時每月及時更新諸多項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r。
此外，項(xiàng)目管理委員會定期向IT管理部門、執(zhí)行委員會、董事會匯報項(xiàng)目進(jìn)展，報告會列出每個項(xiàng)目的簡短描述、日程安排、項(xiàng)目進(jìn)行階段以及針對項(xiàng)目狀況的意見。每個項(xiàng)目旁邊都有一個紅色、黃色或者綠色的標(biāo)記表明項(xiàng)目處于中斷、在預(yù)算階段還是進(jìn)行狀態(tài)。這一報告也會在太保集團(tuán)的內(nèi)部局域網(wǎng)上貼出，這樣所有員工都能了解某個項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r。
項(xiàng)目管理委員會有著明確的工作流程。在一個項(xiàng)目獲得批準(zhǔn)之前，它必須要有部門負(fù)責(zé)人的支持。只有這樣它才能進(jìn)入初審。在這里，項(xiàng)目發(fā)起人向委員會陳述這個想法，然后委員會成員舉手表決。如果項(xiàng)目獲得批準(zhǔn)，這項(xiàng)提案就會繼續(xù)到下一個層級——中審階段。
在中審階段，如果獲得可預(yù)見收益的成本過高，無論想法多么美妙也都無濟(jì)于事，因此發(fā)起人要陳述詳細(xì)的成本收益分析。如果項(xiàng)目通過了中審，它將進(jìn)入到第三個階段，或者叫詳細(xì)商業(yè)計劃階段。只有非常復(fù)雜，而又必須得到管理層同意的項(xiàng)目才會進(jìn)入終審階段。通過這個工作流程，每個人都可以看到項(xiàng)目如何被放到優(yōu)先位置上并得到批準(zhǔn)。太保集團(tuán)也能預(yù)計項(xiàng)目收益，并評估它們?nèi)绾问蛊髽I(yè)變得更為主動。
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