BI項目實施過程中，會導(dǎo)致用戶現(xiàn)有工作量的增加，會對用戶現(xiàn)有工作進行重新分配，總之會影響用戶的即得利益。在這種情況下，項目小組與用戶之間矛盾的增加。雖然說BI系統(tǒng)主要是企業(yè)管理者在使用但是這個系統(tǒng)的基石基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，則是一線用戶所提供的。
為此在BI項目過程中，如果項目小組與用戶的矛盾比較多，必然會影響到BI系統(tǒng)的實施，因此，BI項目推進中很重要的一項工作，就是如何消除項目小組與用戶的矛盾。筆者根據(jù)自己的經(jīng)驗，總結(jié)出來一下五個絕招。希望對大家有所幫助。
一、合理安排時間盡量減少對用戶現(xiàn)有工作的影響
BI項目很大一部分時間在與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理。說句不好聽的話，只要用戶能夠根據(jù)要求提供準確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，那么BI系統(tǒng)基本上不會失敗。
可見基礎(chǔ)數(shù)據(jù)對于BI系統(tǒng)的重要性。正是因為如此，無論是實施顧問還是項目小組，在BI系統(tǒng)推進過程中會將工作的重點放在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理上。
毋庸置疑，這個基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理需要花費比較多的時間。而用戶不僅需要花時間整理這個基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，而且日常的工作還不能夠丟掉。筆者在給企業(yè)負責項目的時候，發(fā)現(xiàn)用戶不得不通過加班等形式來完成這額外的工作。顯然沒有多少員工愿意加班。為此他們對系統(tǒng)的抱怨也會越來越大，最后會將這種抱怨的情緒轉(zhuǎn)嫁到項目小組身上。
其實筆者認為只要項目小組合理安排時間，就可能夠在很大程度上減少用戶加班的情況如不少企業(yè)都有明顯的生產(chǎn)周期，以出口為主的五金企業(yè)，每年的1到6月都是比較空閑的，如果能夠?qū)I項目的工作安排在這幾個月份進行開展，就可以最大程度的減少對用戶現(xiàn)有工作的不利影響。從而改善項目小組與用戶之間的關(guān)系。
二、盡量使用現(xiàn)成的數(shù)據(jù)避免基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理的工作量
企業(yè)在上BI系統(tǒng)之前，可能已經(jīng)采用了不少的信息化管理系統(tǒng)。如ERP系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、進銷存管理系統(tǒng)。BI系統(tǒng)其實跟這些系統(tǒng)是緊密聯(lián)系的。ERP系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)等等產(chǎn)生的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，正是BI系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)分析時的源頭。為此企業(yè)如果已經(jīng)有了這些系統(tǒng)，那么項目小組在實施BI系統(tǒng)時，應(yīng)該盡量的選擇使用這些數(shù)據(jù)。如此的話，就可以減少基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理的工作量，從而減輕用戶的負擔。這就可以避免用戶因為工作量的增加而產(chǎn)生的反感情緒，從而有效控制項目小組與用戶之間的矛盾。
如在BI系統(tǒng)選型時，項目負責人就可以將與現(xiàn)有系統(tǒng)的集成性作為選行的一個標準。如有些BI廠商會跟EPR廠商進行合作。在他們ERP或者財務(wù)管理軟件的基礎(chǔ)上，直接設(shè)計相關(guān)的主題包，如應(yīng)收帳款帳齡分析等等。如此的話，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)就可以直接從這些信息化管理軟件的后臺取得。而不需要用戶進行手工的整理。
三、先易后難不要把用戶一下子逼到懸崖上
在BI項目實施過程中，不同的需求所花費的時間是不一樣的。這包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理時間、用戶的培訓(xùn)時間、效果展現(xiàn)的時間等等。如果很長一段時間用戶還不能夠完成某個需求的話，用戶就會感到厭煩或者對項目小組當時的承諾產(chǎn)生懷疑。其實這跟繡十字繡差不多。如果一開始繡十字繡的時候，就選擇復(fù)雜的圖形、需要兩三個月才能夠繡好的，那么很多人都會堅持不下去。
相反，剛開始接觸十字繡的時候，如果選擇簡單的，只需要一個星期就可以繡好。然后再繡第二幅需要半個月繡好，那么用戶就會有信心了。在BI項目實施過程中，也是這個道理。
筆者建議在BI項目實施過程中，要先易后難，不要把用戶一下子逼到懸崖上。在安排實現(xiàn)需求的先后順序時，要選擇先實施那些簡單的簡單的需求包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理簡單、用戶掌握起來簡單、效果比較明顯的需求等等，關(guān)于這方面的內(nèi)容筆者在后續(xù)的文章中還會重點展開，這里只強調(diào)著一個基本的原則。各位讀者若想更加