人員切實地做好各項組織、協(xié)調(diào)和準備工作，配合項目團隊共同完成這個階段的工作。
當項目的某個階段的工作完成后，項目團隊和用戶共同檢查和記錄這個階段的可交付成果，將項目的實際狀況通報給項目各方，肯定工作成績。鼓舞項目各方的士氣，使得項目的各個參與方進一步堅定項目必勝的信心;同時，及時地分析問題以尋求改進，消除存在的分歧和誤解。保障并進一步提高用戶參與項目活動的熱情。
當前的時代是一個合作的時代，信息系統(tǒng)的建設也無法脫離這個主題，它需要信息系統(tǒng)供應商、用戶以及項目的其他參與方(如硬件提供商)的共同協(xié)作。
所以，高效和健全的項目溝通管理是項目團隊為提高用戶的積極參與所做出的不懈努力，有效的溝通可以使用戶及時了解項目的進展情況，保證項目符合用戶的要求，并按照既定的計劃向前推進，使用戶認同項目的進度并建立預期，及時發(fā)現(xiàn)和解決項目推進過程中遇到的問題。
總的來說，信息系統(tǒng)的建設需要項目各方的充分溝通，只有在充分溝通基礎(chǔ)上進行的項目，才能保證項目各方的思想統(tǒng)一、步調(diào)一致，項目才能最終邁向成功。
三、與信息系統(tǒng)供應商和此項目的具體負責人和信息部門人員的溝通
溝通原則：充分溝通、換位思考、通力合作，責任共擔、成果共享
有了主要負責人和集團信息主管的實際參與，還需要一位具有一定權(quán)力、懂管理并了解集團信息化戰(zhàn)略和子公司業(yè)務情況的人員擔任該項目的用戶方負責人。此負責人最終由子公司的信息主管擔任，他是主要負責人推進信息化建設的主要助手，負責將信息化發(fā)展戰(zhàn)略與信息化建設結(jié)合在一起，進行企業(yè)信息化應用的總體規(guī)劃和設計，他負責帶領(lǐng)子公司信息部門鼓動和組織子公司各級部門和人員積極參與信息系統(tǒng)的建設，他是項目團隊與企業(yè)之間的橋梁。
項目團隊要以充分溝通、換位思考、通力合作，責任共擔、成果共享為溝通原則，充分搭建好此負責人這座溝通橋梁。項目團隊要從新技術(shù)發(fā)展角度出發(fā)，充分理解企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃，提出一些可行的企業(yè)信息化建設的發(fā)展模式。用戶方項目負責人及信息部門要以集團信息化總體戰(zhàn)略為引領(lǐng)目標，從子公司業(yè)務發(fā)展規(guī)劃角度來看待企業(yè)的信息化建設。雙方要建立經(jīng)常性舉行會議的制度，共同探討企業(yè)信息化建設的總體規(guī)劃和設計思路，通報項目的進展狀況、分析出現(xiàn)的問題，組織經(jīng)驗交流;同時，項目團隊努力促進子公司信息部門主動地與集團和子公司各級部門溝通，將項目任務和信息傳遞給各級部門并收集各相關(guān)部門的反饋信息。