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多項(xiàng)目時(shí)間管理經(jīng)驗(yàn)分享

2015/11/9 0:06:58 |  3986次閱讀 |  來源:網(wǎng)友轉(zhuǎn)載   【已有0條評(píng)論】發(fā)表評(píng)論

  人的一生中要搞定多少項(xiàng)目?職業(yè)生涯?公司并購?論文?旅行?養(yǎng)孩子?照顧家庭?我想一定是數(shù)不過來,更可怕的是,不管你前一個(gè)項(xiàng)目是否結(jié)束,是否結(jié)束,后一個(gè)新項(xiàng)目都會(huì)強(qiáng)行進(jìn)入 ,這可比老板的要求嚴(yán)格多了。人生其實(shí)就是一個(gè)大項(xiàng)目,人人都是產(chǎn)品經(jīng)理,都在解決5個(gè)W(Who、What、When、Where、Why)和一個(gè)H(How)的問題

  如何能讓自己在多項(xiàng)目的管理中更加有效率?更加有掌控力?更加有品質(zhì)?我分享三個(gè)簡(jiǎn)單的方法,用omni focus舉例(其實(shí)Doit.im也是一樣用法)。

  批次處理應(yīng)該是最實(shí)用的提高效率的方式 ,舉例:

  把需要電話解決的事情,比如說5件,列在一起,然后一次性全部打出去,比把5個(gè)電話分散到上午打2通、下午打3通,效率要高,為什么呢?

  因?yàn)檫@樣合并了每次打電話的啟動(dòng)成本和結(jié)束成本 ,不知道你有沒有這樣的體驗(yàn):

  1、打電話前除了準(zhǔn)備好要說的內(nèi)容,還要準(zhǔn)備好打電話情緒和狀態(tài)(從工作的煩躁?duì)顟B(tài)切換到跟客戶打電話的熱情飽滿狀態(tài))。

  2、要把當(dāng)前的工作放下,去打電話,然后再切換回剛才的工作,這也是非常大的成本,有的時(shí)候狀態(tài)很難再切換回去,掛掉電話之后就不想再寫剛剛開了頭的文檔了。

  所以,批次處理就是讓你一趟地鐵直達(dá),而不是換五趟地鐵才到, 這樣一來,效率自然提升不少。

  接下來的問題是,如何在多項(xiàng)目管理中盡量多的用批次處理的方法搞定行動(dòng),推動(dòng)項(xiàng)目,分3步:

  第1步:設(shè)置你最常用到的情境

  情境不需要設(shè)置太多,5個(gè)以內(nèi)就ok ,否則自己會(huì)比較容易忘掉,可以設(shè)置情境的忘了設(shè)置情境,那么你將對(duì)整個(gè)情境產(chǎn)生不信任的感覺,所以寧愿一開始的時(shí)候少一點(diǎn),但是一旦符合條件的行動(dòng),就必須加入情境。

  我的情境有三個(gè):

  1、phone:需要通過電話解決的事情。

  2、Going out:需要外出解決的事情,比如說,三個(gè)項(xiàng)目都有需要外出解決的事情,有的是跑合同,有的是買材料,有的是拜訪客戶,那么當(dāng)你今天必須要出門的時(shí)候,不如就把今天定為“外出日”,列出所有需要外出解決的事情,出一趟門,全部搞定!

  3、Waiting:授權(quán)出去后需要等待回復(fù)的行動(dòng),我都會(huì)加上這個(gè)情境,我猜你一定在授權(quán)出去的行動(dòng)上加了時(shí)間底線對(duì)吧?所以你覺得時(shí)間底線到了,你再去催他,不就ok了~我以前就是這么做的,但后來發(fā)現(xiàn)到了時(shí)間底線那一天去催他的時(shí)候才發(fā)現(xiàn),他完全會(huì)錯(cuò)了意,搞錯(cuò)了方向,于是不得不重新來過,所以后來我打算主動(dòng)一點(diǎn),有空的時(shí)候就用這個(gè)情境把所有授權(quán)出去的事情列出來,看看哪個(gè)不是很有把握,就主動(dòng)溝通一下,有人說,在公司里,良好的溝通是高效的基礎(chǔ),我蠻認(rèn)同的。

  第2步:錄入行動(dòng)時(shí)加入情境屬性

  這個(gè)操作很簡(jiǎn)單,養(yǎng)成習(xí)慣需要一段時(shí)間,關(guān)鍵是你要知道你的情境都是什么,還有它們之間的界限在哪里 ,比如@phone和@XX客戶,它們之間的界限就不清晰,如果有一個(gè)行動(dòng)是給XX客戶打電話,你就不得不二選其一,情境應(yīng)該是分類,而不是標(biāo)簽,大多數(shù)的軟件也是這樣設(shè)計(jì)的。

  omni focus里面很方便,快捷鍵彈出收集窗口,用鍵盤錄入行動(dòng),用tab和向下箭頭可以選擇項(xiàng)目和情境,全鍵盤操作很舒服。

  第3步:篩選出符合情境的行動(dòng)

  這一步就很簡(jiǎn)單了,覺察你現(xiàn)在處在哪個(gè)情境下,打開軟件看看有什么是現(xiàn)在可以做的,讓大腦用來思考和決策,讓電腦來提供資料和訊息 。

  你根本不用關(guān)心這些行動(dòng)屬于哪個(gè)項(xiàng)目,你只要知道,將他們批次處理完,

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