組歸至控制部，但文檔控制小組與其它項(xiàng)目部重要職能的交流不夠，并沒(méi)有充分介入到項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、費(fèi)用等統(tǒng)一的綜合控制管理中，致使文檔控制相對(duì)獨(dú)立，沒(méi)能更好的與項(xiàng)目管理結(jié)合起來(lái)。雖然最終的項(xiàng)目文檔控制工作執(zhí)行結(jié)果令人滿意，但此種文檔控制管理執(zhí)行模式存在以下不足需要改進(jìn)：文檔控制小組雖隸屬于項(xiàng)目部控制部，但與控制部自身的其它職能交流較少，沒(méi)有設(shè)置明確的工作界面與工作接口程序，沒(méi)能發(fā)揮出與控制部其它主要職能的配合效果，沒(méi)能起到對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、費(fèi)用等進(jìn)行綜合管理控制的作用;
由于項(xiàng)目工作地點(diǎn)在國(guó)內(nèi)外兩地，文控人員分布于項(xiàng)目部多個(gè)職能部門等特點(diǎn)，不能對(duì)項(xiàng)目文檔進(jìn)行統(tǒng)一的集中的管理控制，文檔控制工程師和各職能部門專業(yè)工程師的聯(lián)系比較松散，工作方式、方法存在差異，缺乏文控溝通管理計(jì)劃。
通過(guò)上述案例能夠發(fā)現(xiàn)，對(duì)于一個(gè)現(xiàn)代化的國(guó)際工程建設(shè)項(xiàng)目，合理、適用的文控組織機(jī)構(gòu)與管理模式是提升項(xiàng)目管理水平、實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理目標(biāo)的必要條件。
案例分析2：
某國(guó)際油田項(xiàng)目，由兩個(gè)獨(dú)立的區(qū)域組成，主要地面設(shè)施包括：兩座集油站、一座中心處理站、三條油氣外輸管線和一條新鮮水管線組成。在該項(xiàng)目中，文檔控制工作小組隸屬于行政部，通過(guò)整體外包的形式開(kāi)展文檔控制工作。該項(xiàng)目為EPC總承包項(xiàng)目，項(xiàng)目文件主要包括以下五個(gè)部分：
信函、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄等文書(shū)類文件;轉(zhuǎn)自項(xiàng)目管理者聯(lián)盟
項(xiàng)目管理類文件;
工程技術(shù)文件;
供貨商文件;
合同商務(wù)類文件。
根據(jù)EPC總承包項(xiàng)目的特點(diǎn)，文檔控制工程師主要分布于設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工三個(gè)部門，在關(guān)系上隸屬于行政部文檔控制小組統(tǒng)一管理。信函、會(huì)議紀(jì)要等文書(shū)類文件及項(xiàng)目管理類文件由行政部文檔控制小組統(tǒng)一管理，工程技術(shù)文件由設(shè)計(jì)部文檔控制工程師負(fù)責(zé)管理，供貨商文件由采購(gòu)部文檔控制工程師負(fù)責(zé)管理。文控團(tuán)隊(duì)主要的工作職責(zé)包括以下內(nèi)容:
負(fù)責(zé)項(xiàng)目文書(shū)類文件、管理類文件、工程技術(shù)文件、供貨商文件及合同商務(wù)類文件的收集、整理、流轉(zhuǎn)、歸檔、管理、統(tǒng)計(jì)、檢索、借閱等工作;
3、負(fù)責(zé)項(xiàng)目應(yīng)用的各類文件模板的編制及修訂
定期對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行檢查、評(píng)審，包括對(duì)項(xiàng)目文件的查借閱情況、存檔準(zhǔn)確性，以及是否按項(xiàng)目文檔控制程序執(zhí)行等。
通過(guò)對(duì)項(xiàng)目文檔控制工作的總結(jié)，國(guó)際大型工程建設(shè)項(xiàng)目通常需要文控人員兼顧一些文檔控制工作以外的其它工作內(nèi)容，這對(duì)于文控人員來(lái)說(shuō)是一個(gè)較大的風(fēng)險(xiǎn)。明確文控人員的崗位職責(zé)和工作界面，將文檔控制工作落實(shí)到具體的崗位中，增加工作界面協(xié)調(diào)管理制度，使項(xiàng)目文檔控制涉及的每項(xiàng)工作有理可依、有據(jù)可查，能夠大大提高文檔控制工作效率，提升項(xiàng)目文檔管理的工作質(zhì)量，進(jìn)而輔助項(xiàng)目管理相關(guān)工作有序開(kāi)展。此外，項(xiàng)目各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視及明確的文控組織機(jī)構(gòu)與隸屬關(guān)系同樣是項(xiàng)目文檔控制工作的重要保障。在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，通常會(huì)在各職能部門設(shè)置項(xiàng)目秘書(shū)，由項(xiàng)目秘書(shū)負(fù)責(zé)信函、會(huì)議紀(jì)要等文書(shū)類文件的起草，并與文檔控制工程師形成清晰的工作界面，相互配合完成工作。
國(guó)際項(xiàng)目通常要求更加嚴(yán)格、規(guī)范，通常國(guó)外項(xiàng)目稱呼的文檔控制工程師都具備十年以上，甚至更久的項(xiàng)目文檔控制實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)。國(guó)際項(xiàng)目的執(zhí)行規(guī)范要求更加細(xì)致，國(guó)際項(xiàng)目的控制程序和工作流程通常是非常詳實(shí)的。一般國(guó)際項(xiàng)目的業(yè)主都會(huì)要求使用國(guó)際知名的文檔管理系統(tǒng)，對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生的電子文檔進(jìn)行統(tǒng)一的管理。國(guó)際項(xiàng)目的項(xiàng)目管理要求較高，一般都會(huì)與不少國(guó)內(nèi)外的知名企業(yè)合作，所以標(biāo)準(zhǔn)化的項(xiàng)目管理實(shí)踐，可以使項(xiàng)目工作順暢有效的開(kāi)展，使項(xiàng)