上，因?yàn)樯纤娟P(guān)心的是你將要做什么，能給公司帶來哪些利益;同時(shí)也會(huì)提醒上司不要用其他不重要的事情來干擾你。
三是項(xiàng)目發(fā)生變更時(shí)，要及時(shí)向上司書面匯報(bào)，并指出潛在的風(fēng)險(xiǎn)所在，比如策劃風(fēng)險(xiǎn)、人的因素、技術(shù)障礙等，讓上司對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)有一定心理準(zhǔn)備，對(duì)你的一些合理化要求也會(huì)支持，同時(shí)一些也會(huì)降低一些不合理的預(yù)期。
安撫下屬要軟中帶硬
來