目標管理方法可以簡單概括為一句話,即依據(jù)“我現(xiàn)在做的,使我更接近項目目標”的原則,判斷工作輕重緩急,合理安排時間,保證最重要的事最優(yōu)先去做。目標管理的具體做法分五個階段:
(1)制定目標及分解目標
IT項目根據(jù)項目需求確定目標,這是IT項目經理所需要解決的最為重要的問題。這也是目標管理最重要的階段,主要是項目目標的制定、分解和職責分工。目標管理要求每一個分目標都有明確的責任主體。因此,預定總體目標之后,需要重新審查現(xiàn)有團隊結構,進行目標分解,并明確目標責任者和協(xié)調關系。分目標要具體量化,便于考核;分清輕重緩急,以免顧此失彼;既要有挑戰(zhàn)性,又要有實現(xiàn)可能。分目標制定后,要授予相應的資源配置的權力,實現(xiàn)責權利的統(tǒng)一。整個項目匯總所有資料后,繪制出目標圖。
(2)制定及執(zhí)行計劃
目標管理重視結果,強調自主,自治和自覺,但并不等于可以放手不管,相反由于形成了目標體系,一環(huán)失誤,就會牽動全局。目標管理是系統(tǒng)性工程,如果事先沒有一個詳盡的計劃的話,很難將各項工作協(xié)調一致。因此,計劃是目標實施過程中不可缺少的一部分。目標管理是一項所有成員都要參與設定自已的具體目標,然后各就各位把計劃執(zhí)行的過程。并且,上級主管要進行階段性考查,根據(jù)實際情況作出一些調控,以便順利的完成目標。
(3)二八定律
二八定律是意大利經濟學家巴萊多發(fā)明的,他認為在任何一組東西中最重要的只占約20%,其余80%盡管是多數(shù)卻是次要的。當我們在面對一大堆紛繁復雜的工作時,難免心存畏懼。有的人工作還沒開始就泄氣了,也有的人先做容易的,結果是永遠也完成不了最重要的任務。這時,項目經理要運用二八定律,從中找出兩三項最重要的,合理分配時間集中精力完成。那么,在最重要的兩三項事情完成之后,也就為項目成功奠定決定性的基礎。
具體來說是,重要又緊急的事情,比任何事情都要優(yōu)先,要必須立即去做或在近期內要做好的工作。重要但不緊急,我們工作之中大多數(shù)真正重要的事情都不是急的,可以現(xiàn)在或稍后再做。對這類工作的注意程度,可以分辨出一個人辦事有沒有效率。所以,我們要注意把這類工作列入優(yōu)先的行列之中。緊急但不重要的,這一類是表面上看起來需要立刻采取行動的事情,但客觀而冷靜地分析一下,我們就可以把它們列入次優(yōu)先工作中去。最后,很多工作只有一點用,既不緊急也不重要,但我們卻常常在做重要的事情之前先做它們,這是本末倒置。這也是最容易使工作效率低下,從而浪費時間。
(4)定下期限,絕不拖延
帕金森有一條定律:工作會展延到填滿所有的時間。因此,無論是派給自己或別人的任務,必須要有期限。而且這個期限要比計劃提前一些,要給整個項目留下應急的時間。在任務的期限內可以給自己和項目組員施加壓力,以求盡快把工作完成。尊重制定的時間期限,不養(yǎng)成拖延的毛病。定期限也是目標管理中最有效的方法之一。
(5)不可忽視目標考核
對目標績效進行考核與評估,且將基于績效對進行獎懲是目標管理核心之一。但非常遺憾的是,對目標忽視考核是IT項目普遍存在的一個問題。要做到這一點,最有效的辦法是設定項目的考核制度。達到預定的期限后,下級首先進行自我評估,提交書面報告;然后上下級一起考核目標完成情況,決定獎懲;如果目標沒有完成,應分析原因總結教訓。
總而言之,在不斷變化的環(huán)境之下,IT項目管理必須要具備新的核心能力,其中首位的就是注重以目標實現(xiàn)為核心的目標管理方法。從一開始,設定項目目標和范圍,必定能達到事半功倍的效果。