樣一個(gè)情形？
“化繁為簡”的三段法
拋開各種成熟的理論體系和最佳實(shí)踐，我們嘗試從最樸素的項(xiàng)目管理目標(biāo)出發(fā)，尋找最簡單、最自然的項(xiàng)目管理方法。
按照最自然的時(shí)間順序，我們可以把項(xiàng)目也劃分為開頭、結(jié)尾和中間三個(gè)段落。像寫作文時(shí)要在不同段落突出各自的“中心思想”和“主要內(nèi)容”一樣，在項(xiàng)目管理過程中，處于不同階段時(shí)也要專注不同的任務(wù)，采取不同的管理方法，實(shí)現(xiàn)不同階段的目標(biāo)，讓項(xiàng)目管理變得和寫作文一樣——可預(yù)期、易控制。
那么，項(xiàng)目管理每個(gè)“段落”的主要內(nèi)容和中心思想又是怎樣的呢？
開頭：確保你所做的恰是用戶需要的
作文開頭要有破有立，破的是論題，立的是論點(diǎn)。對應(yīng)到軟件項(xiàng)目管理上來，所謂“破”，應(yīng)該是回答“這個(gè)項(xiàng)目是做什么？”，“立”則是“這個(gè)項(xiàng)目該怎么做”？
“開頭”要開宗明義，項(xiàng)目管理也要在初始階段明確項(xiàng)目的范圍和計(jì)劃。在論證項(xiàng)目的商業(yè)目標(biāo)和可行性之后，組織為項(xiàng)目制定一名項(xiàng)目經(jīng)理，然后由這個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理與項(xiàng)目干系人一起，明確并細(xì)化項(xiàng)目的范圍和交付標(biāo)準(zhǔn)，解決“項(xiàng)目做什么”的問題。
接下來，項(xiàng)目經(jīng)理要解決的是“項(xiàng)目該怎么做”的問題。根據(jù)相關(guān)各方的需求，項(xiàng)目經(jīng)理要制定出一個(gè)合理的、能滿足各方要求的項(xiàng)目計(jì)劃，包括進(jìn)度計(jì)劃、人員參與計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃、配置管理計(jì)劃、度量計(jì)劃等一系列的項(xiàng)目管理計(jì)劃。
項(xiàng)目總體計(jì)劃將與項(xiàng)目范圍合目標(biāo)一起，作為項(xiàng)目實(shí)施的藍(lán)圖，指導(dǎo)后續(xù)的開發(fā)和管理過程。
結(jié)尾：交付用戶滿意的產(chǎn)品
作文結(jié)尾一般要再次點(diǎn)題，以便與開頭首尾呼應(yīng)。對應(yīng)到軟件項(xiàng)目管理上來，就是結(jié)項(xiàng)評(píng)審和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)這類的收尾工作。
一個(gè)成功的項(xiàng)目必須能交付一個(gè)令用戶滿意的軟件產(chǎn)品，項(xiàng)目驗(yàn)收和評(píng)審的意義就在于此。
通過“提交--評(píng)審--改進(jìn)--重新提交--通過”的評(píng)審和驗(yàn)收流程，項(xiàng)目組會(huì)同用戶及相關(guān)干系人一起，用“開頭”階段確定下來的范圍和目標(biāo)，以及其它雙方達(dá)成共識(shí)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對項(xiàng)目的完成情況進(jìn)行驗(yàn)證，以確保交付的產(chǎn)品是相關(guān)各方都滿意、能滿足用戶需求的軟件產(chǎn)品。
“結(jié)尾”還要?dú)w納總結(jié)，對項(xiàng)目過程中遇到的難題和成功經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，提煉出對組織有益的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，在取得單個(gè)項(xiàng)目成功的同時(shí)，也為組織積累有用的知識(shí)。
無論開頭多么精彩，過程多么完美，如果交付的產(chǎn)品滿足不了用戶要求，就算不上是一個(gè)好結(jié)尾。
過程：讓事情沿著預(yù)定的軌道前進(jìn)
作文的中間段要詳細(xì)展開，論述過程要有理有據(jù)。對應(yīng)到軟件項(xiàng)目管理上來，就是在項(xiàng)目的執(zhí)行階段，根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃和目標(biāo)范圍，對項(xiàng)目各方面進(jìn)行管理和控制。
“過程”階段涵蓋了豐富的任務(wù)和目標(biāo)，跟寫作文一樣，會(huì)是個(gè)“大肚子”。寫作文的時(shí)候不能把所有的論據(jù)堆成一團(tuán)，項(xiàng)目管理也一樣。在執(zhí)行階段的大段落里，也要有分成若干“自然段”的細(xì)分過程。比如，變更管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、配置管理、度量管理等等。
度量是監(jiān)控的有效手段之一。在項(xiàng)目計(jì)劃確定后就應(yīng)該及時(shí)展開，越到后面的階段，糾偏的代價(jià)就越高。如果到了“結(jié)尾”階段才去糾偏，對軟件項(xiàng)目來說已經(jīng)太晚了?？赡茉谛枨箅A段只要花1個(gè)小時(shí)就能糾正的錯(cuò)誤，在執(zhí)行階段要花10個(gè)小時(shí)，在收尾階段甚至更多。
“標(biāo)準(zhǔn)決定行為”。為了保證得到正確的結(jié)果，在執(zhí)行過程中就要用事前確認(rèn)的項(xiàng)目范圍和目標(biāo)、項(xiàng)目約束條件來隨時(shí)發(fā)現(xiàn)“跑偏”的情況，準(zhǔn)確度量，及時(shí)監(jiān)控，適當(dāng)采取糾正措施。