根據(jù)工程實際情況，結(jié)合合同條款編制項目采辦收尾計劃初稿，規(guī)定每項作業(yè)執(zhí)行和截止時間和達到的目標，責任到人；經(jīng)由項目經(jīng)理主持、各部門（尤其是合同、技術和施工部門）的會審、修改后下發(fā)，并在實施中嚴格執(zhí)行該計劃。同時為保證該計劃的執(zhí)行實施例會制度，和供貨商、蘇丹分包商、中方國內(nèi)支持部等各方定期審查進度，及時解決存在的問題。如蘇丹三/七區(qū)工程在項目執(zhí)行到中期時，項目經(jīng)理就明確強調(diào)資料的收集和整理工作，采辦部指定專人負責這項工作，而且與國內(nèi)采辦支持部保持密切的聯(lián)系。在項目完畢后完成竣工資料收集和整理、編制工作，在項目施工結(jié)束后半年內(nèi)完成了全部的竣工資料的上報審批工作。
3）協(xié)同配合保證現(xiàn)場收尾效果
項目后期的現(xiàn)場收尾工作涉及各個分包商的配合，但從經(jīng)濟效益角度上來說，沒有一家分包商樂意搞修補、清理作業(yè)，原因很簡單：賠錢。在這種情況需要耐心細致地說服分包商，講明利害關系，積極、嚴格地按工程驗收計劃行事；另一方面，設計、采辦更要主動進行現(xiàn)場配合，以降低現(xiàn)場協(xié)調(diào)、收尾難度，保證現(xiàn)場收尾的順利實施。
如在蘇丹六區(qū)管道施工后期，由于站場現(xiàn)場建設工期緊、而流量計撬座到貨周期長，設備到達蘇丹現(xiàn)場的時候已接近工程施工的尾聲，為了確保項目安裝和調(diào)試，設計部指定專人在現(xiàn)場配合施工單位的安裝，同時采辦部督促廠家安裝指導人員抓緊時間趕到蘇丹現(xiàn)場；解決現(xiàn)場存在的問題，大大提高了工作效率。
4）妥善解決現(xiàn)場裁員與資料歸檔的矛盾
在海外長輸管道項目收尾期，由于現(xiàn)場物資供應和保障工作量驟減，需要裁減現(xiàn)場物資管理人員，極易導致采辦人員心理失衡；而收尾期又是工程管理資料集中整理歸檔的階段，如果應對不當，會給以后的管理工作帶來極大的麻煩。這就要求根據(jù)現(xiàn)場的實際需要確定人員的去留時，必須注意管理工作的連續(xù)性，尤其是資料和相關手續(xù)的移交必須完整，否則人員一旦撤離回國，將很難補齊竣工資料。所以蘇丹六區(qū)管道項目工程接近尾聲時，采辦部先將奧貝依德（OBIED）物資中轉(zhuǎn)站撤回喀土穆，進行了將近一個月的資料整理工作，待全部資料整理和移交完畢后該站人員才全部撤離蘇丹。而裁撤蘇丹港物資中轉(zhuǎn)站時，先撤離非關鍵人員，待剩余人員將資料整理和移交完畢后，另行安排撤離計劃，從而保證了采辦現(xiàn)場和收尾管理工作的延續(xù)性和完整性。
5）工程采辦項目的驗收和移交
國際長輸管道移交驗收瑣碎、重復，在考慮到項目各方合同利益和現(xiàn)場實際情況的基礎上，一般而言應該是“成熟一個，發(fā)展一個”且越早移交越好。這樣一來，既可以降低己方成本，盡早進入工程缺陷責任期，也利于盡早結(jié)算工程款和質(zhì)量保證金；這就要求與外方業(yè)主、監(jiān)理協(xié)同配合，事前統(tǒng)一工程采辦驗收和移交要求，在現(xiàn)場施工和資料方面做好充分的準備。
如蘇丹六區(qū)管道項目，現(xiàn)場剩余鋼管移交順利的原因在于施工接近尾聲時，已按照業(yè)主的要求，指定施工單位提前完成鋼管堆場的建設，同時安排當?shù)剡\輸商將現(xiàn)場和中轉(zhuǎn)站的剩余鋼管全部運輸?shù)街付ǘ褕?，統(tǒng)計后請業(yè)主清點并辦理了移交手續(xù)。但是由于業(yè)主和監(jiān)理不斷變化竣工資料格式和要求，導致工程竣工后一年才完成竣工資料的全部移交工作。
另一方面，如果出現(xiàn)驗收前個別問題沒有解決，應爭取列入遺留問題，不致因此而延誤驗收。如在蘇丹三/七區(qū)現(xiàn)場驗收時，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)場閥室施工材料短缺，現(xiàn)場采辦及時配齊了所需材料，施工單位完成作業(yè)后，與馬來西亞OGP監(jiān)理一經(jīng)溝通即完成了該閥室的驗收工作。
4、總結(jié)
中國石油天然氣管道局通過承建蘇丹、利比亞、坦桑尼亞等海外管道、站場、儲罐工程,不斷總結(jié)、完善項目收尾期的采辦管理經(jīng)驗和方式，在提高項目經(jīng)濟效益和專業(yè)管理水平的同時，培養(yǎng)了一大批經(jīng)驗豐富的采辦專業(yè)人員，為迎接國內(nèi)外新一輪管道施工建設高潮做好了技術準備。