在眾多采用總承包項(xiàng)目管理模式的國(guó)際化工程建設(shè)項(xiàng)目中，國(guó)內(nèi)的工程建設(shè)項(xiàng)目總承包商逐漸意識(shí)到了文檔控制管理在項(xiàng)目管理實(shí)施過程中的重要性和必要性。
下面通過兩個(gè)國(guó)際油田項(xiàng)目的實(shí)踐案例，重點(diǎn)講解文檔控制小組隸屬于不同的總承包商項(xiàng)目部職能部門的工作特點(diǎn)及存在的主要問題。
案例分析1：
某國(guó)際油田項(xiàng)目，由兩個(gè)獨(dú)立的區(qū)域組成，主要地面設(shè)施包括：兩座集油站、一座中心處理站、三條油氣外輸管線和一條新鮮水管線組成。在該項(xiàng)目中，文檔控制工作小組隸屬于行政部，通過整體外包的形式開展文檔控制工作。該項(xiàng)目為EPC總承包項(xiàng)目，項(xiàng)目文件主要包括以下五個(gè)部分：
信函、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄等文書類文件;
項(xiàng)目管理類文件;
工程技術(shù)文件;
供貨商文件;
合同商務(wù)類文件。
根據(jù)EPC總承包項(xiàng)目的特點(diǎn)，文檔控制工程師主要分布于設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工三個(gè)部門，在關(guān)系上隸屬于行政部文檔控制小組統(tǒng)一管理。信函、會(huì)議紀(jì)要等文書類文件及項(xiàng)目管理類文件由行政部文檔控制小組統(tǒng)一管理，工程技術(shù)文件由設(shè)計(jì)部文檔控制工程師負(fù)責(zé)管理，供貨商文件由采購(gòu)部文檔控制工程師負(fù)責(zé)管理。文控團(tuán)隊(duì)主要的工作職責(zé)包括以下內(nèi)容:
負(fù)責(zé)項(xiàng)目文書類文件、管理類文件、工程技術(shù)文件、供貨商文件及合同商務(wù)類文件的收集、整理、流轉(zhuǎn)、歸檔、管理、統(tǒng)計(jì)、檢索、借閱等工作;項(xiàng)目經(jīng)理博客
負(fù)責(zé)項(xiàng)目應(yīng)用的各類文件模板的編制及修訂;
定期對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行檢查、評(píng)審，包括對(duì)項(xiàng)目文件的查借閱情況、存檔準(zhǔn)確性，以及是否按項(xiàng)目文檔控制程序執(zhí)行等。項(xiàng)目管理者聯(lián)盟
通過對(duì)項(xiàng)目文檔控制工作的總結(jié)，國(guó)際大型工程建設(shè)項(xiàng)目通常需要文控人員兼顧一些文檔控制工作以外的其它工作內(nèi)容，這對(duì)于文控人員來說是一個(gè)較大的風(fēng)險(xiǎn)。明確文控人員的崗位職責(zé)和工作界面，將文檔控制工作落實(shí)到具體的崗位中，增加工作界面協(xié)調(diào)管理制度，使項(xiàng)目文檔控制涉及的每項(xiàng)工作有理可依、有據(jù)可查，能夠大大提高文檔控制工作效率，提升項(xiàng)目文檔管理的工作質(zhì)量，進(jìn)而輔助項(xiàng)目管理相關(guān)工作有序開展。
此外，項(xiàng)目各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視及明確的文控組織機(jī)構(gòu)與隸屬關(guān)系同樣是項(xiàng)目文檔控制工作的重要保障。在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，通常會(huì)在各職能部門設(shè)置項(xiàng)目秘書，由項(xiàng)目秘書負(fù)責(zé)信函、會(huì)議紀(jì)要等文書類文件的起草，并與文檔控制工程師形成清晰的工作界面，相互配合完成工作。
國(guó)際項(xiàng)目通常要求更加嚴(yán)格、規(guī)范，通常國(guó)外項(xiàng)目稱呼的文檔控制工程師都具備十年以上，甚至更久的項(xiàng)目文檔控制實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)。國(guó)際項(xiàng)目的執(zhí)行規(guī)范要求更加細(xì)致，國(guó)際項(xiàng)目的控制程序和工作流程通常是非常詳實(shí)的。一般國(guó)際項(xiàng)目的業(yè)主都會(huì)要求使用國(guó)際知名的文檔管理系統(tǒng)，對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生的電子文檔進(jìn)行統(tǒng)一的管理。國(guó)際項(xiàng)目的項(xiàng)目管理要求較高，一般都會(huì)與不少國(guó)內(nèi)外的知名企業(yè)合作，所以標(biāo)準(zhǔn)化的項(xiàng)目管理實(shí)踐，可以使項(xiàng)目工作順暢有效的開展，使項(xiàng)目涉及的各單位、各界面都能夠更好的協(xié)作。
案例分析2：
某油田地面工程項(xiàng)目分兩期建設(shè)，一期300萬噸/年，計(jì)劃于2011年6月30日機(jī)械竣工;二期600萬噸/年，計(jì)劃于2011年12月30日機(jī)械竣工。主要包括：原油中心處理站、電站、氣處理裝置、注水站、水源站、外輸管線、單井、計(jì)量站、集輸管線、輸電線路等工程。由于該項(xiàng)目規(guī)模較大，產(chǎn)生的項(xiàng)目文檔種類和數(shù)量繁多，因此在文控執(zhí)行模式方面，項(xiàng)目部根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)，將文檔控制小組歸至控制部，與工程進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、費(fèi)用控制等項(xiàng)目控制職能劃在一起，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)一控制和管理。