自1998年起，陸續(xù)出現(xiàn)項(xiàng)目群管理相關(guān)的文章;專(zhuān)家們認(rèn)為I T項(xiàng)目群管理為財(cái)務(wù)上投資組合的一環(huán);是可以擴(kuò)大項(xiàng)目?jī)r(jià)值，并確保每個(gè)項(xiàng)目均能符合企業(yè)需求，以降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的有效方法?；谶@樣的認(rèn)知，多家軟件公司也推出各式軟件工具，宣稱(chēng)能以簡(jiǎn)單易讀的顏色區(qū)分來(lái)做全面化的I T項(xiàng)目群管理，這些軟件工具被用來(lái)進(jìn)行項(xiàng)目排序;使項(xiàng)目的審核、規(guī)劃、資源安排、進(jìn)度追蹤能予以簡(jiǎn)化或自動(dòng)化，并有標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)算方法來(lái)衡量項(xiàng)目報(bào)酬率。國(guó)際C I O協(xié)會(huì)的成員們認(rèn)為IT項(xiàng)目群管理絕對(duì)不是一個(gè)簡(jiǎn)單的任務(wù)，以下是他們分享的經(jīng)驗(yàn)。
1、友善的項(xiàng)目管理環(huán)境
簡(jiǎn)單地說(shuō)，I T項(xiàng)目群管理是一個(gè)做項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)排列的方法。但要做好項(xiàng)目排序，必須要做好兩件事：首先，要依照企業(yè)需求的變化，不斷地進(jìn)行項(xiàng)目排序的調(diào)整;其次，要衡量項(xiàng)目是否能達(dá)成預(yù)期的效益。幾個(gè)的副總裁就說(shuō)：“除非有一個(gè)很強(qiáng)的支持系統(tǒng)配合，否則IT項(xiàng)目群管理將無(wú)法運(yùn)作?！?/span>
對(duì)他們來(lái)說(shuō)，這個(gè)支持系統(tǒng)是指設(shè)立一個(gè)I T程序設(shè)計(jì)辦公室，負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)、項(xiàng)目管理、項(xiàng)目組合的標(biāo)準(zhǔn)程序管理;以及一個(gè)由相關(guān)部門(mén)管理者組成的團(tuán)隊(duì)，專(zhuān)注于協(xié)助各事業(yè)單位在有限的I T產(chǎn)能下創(chuàng)造最大價(jià)值。他們?cè)O(shè)置了一個(gè)由各事業(yè)單位及功能單位代表們組成的管理委員會(huì)，每一個(gè)委員會(huì)成員帶領(lǐng)一個(gè)監(jiān)督小組，為他們所屬的事業(yè)單位或功能單位的IT項(xiàng)目進(jìn)行排序。
這樣的架構(gòu)，使項(xiàng)目群管理所投入的努力獲得成功。越來(lái)越多的項(xiàng)目由事業(yè)單位發(fā)起與主導(dǎo)，使得I T部門(mén)可以投注更多心力在高價(jià)值的項(xiàng)目上面。如此一來(lái)，部份的IT人力也可以從應(yīng)用程序的開(kāi)發(fā)工作中抽調(diào)出來(lái)。
2、保持事業(yè)單位的熱情
若已成功地讓各事業(yè)單位的高階主管從全公司的角度來(lái)關(guān)注IT投資，則接下來(lái)最主要的挑戰(zhàn)就是如何繼續(xù)讓他們保持關(guān)注。過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)說(shuō)到：”往往I T管理委員會(huì)成立后，沒(méi)多久就解散了;主要原因是大家都感到厭煩了?！?/span>
定期開(kāi)會(huì)是I T需求管理委員會(huì)(由代表最常使用I T服務(wù)的作業(yè)部門(mén)及事業(yè)部門(mén)的副總裁們組成)能持續(xù)運(yùn)作的關(guān)鍵因素。當(dāng)Kraus在為Intelsat在規(guī)劃IT發(fā)展藍(lán)圖(IT road map)的時(shí)侯，這個(gè)委員會(huì)每個(gè)月開(kāi)一次會(huì);但會(huì)議中無(wú)法對(duì)未議決的事項(xiàng)做成結(jié)論，也無(wú)法完成工作的主排程(maste r schedule)，所以將會(huì)議改為每個(gè)月兩次。
由于與會(huì)的副總裁們看到項(xiàng)目順利發(fā)展為他們帶來(lái)好處，因此也支持多開(kāi)會(huì)。而當(dāng)完成I T發(fā)展藍(lán)圖的規(guī)劃后，這個(gè)會(huì)議就改回每個(gè)月召開(kāi)一次了。
在這個(gè)會(huì)議中會(huì)進(jìn)行新項(xiàng)目的簡(jiǎn)報(bào)、設(shè)定項(xiàng)目組合的開(kāi)發(fā)順序、討論資源的配置、檢討項(xiàng)目的狀況，以及想辦法解決有問(wèn)題的項(xiàng)目。專(zhuān)家并未使用正式的項(xiàng)目評(píng)分方法來(lái)衡量新的項(xiàng)目，但他正在嘗試將項(xiàng)目的結(jié)案檢討列入委員會(huì)的工作中。
專(zhuān)家提到，有一個(gè)例行的會(huì)議來(lái)討論IT項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)順序，有助于改善IT部門(mén)及事業(yè)單位的溝通，以及事業(yè)單位與事業(yè)單位之間的溝通。但是也認(rèn)為，他自己仍須繼續(xù)努力于讓I T項(xiàng)目群管理，更切合事業(yè)單位的需求。他說(shuō)：”讓大家坐在一起同心協(xié)力，唱著同樣的曲調(diào)，以前從來(lái)沒(méi)有過(guò)這個(gè)樣子，但我們做到了。我們須要持續(xù)努力讓大家一起來(lái)參與，并借機(jī)會(huì)教育他們。”
3、先求有再求好
如果你的公司沒(méi)有這些項(xiàng)