管理數(shù)以百計(jì)的IT項(xiàng)目并不是一件非常容易的事情，一些管理策略，例如項(xiàng)目組合管理project portfolio management (PPM)能夠在某種程度上減輕CIO的負(fù)擔(dān)。具體來(lái)說(shuō)，CIO不得不客服時(shí)間上和項(xiàng)目細(xì)節(jié)上的束縛，因?yàn)橛刑嗟捻?xiàng)目，他們不能對(duì)一個(gè)組合中的所有項(xiàng)目進(jìn)行了解。但是，管理一個(gè)組合，并且對(duì)每一個(gè)組合中的項(xiàng)目決定它的合適的預(yù)算是可行的。一個(gè)CIO也許能夠從預(yù)算的角度對(duì)100個(gè)大約花費(fèi)$1 billion的項(xiàng)目進(jìn)行審查，而不是對(duì)成百上千個(gè)項(xiàng)目逐個(gè)的去了解。
PPM不像其他的方式，它允許CIO們積極的參與進(jìn)來(lái)，在保持一個(gè)美好的前景的基礎(chǔ)上，來(lái)最大化他們IT投資組合的價(jià)值，從這個(gè)方面上來(lái)看，PPM是一個(gè)獨(dú)一無(wú)二的方法。IT計(jì)劃和投資基金很相象；舉例來(lái)說(shuō)，計(jì)劃由許多項(xiàng)目來(lái)組成，每一個(gè)項(xiàng)目都對(duì)整個(gè)IT計(jì)劃的目標(biāo)加以支撐，這和投資基金中的股票和證券非常相象。
像基金經(jīng)理一樣管理IT項(xiàng)目組合
IT組織不得不像基金經(jīng)理對(duì)待客戶那樣對(duì)待他們的商業(yè)伙伴：確定組合的目標(biāo)，同時(shí)也要確定和這些目標(biāo)相關(guān)的投資。
以下是一個(gè)現(xiàn)代投資銀行的例子，涉及到每年IT項(xiàng)目組合的選擇和計(jì)劃的過(guò)程。
在開(kāi)始計(jì)劃的過(guò)程中，CIO們和他們的商業(yè)伙伴CEO們進(jìn)行開(kāi)會(huì)討論，來(lái)了解他們的IT項(xiàng)目組合的目標(biāo)和可用的投資額度。像基金經(jīng)理一樣，CIO們應(yīng)該選擇那些能夠和客戶目標(biāo)的優(yōu)先級(jí)和投資額度相匹配的IT項(xiàng)目。這是一個(gè)二元的選擇過(guò)程，在目前的資金和員工的資源條件下，只能選擇A或者是B？
在開(kāi)始計(jì)劃的時(shí)候，CIO們不能確切的知道他們最終能夠進(jìn)行多少投資。在我們這個(gè)投資銀行的例子里，CEO將按照最優(yōu)的觀點(diǎn)，認(rèn)為今年的IT預(yù)算最好是比去年增長(zhǎng)20％。這個(gè)預(yù)算方案最終由CEO拍板定案。然后公司的CIO將會(huì)按照公司CEO對(duì)企業(yè)目標(biāo)優(yōu)先級(jí)的界定來(lái)分配手中的IT預(yù)算。
在CIO們需要知道他們的商業(yè)伙伴的目標(biāo)的時(shí)候，企業(yè)的CIO也同時(shí)需要知道如何對(duì)這些商業(yè)目標(biāo)劃定優(yōu)先級(jí)。在企業(yè)的CEO已經(jīng)決定了公司下一年度的預(yù)算的時(shí)候，這將有助于企業(yè)的CIO決定所得到的IT預(yù)算的投向所在。
企業(yè)的CIO在和CEO會(huì)面之后，他們削減了預(yù)算－在大多數(shù)情況下，不會(huì)完全削減預(yù)算－使IT方面的預(yù)算能夠和企業(yè)整體的預(yù)算和企業(yè)的目標(biāo)優(yōu)先級(jí)相匹配。當(dāng)CIO削減預(yù)算的時(shí)候，這通常意味著組成整個(gè)IT計(jì)劃的項(xiàng)目需要從原有的計(jì)劃中被刪除。
具體來(lái)說(shuō)，當(dāng)CIO決定削減衍生品全球交易平臺(tái)項(xiàng)目的預(yù)算的時(shí)候，大約削減15％，負(fù)責(zé)這個(gè)項(xiàng)目的執(zhí)行人員必須執(zhí)行這個(gè)決定。CIO決定整個(gè)項(xiàng)目的預(yù)算情況，執(zhí)行人員則負(fù)責(zé)整個(gè)IT項(xiàng)目中的哪個(gè)項(xiàng)目被削減。執(zhí)行人員清楚IT項(xiàng)目的細(xì)節(jié)，CIO工作在項(xiàng)目的計(jì)劃層面，并通過(guò)有效的方式，把策略上的預(yù)算決定落實(shí)到具體的實(shí)施中去。
在許多組織中，企業(yè)級(jí)CIO和各個(gè)商業(yè)單元的CIO發(fā)現(xiàn)他們經(jīng)常陷入一個(gè)令人苦惱的，耗費(fèi)時(shí)間的，沒(méi)有盡頭的削減預(yù)算，再次削減預(yù)算，和重新對(duì)投資的優(yōu)先級(jí)進(jìn)行評(píng)級(jí)的怪圈。