，在項(xiàng)目的需求過(guò)程中都需要作真實(shí)、準(zhǔn)確的記載。一是為了提高
技術(shù)溝通的準(zhǔn)確性，減少?zèng)_突。二是方便項(xiàng)目新成員學(xué)習(xí)及日后的維護(hù);3、文檔的共享與學(xué)習(xí)。文檔存在的目的之一在于在團(tuán)隊(duì)中快速共享技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，避免成員間的重復(fù)溝通、反復(fù)溝通，增加溝通成本。如一些項(xiàng)目帶有一定的研發(fā)性質(zhì)，有大量的新知識(shí)需要學(xué)習(xí)，那么可以安排一些技術(shù)較好的項(xiàng)目組成員預(yù)先進(jìn)行了較深入的研究，然后在成員之間進(jìn)行了深入的溝通和交流，較快地掌握技術(shù)的核心。然后他們把掌握到的知識(shí)要求編制成規(guī)范統(tǒng)一的技術(shù)文檔，通過(guò)文檔的共享，加上一定的培訓(xùn)，所有成員都能很快掌握這些技能，避免了重復(fù)溝通和“知識(shí)專有”，加速知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)在團(tuán)隊(duì)中的傳播。
三、早溝通、主動(dòng)溝通，把握溝通原則
項(xiàng)目實(shí)施中最怕溝通得晚，問(wèn)題暴露得遲。我們通常會(huì)由于在最后時(shí)刻才得知壞消息而感到憤怒和沮喪，因?yàn)檫@樣已經(jīng)來(lái)不及適應(yīng)變化了的情況。比如客戶提出的一些需求，我們的項(xiàng)目組實(shí)現(xiàn)起來(lái)非常困難，或者目前階段難以解決，但項(xiàng)目經(jīng)理只是一昧地承諾，將實(shí)情隱瞞下來(lái)，并未想辦法解決，這樣到項(xiàng)目的后期客戶還是發(fā)現(xiàn)有較多的承諾未能兌現(xiàn)時(shí)，將非常的不瞞。導(dǎo)致項(xiàng)目的試運(yùn)行或驗(yàn)收都會(huì)遇到較大的阻礙。
盡早溝通、主動(dòng)溝通說(shuō)到底是對(duì)溝通的一種態(tài)度，對(duì)于異于尋常的問(wèn)題，特別是責(zé)任不在于已或責(zé)任真空的問(wèn)題，不能夠例行性提交反映就算了，由于角色不同，對(duì)同樣問(wèn)題各人理解不同，特別是決策層，對(duì)技術(shù)性問(wèn)題可能敏感度和理解度都不夠，如不進(jìn)行主動(dòng)和進(jìn)一步的溝通，問(wèn)題很可能就擺在一邊，如果等到事態(tài)嚴(yán)重了再翻出這個(gè)問(wèn)題，也許解決問(wèn)題最好時(shí)機(jī)就過(guò)去了。溝通中積極、主動(dòng)的態(tài)度，實(shí)踐證明是非常重要的。
為了提高提高溝通的效率和效果，也需要把握如下一些基本原則。
1)溝通內(nèi)外有別。即要求團(tuán)隊(duì)作為一個(gè)整體對(duì)外意見(jiàn)要一致，一個(gè)團(tuán)隊(duì)要用一種聲音說(shuō)話。
2)非正式的溝通有助于關(guān)系的融洽。比如在需求獲取階段，采用非正式溝通的方式，可以與客戶拉近距離，反而能獲得更多的信息。
3)采用對(duì)方能接受的溝通風(fēng)格。注意肢體語(yǔ)言、語(yǔ)態(tài)給對(duì)方的感覺(jué)。始終向客戶傳遞一種合作和雙贏的態(tài)度。不論在何種情況下，都要避免與客戶產(chǎn)生言語(yǔ)上的沖突。
4)溝通的升級(jí)原則。當(dāng)溝通上出現(xiàn)困難時(shí)，可以采用溝通升級(jí)原則，即第一步，和對(duì)方溝通;第二步，和對(duì)方的上級(jí)溝通;第三步，和自己的上級(jí)溝通;第四步，自己的上級(jí)和對(duì)方的上級(jí)溝通。
5)掃除溝通的障礙。職責(zé)定義不清、目標(biāo)不明確、文檔制度不健全、過(guò)多使用行話等都是溝通的障礙。在平常的項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，必須盡量避免出現(xiàn)這樣的情況，逐步清除一些不良的溝通習(xí)慣。
目前各IT公司在經(jīng)歷了各種項(xiàng)目失敗的教訓(xùn)后，逐漸認(rèn)識(shí)到，沒(méi)有好的溝通管理，公司的運(yùn)作會(huì)存在巨大的隱患。溝通管理已經(jīng)不僅是各企業(yè)的主觀要求，也是行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和客戶理所應(yīng)當(dāng)?shù)囊蟆１疚闹刑岢龅倪@些溝通建議，是希望能夠起到拋磚引玉的效果，希望各位同仁可以提出更多更好的方法來(lái)改善我們的勾通效果，進(jìn)一步提高公司的客戶滿意度，最終與客戶建立長(zhǎng)期良好的合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)雙贏。