如今，中國(guó)的工程建設(shè)公司國(guó)際化進(jìn)程高速前行，在眾多采用總承包項(xiàng)目管理模式的國(guó)際化工程建設(shè)項(xiàng)目中，國(guó)內(nèi)的工程建設(shè)項(xiàng)目總承包商逐漸意識(shí)到了文檔控制管理在項(xiàng)目管理實(shí)施過程中的重要性和必要性。
1、文控組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置
國(guó)際工程建設(shè)項(xiàng)目合同生效后，將由總承包商項(xiàng)目部根據(jù)合同要求和項(xiàng)目實(shí)施需要，設(shè)置文控組織機(jī)構(gòu)并配置相應(yīng)的文控人員。根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)施規(guī)模、管理目標(biāo)、詳細(xì)需求、工作環(huán)境，文控組織機(jī)構(gòu)設(shè)置共有三種執(zhí)行模式：設(shè)置文檔控制中心、設(shè)置文檔控制小組、為項(xiàng)目部各職能部門直接配置文檔控制工程師。由于設(shè)置文檔控制中心需要消耗一定的項(xiàng)目資源，一般項(xiàng)目建設(shè)周期較短、投資規(guī)模較小的項(xiàng)目不推薦使用此種模式，所以設(shè)置文檔控制小組就成了多數(shù)情況下的最佳選擇。為保持總承包商項(xiàng)目部組織機(jī)構(gòu)足夠精簡(jiǎn)明確，盡量減少項(xiàng)目工作界面，進(jìn)而使項(xiàng)目運(yùn)轉(zhuǎn)快速有效，文檔控制小組可以隸屬于項(xiàng)目經(jīng)理部、控制部、人力資源及行政部等職能部門。文檔控制小組必須是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的專業(yè)組織：有固定的負(fù)責(zé)人且具備明確的工作范圍，保證文檔控制小組始終努力實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文檔控制的既定目標(biāo)。文檔控制小組的核心成員由文檔控制工程師組成，人員數(shù)量可以根據(jù)項(xiàng)目的規(guī)模大小和執(zhí)行階段進(jìn)行調(diào)整。
2、文控組織機(jī)構(gòu)人員配置的基本原則
從項(xiàng)目環(huán)境和實(shí)際需求出發(fā)，合理評(píng)估項(xiàng)目?jī)?nèi)外部工作界面和項(xiàng)目各主要階段的工作任務(wù)，明確定義文控組織機(jī)構(gòu)的職能和崗位設(shè)置，再針對(duì)文控組織機(jī)構(gòu)的職能和崗位設(shè)置，對(duì)應(yīng)項(xiàng)目不同階段完成文控人員的配置，形成文控人員進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃。
下面通過兩個(gè)國(guó)際油田項(xiàng)目管理的實(shí)踐案例，重點(diǎn)講解文檔控制小組隸屬于不同的總承包商項(xiàng)目部職能部門的工作特點(diǎn)及存在的主要問題。項(xiàng)目管理培訓(xùn)
案例分析1：
某油田地面工程項(xiàng)目分兩期建設(shè)，一期300萬噸/年，計(jì)劃于2011年6月30日機(jī)械竣工;二期600萬噸/年，計(jì)劃于2011年12月30日機(jī)械竣工。主要包括：原油中心處理站、電站、氣處理裝置、注水站、水源站、外輸管線、單井、計(jì)量站、集輸管線、輸電線路等工程。由于該項(xiàng)目規(guī)模較大，產(chǎn)生的項(xiàng)目文檔種類和數(shù)量繁多，因此在文控執(zhí)行模式方面，項(xiàng)目部根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)，將文檔控制小組歸至控制部，與工程進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、費(fèi)用控制等項(xiàng)目控制職能劃在一起，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)一控制和管理。
同時(shí)，在設(shè)計(jì)部、采購(gòu)部、施工部分別設(shè)置文檔控制工程師，文檔控制工程師與上述職能部門專業(yè)工程師相互協(xié)作配合，從而有效的加強(qiáng)了該項(xiàng)目文檔控制各工作界面之間的相互聯(lián)系。隨著設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工等項(xiàng)目工作的陸續(xù)全面展開，以及項(xiàng)目部由國(guó)內(nèi)動(dòng)遷到了國(guó)外，文控人員配置也經(jīng)歷了四個(gè)主要階段：
第一階段：項(xiàng)目啟動(dòng)，設(shè)置了兩名文檔控制工程師負(fù)責(zé)項(xiàng)目前期文檔的相關(guān)工作;項(xiàng)目經(jīng)理博客
第二階段：隨著設(shè)計(jì)工作的全面開展，增加了兩名文檔控制工程師負(fù)責(zé)國(guó)內(nèi)項(xiàng)目部的文檔控制工作，同時(shí)增加了一名文檔控制工程師負(fù)責(zé)國(guó)外項(xiàng)目部的文檔控制工作;
第三階段：隨著采購(gòu)和施工工作的全面開展，增加了四名文檔控制工程師負(fù)責(zé)國(guó)外項(xiàng)目部的文檔控制工作;
第四階段：隨著項(xiàng)目工作的逐步完成，文檔控制工程師將工作重心調(diào)整為項(xiàng)目交工資料整理，并最終實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件交付。
從上述四個(gè)主要階段來看，對(duì)于規(guī)模龐大、地點(diǎn)分散的該項(xiàng)目而言，其控制部文檔控制小組的人員配置相對(duì)來說較為精簡(jiǎn)，要實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文檔控制工作的良好執(zhí)行，是離不開項(xiàng)目部主要職能部門的文檔控制工程師和專業(yè)工程師的配合和協(xié)作的。
項(xiàng)目部雖然將文檔控制小