同時(shí)，在設(shè)計(jì)部、采購(gòu)部、施工部分別設(shè)置文檔控制工程師，文檔控制工程師與上述職能部門專業(yè)工程師相互協(xié)作配合，從而有效的加強(qiáng)了該項(xiàng)目文檔控制各工作界面之間的相互聯(lián)系。隨著設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工等項(xiàng)目工作的陸續(xù)全面展開，以及項(xiàng)目部由國(guó)內(nèi)動(dòng)遷到了國(guó)外，文控人員配置也經(jīng)歷了四個(gè)主要階段：
第一階段：項(xiàng)目啟動(dòng)，設(shè)置了兩名文檔控制工程師負(fù)責(zé)項(xiàng)目前期文檔的相關(guān)工作
第二階段：隨著設(shè)計(jì)工作的全面開展，增加了兩名文檔控制工程師負(fù)責(zé)國(guó)內(nèi)項(xiàng)目部的文檔控制工作，同時(shí)增加了一名文檔控制工程師負(fù)責(zé)國(guó)外項(xiàng)目部的文檔控制工作;
第三階段：隨著采購(gòu)和施工工作的全面開展，增加了四名文檔控制工程師負(fù)責(zé)國(guó)外項(xiàng)目部的文檔控制工作;
第四階段：隨著項(xiàng)目工作的逐步完成，文檔控制工程師將工作重心調(diào)整為項(xiàng)目交工資料整理，并最終實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件交付。
從上述四個(gè)主要階段來(lái)看，對(duì)于規(guī)模龐大、地點(diǎn)分散的該項(xiàng)目而言，其控制部文檔控制小組的人員配置相對(duì)來(lái)說(shuō)較為精簡(jiǎn)，要實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文檔控制工作的良好執(zhí)行，是離不開項(xiàng)目部主要職能部門的文檔控制工程師和專業(yè)工程師的配合和協(xié)作的。項(xiàng)目部雖然將文檔控制小組歸至控制部，但文檔控制小組與其它項(xiàng)目部重要職能的交流不夠，并沒有充分介入到項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、費(fèi)用等統(tǒng)一的綜合控制管理中，致使文檔控制相對(duì)獨(dú)立，沒能更好的與項(xiàng)目管理結(jié)合起來(lái)。雖然最終的項(xiàng)目文檔控制工作執(zhí)行結(jié)果令人滿意，但此種文檔控制管理執(zhí)行模式存在以下不足需要改進(jìn)：
文檔控制小組雖隸屬于項(xiàng)目部控制部，但與控制部自身的其它職能交流較少，沒有設(shè)置明確的工作界面與工作接口程序，沒能發(fā)揮出與控制部其它主要職能的配合效果，沒能起到對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、費(fèi)用等進(jìn)行綜合管理控制的作用;
由于項(xiàng)目工作地點(diǎn)在國(guó)內(nèi)外兩地，文控人員分布于項(xiàng)目部多個(gè)職能部門等特點(diǎn)，不能對(duì)項(xiàng)目文檔進(jìn)行統(tǒng)一的集中的管理控制，文檔控制工程師和各職能部門專業(yè)工程師的聯(lián)系比較松散，工作方式、方法存在差異，缺乏文控溝通管理計(jì)劃。
通過上述案例能夠發(fā)現(xiàn)，對(duì)于一個(gè)現(xiàn)代化的國(guó)際工程建設(shè)項(xiàng)目，合理、適用的文控組織機(jī)構(gòu)與管理模式是提升項(xiàng)目管理水平、實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理目標(biāo)的必要條件。
從上述案例可以看出，目前國(guó)際工程建設(shè)項(xiàng)目文檔控制工作效果仍有待提高，項(xiàng)目總承包商對(duì)文檔控制工作缺乏必要的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，在項(xiàng)目中無(wú)法按照一個(gè)統(tǒng)一的、國(guó)際化的文檔控制體系來(lái)運(yùn)作相關(guān)工作，各工作界面的操作無(wú)法統(tǒng)一，造成文檔控制工作結(jié)果參差不齊，進(jìn)而側(cè)面降低了項(xiàng)目管理的質(zhì)量。文控組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置應(yīng)該參照項(xiàng)目的承包模式、規(guī)模、周期、組織機(jī)構(gòu)及項(xiàng)目管理需求進(jìn)行確定，以便項(xiàng)目文檔控制工作能夠順利開展，并且有效輔助項(xiàng)目管理，加快項(xiàng)目的進(jìn)度，減少因項(xiàng)目文檔問題帶來(lái)的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。
另外，由于工作性質(zhì)和企業(yè)特點(diǎn)，項(xiàng)目總承包商不能長(zhǎng)期儲(chǔ)備專業(yè)的文控人員，往往是等到項(xiàng)目開始后才著手開始文控工作的籌備，在項(xiàng)目執(zhí)行過程中還將面臨較高的文控人員流失率，需要進(jìn)行二次招聘和培訓(xùn)，對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行造成了極大風(fēng)險(xiǎn)。
隨著人力資源費(fèi)用及工程公司對(duì)文控人員素質(zhì)要求的不斷提升，臨時(shí)招聘項(xiàng)目文控人員的模式必將會(huì)為項(xiàng)目造成很大的風(fēng)險(xiǎn)。中國(guó)經(jīng)濟(jì)的國(guó)際化腳步加速，隨著中國(guó)工程建設(shè)領(lǐng)域的騰飛，國(guó)際工程總承包的市場(chǎng)前景必將是更加廣闊的，同時(shí)也面臨著激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和巨大的挑戰(zhàn)。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，國(guó)際總承包項(xiàng)目管理水平將最終決定工程公司的核心競(jìng)爭(zhēng)力，項(xiàng)目文檔控制也將成為各大國(guó)際工程公司的管理重點(diǎn)。
目前國(guó)內(nèi)已經(jīng)可見項(xiàng)目文檔控制整體業(yè)務(wù)流程外包的高技術(shù)服務(wù)，同時(shí)能夠適應(yīng)國(guó)際工程項(xiàng)目雙語(yǔ)環(huán)境的特點(diǎn)，相信在不久的將來(lái)，通過業(yè)務(wù)流程外包的高技術(shù)服務(wù)的形式，完成國(guó)際大型工程建設(shè)項(xiàng)目文檔控制工作將是廣大項(xiàng)目業(yè)主和工程公司的首選。