、文件匯簽甚至是網(wǎng)絡(luò)聊天等多種形式對(duì)需求進(jìn)行評(píng)審。2種形式各有利弊，但往往非正式的評(píng)審比正式的評(píng)審效率更高，更容易發(fā)現(xiàn)問題。因此在評(píng)審時(shí)，應(yīng)該更靈活地利用這2種方式。
建議三：分階段評(píng)審
應(yīng)該在需求形成的過程中進(jìn)行分階段的評(píng)審，而不是在需求最終形成后再進(jìn)行評(píng)審。分階段評(píng)審可以將原本需要進(jìn)行的大規(guī)模評(píng)審拆分成各個(gè)小規(guī)模的評(píng)審，降低了需求返工的風(fēng)險(xiǎn)，提高了評(píng)審的質(zhì)量。比如可以在形成目標(biāo)性需求后進(jìn)行一次評(píng)審，在形成系統(tǒng)的初次概要需求后進(jìn)行一次評(píng)審，當(dāng)對(duì)概要需求細(xì)分成幾個(gè)部分，對(duì)每個(gè)部分進(jìn)行各個(gè)評(píng)審，最終再對(duì)整體的需求進(jìn)行評(píng)審。
建議四：精心挑選評(píng)審員
需求評(píng)審可能涉及的人員包括：需方的高層管理人員、中層管理人員、具體操作人員、IT主管、采購(gòu)主管；供方的市場(chǎng)人員、需求分析人員、設(shè)計(jì)人員、測(cè)試人員、質(zhì)量保證人員、實(shí)施人員、項(xiàng)目經(jīng)理以及第三方的領(lǐng)域?qū)＜业鹊?。在這些人員中由于大家所處的立場(chǎng)不同，對(duì)同一個(gè)問題的看法是不相同的，有些觀點(diǎn)是和系統(tǒng)的目標(biāo)有關(guān)系的，有些是關(guān)系不大的，不同的觀點(diǎn)可能形成互補(bǔ)的關(guān)系。為了保證評(píng)審的質(zhì)量和效率，需要精心挑選評(píng)審員。首先要保證使不同類型的人員的都要參與進(jìn)來(lái)，否則很可能會(huì)漏掉了很重要的需求。其次在不同類型的人員中要選擇那些真正和系統(tǒng)相關(guān)的，對(duì)系統(tǒng)有足夠了解的人員參與進(jìn)來(lái)，否則很可能使評(píng)審的效率降低或者最終不切實(shí)際的修改了系統(tǒng)的范圍。
建議五：對(duì)評(píng)審員進(jìn)行培訓(xùn)
在很多情況下，評(píng)審員是領(lǐng)域?qū)＜叶皇沁M(jìn)行評(píng)審活動(dòng)的專家，他們沒有掌握進(jìn)行評(píng)審的方法、技巧、過程等，因此需要對(duì)評(píng)審員進(jìn)行，同樣對(duì)于主持評(píng)審的管理者也需要進(jìn)行培訓(xùn)，以便于參與評(píng)審的人員能夠緊緊圍繞評(píng)審的目標(biāo)來(lái)進(jìn)行，能夠控制評(píng)審活動(dòng)的節(jié)奏，提高評(píng)審效率，避免發(fā)生案例一和案例二中出現(xiàn)的現(xiàn)象。對(duì)評(píng)審員的培訓(xùn)也可以區(qū)分為簡(jiǎn)單培訓(xùn)與詳細(xì)培訓(xùn)2種。簡(jiǎn)單培訓(xùn)可能需要十幾分鐘或者幾十分鐘，需要將在評(píng)審過程中的需要把握的基本原則，需要注意的常見問題說(shuō)清楚。詳細(xì)培訓(xùn)則可能要需要對(duì)評(píng)審的方法、技巧、過程進(jìn)行正式的培訓(xùn)，需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間，是一個(gè)獨(dú)立的活動(dòng)。需要注意的是被評(píng)審人員也要被培訓(xùn)。
建議六：充分利用需求評(píng)審檢查單
需求檢查單是很好的評(píng)審工具，需求檢查單可以分成2類：需求形式的檢查單和需求內(nèi)容的檢查單。需求形式的檢查可以由QA人員負(fù)責(zé)，主要是針對(duì)需求文擋的格式是否符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)來(lái)提出的，需求內(nèi)容的檢查是由評(píng)審員負(fù)責(zé)的，主要是檢查需求內(nèi)容是否達(dá)到了系統(tǒng)目標(biāo)、是否有遺漏、是否有錯(cuò)誤等等，這是需求評(píng)審的重點(diǎn)。檢查單可以幫助評(píng)審員系統(tǒng)全面地發(fā)現(xiàn)需求中的問題，檢查單也是隨著工程財(cái)富的積累逐漸豐富和優(yōu)化的。
建議七：建立標(biāo)準(zhǔn)的評(píng)審流程
對(duì)正規(guī)的需求評(píng)審會(huì)需要建立正規(guī)的需求評(píng)審流程，按照流程中定義的活動(dòng)進(jìn)行規(guī)范的評(píng)審過程。比如在評(píng)審流程定義中可能規(guī)定評(píng)審的進(jìn)入條件，評(píng)審需要提交的資料，每次評(píng)審會(huì)議的人員職責(zé)分配，評(píng)審的具體步驟，評(píng)審?fù)ㄟ^的條件等等。通過評(píng)審流程執(zhí)行可能會(huì)避免出現(xiàn)案例五之類的問題。
建議八：做好評(píng)審后的跟蹤工作
在需求評(píng)審后，需要根據(jù)評(píng)審人員提出的問題進(jìn)行評(píng)價(jià)，以確定哪些問題是必須糾正的，哪些可以不糾正，并給出充分的客觀的理由與證據(jù)。當(dāng)確定需要糾正的問題后，要形成書面的需求變更的申請(qǐng)，進(jìn)入需求變更的管理流程，并確保變更的執(zhí)行，在變更完成后，要進(jìn)行復(fù)審。切忌評(píng)審?fù)戤吅?，沒有對(duì)問題進(jìn)行跟蹤，而無(wú)法保證評(píng)審結(jié)果的落實(shí)，使前期的評(píng)審努力付之東流。
建議九：充分準(zhǔn)備評(píng)審
評(píng)審質(zhì)量的好壞很大程度上取決于在評(píng)審會(huì)議前的準(zhǔn)備活動(dòng)。常出現(xiàn)的問題是，需求文檔在評(píng)審會(huì)議前并沒有提前下發(fā)給參與評(píng)審會(huì)議的人員，沒有留出更多更充分的時(shí)間讓參與評(píng)審的人員閱讀需求文檔。
更有甚者，沒有執(zhí)行需求評(píng)審的進(jìn)入條件，在評(píng)審文檔中存在大量的低級(jí)的錯(cuò)誤或者沒有在評(píng)審前進(jìn)行溝通，文檔中存在方向性的錯(cuò)誤，從而導(dǎo)致評(píng)審的效率很低，質(zhì)量很差。對(duì)評(píng)審的準(zhǔn)備工作，也應(yīng)當(dāng)定義一個(gè)檢查單，在評(píng)審之前對(duì)照檢查單落實(shí)每項(xiàng)準(zhǔn)備工作。