2006年，有一段時間我手上有11個項(xiàng)目在同時進(jìn)行，并且還要負(fù)責(zé)幾個系統(tǒng)的支持工作，還要管理一個小團(tuán)隊(duì)的日常工作。那段時間真是有些超負(fù)荷運(yùn)作，忙得是天昏地暗，不亦樂乎。
正是這種情況，讓我積累了一些如何同時管理多個項(xiàng)目又能完成好日常工作的寶貴經(jīng)驗(yàn)?？偨Y(jié)下來，從五個方面把握好，就能讓你有了“三頭六臂”變成“超人”的感覺。
好記性不如爛筆頭 多用圖表
在多項(xiàng)目的境況下，一定要做好紀(jì)錄工作。俗話說：好記性不如爛筆頭。不要過分相信自己的記憶力。
第一步：建立一張項(xiàng)目基本狀態(tài)表，每天晚上做一次更新。這樣在第二天上班來了之后，能夠清楚的知道今天應(yīng)該做些什么。尤其是在手上項(xiàng)目多的情況下。
第二步：將項(xiàng)目按照四個象限分類，在各個象限中填上項(xiàng)目的名稱。四個象限分別是：
I. 重要而且緊急
II. 重要不緊急
III. 不重要但緊急
IV. 既不重要又不緊急
我做事情的順序一般是：I>III>II>IV。但對于順序II和III排列并不是絕對的。有時候要看具體的情況了。因?yàn)橛行┲匾遣痪o急的事情最可能成為又重要又緊急的事情。
電子郵件分四類 適當(dāng)拖延回復(fù)
電子郵件是我們工作的好幫手，如果運(yùn)用管理得當(dāng)，可以事半功倍。我的確看到有其他人在1000多封郵件中查找花30分鐘來查找某個郵件，糟糕的是最后還沒有找到。為了提高效率，我的辦法就是分類管理郵件。我想，做事情能夠分門別類、有條理也是應(yīng)該一個優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該具有的素質(zhì)。
將日常往來的郵件分為四大類，進(jìn)行管理。
第一類：項(xiàng)目管理目錄。其中每個項(xiàng)目設(shè)定為一個目錄?？梢园凑枕?xiàng)目的階段再細(xì)分目錄，比如說可以創(chuàng)建：啟動，計(jì)劃，需求，分析/設(shè)計(jì)，開發(fā)，測試，實(shí)施，測試文檔目錄。將項(xiàng)目中來往的郵件按照這些目錄歸類，以便查找。
第二類：系統(tǒng)支持目錄。主要是針對我當(dāng)時還要負(fù)責(zé)的幾個老系統(tǒng)對用戶支持的往來郵件。
第三類：團(tuán)隊(duì)工作目錄。主要是針對我當(dāng)時還要負(fù)責(zé)的一些團(tuán)隊(duì)方面日常工作往來的郵件，什么報告拉等等。
第四類：其它郵件。包括公司時不時發(fā)布的一些政策文件等等。
做好分類后，設(shè)定郵件自動篩選條件，比如說將人事部門經(jīng)常發(fā)送的某某離職，到崗的一些既不重要又不緊急的郵件設(shè)定條件，那么當(dāng)來了這些文件后，系統(tǒng)會自動將他們放入‘其它郵件‘中。經(jīng)常設(shè)定這些自動篩選條件，能有效的將你的時間利用在最值得投資的事情上。
回復(fù)郵件有技巧。并不是所有郵件都需要馬上回復(fù)和不停的檢查是否有新郵件到來。特別是對于客戶的一些郵件。因?yàn)橛袝r候你回復(fù)的越快，事情來得越多;也許有些問題過了5個小時就不是問題了。
相信我，如果真是特別火上眉毛的問題，一個電話會馬上過來催你，而不用花上10或者20幾分鐘來寫郵件。
對待會議要堅(jiān)持“五個凡是”原則
要有選擇性的參加會議。
我的原則是“三個凡是”：凡是抄送我的郵件一概不參加。即使是To我的郵件，也要看情況再決定是否參加。凡是和我要召開的項(xiàng)目會議出現(xiàn)沖突的會議一概不參加。當(dāng)然，回絕別人的時候要寫明原因。
不能做老好人，什么會議都參加。否則耽誤了自己的有限的時間和精力。有些必須參加的會議，如果自己發(fā)言完畢而又沒有什么其他事情需要自己在這個會上的時候，我就申請離開。有時候也來個小黃花：比如說我下面還有一個會議等等。大家知道你的忙碌狀態(tài)后，以后也會在是否認(rèn)真斟酌是否你必須參加某些會議。
我在自己要召開的項(xiàng)目會議的與會人員的選擇上也非常小心，堅(jiān)持了“兩個凡是”原則：凡是可參加也