后者對預(yù)防和矯正偏差，避免慣性有強(qiáng)大的作用。這些“事務(wù)”，我習(xí)慣上認(rèn)為都是項(xiàng)目的關(guān)鍵點(diǎn)。這也就是說，項(xiàng)目的階段點(diǎn)和里程碑毫無疑問都是關(guān)鍵點(diǎn)，但關(guān)鍵點(diǎn)絕不僅僅是這些。
從經(jīng)驗(yàn)主義出發(fā)，對關(guān)鍵點(diǎn)的定義可以概括如下：
·項(xiàng)目干系人關(guān)注的;
·即將發(fā)生的，可能會(huì)對項(xiàng)目造成可觀測到的偏差的問題;
·可以預(yù)見將成為一個(gè)重點(diǎn)、難點(diǎn)工作的問題。
例如，在一個(gè)項(xiàng)目運(yùn)行到了需求階段，其關(guān)鍵點(diǎn)并不僅僅是這個(gè)階段的計(jì)劃、進(jìn)度、成本，幾個(gè)常見的容易被遺漏的關(guān)鍵點(diǎn)是：
項(xiàng)目組在需求調(diào)研后，有沒有把結(jié)果和方案、預(yù)算、范圍進(jìn)行對比?發(fā)現(xiàn)偏差后措施如何?
客戶對需求工作的理解如何?是否需要和客戶制定需求變更的工作制度?是否向客戶闡明了項(xiàng)目組的需求管理計(jì)劃?這些典型的事務(wù)，也是項(xiàng)目的關(guān)鍵點(diǎn)，并且我們可以看到，上述問題如果處理不當(dāng)，很可能會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目后期產(chǎn)生糾紛，而這些糾紛一旦發(fā)生，就會(huì)變成被動(dòng)管理，成為救火。
當(dāng)然，從某些角度來看，這種關(guān)鍵點(diǎn)管理和提高主動(dòng)管理量的事務(wù)很像是風(fēng)險(xiǎn)管理，但這不完全等同于風(fēng)險(xiǎn)管理。這是一種對項(xiàng)目常規(guī)重要事務(wù)的管理，其中包括了對風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別。
結(jié)論：不可能完全精細(xì)化管理的時(shí)候，只能進(jìn)行關(guān)鍵點(diǎn)管理，這時(shí)候最重要的是發(fā)現(xiàn)關(guān)鍵點(diǎn)和定義關(guān)鍵點(diǎn)。
三、時(shí)間管理
第三個(gè)多項(xiàng)目管理中的感悟是如何才能安排好自己的工作。可能很多人都有體會(huì)，在多項(xiàng)目管理中，也許你不是時(shí)間真的不夠，但你總是感覺很忙，這種情況，很可能是對自己的時(shí)間管理沒做到位導(dǎo)致的。時(shí)間管理不是傳統(tǒng)學(xué)科，是新興的一門主要基于于方法論的技能，在一個(gè)時(shí)間管理系統(tǒng)里面，主要強(qiáng)調(diào)的元素有以下幾點(diǎn)：
1.紀(jì)事：這是通常我們所說的筆記本，這是時(shí)間管理中的輸入環(huán)節(jié)，用于記錄信息、臨時(shí)被安排或被驅(qū)動(dòng)的事項(xiàng);
2.日歷：也稱為日程安排，這是時(shí)間管理系統(tǒng)中用于安排工作的工具，日程管理里面有按周期發(fā)生的例行事務(wù)(例如周報(bào))，也有非例行事務(wù)，日程安排也是整個(gè)時(shí)間管理的最終輸出物;
3.待辦：待辦是由紀(jì)事中整理而來的，需要處理的事務(wù)，可以劃分優(yōu)先級(jí)，并定義完成時(shí)間，最終歸納至日程安排當(dāng)中;
4.通訊錄：在時(shí)間管理中，通訊錄也被列為一個(gè)重要的概念，很多通過紀(jì)事錄入的信息里面會(huì)包含聯(lián)系人，因此有一個(gè)快捷的通訊錄，可以大幅提高工作效率;
5.任務(wù)：這是時(shí)間管理系統(tǒng)里的一個(gè)工具，主要用于針對復(fù)雜事務(wù)進(jìn)行思路整理和分析，并且可以編排任務(wù)分解和待辦。
另外，到目前為止，智能手機(jī)上的軟件里面，最成熟也最實(shí)用的，也是一些時(shí)間管理軟件，例如Agendus、Bonsai等。
結(jié)論：利用上班在地鐵上的10分鐘，我們可以對一整天的工作做好精確的計(jì)劃。
多項(xiàng)目管理是一門很復(fù)雜的學(xué)科，在這里借《摩卡人》刊物一角談?wù)勛约旱母邢耄瑨伌u引玉，希望能夠看到更多的研究和探討。