性。
范圍管理的過程包括范圍計(jì)劃編制、范圍定義、創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)、范圍確認(rèn)、范圍控制等。
2.2 項(xiàng)目范圍變更機(jī)制
項(xiàng)目各方合同簽訂之后,建設(shè)單位、承建單位、監(jiān)理單位(項(xiàng)目管理單位)應(yīng)及時(shí)建立項(xiàng)目范圍變更的控制機(jī)制、制度,共同協(xié)商確定變更的發(fā)起單位、審核復(fù)查單位及批準(zhǔn)單位的權(quán)責(zé),以及變更的整個(gè)流程,規(guī)定好規(guī)范化的紀(jì)錄文檔格式。
2.3 范圍計(jì)劃編制
范圍管理計(jì)劃是描述項(xiàng)目范圍如何進(jìn)行管理,項(xiàng)目范圍怎樣變化才能與項(xiàng)目要求相一致等問題的。它也應(yīng)該包括一個(gè)對(duì)項(xiàng)目范圍預(yù)期的穩(wěn)定而進(jìn)行的評(píng)估(比如:怎樣變化、變化頻率如何及變化了多少)。范圍管理計(jì)劃也應(yīng)該包括對(duì)變化范圍怎樣確定,變化應(yīng)歸為哪一類(當(dāng)產(chǎn)品特征仍在被詳細(xì)描述的時(shí)候,做到這點(diǎn)特別困難,但絕對(duì)必要)等問題的清楚描述。
項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)在編制計(jì)劃時(shí),需要聯(lián)系實(shí)際工作考慮限制或制約自己行動(dòng)的各種因素。如,準(zhǔn)備采取的行動(dòng)是否有可能違背本組織的既定方針,某些活動(dòng)之間是否存在必然的聯(lián)系等。計(jì)劃是一項(xiàng)工作的基礎(chǔ),許多項(xiàng)目后面的變更和延期都是由于計(jì)劃的不合理造成的,所以,一定要慎重制定計(jì)劃,合理考慮各種限制和各種影響因素。
2.4 范圍定義
在初步項(xiàng)目范圍說明書中,應(yīng)以規(guī)范化的文檔形式,對(duì)項(xiàng)目未來提交的產(chǎn)品、服務(wù)進(jìn)行詳細(xì)的范圍說明。在項(xiàng)目規(guī)劃過程中,項(xiàng)目的內(nèi)容逐步明確,應(yīng)及時(shí)對(duì)項(xiàng)目范圍進(jìn)行更新、細(xì)化。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和其他對(duì)項(xiàng)目范圍有不同見解的項(xiàng)目干系人,可以基于此開展項(xiàng)目分析工作。
2.5 創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)
計(jì)劃和內(nèi)容明確了,然而該做哪些事情似乎還是一把抓,因?yàn)橥瓿身?xiàng)目本身是一個(gè)復(fù)雜的過程,必須采取分解的手段把主要的可交付成果分成更容易管理的單元才能一目了然,最終得出項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)。恰當(dāng)?shù)姆秶x對(duì)項(xiàng)目成功十分關(guān)鍵,當(dāng)范圍定義不明確時(shí),變更就不可避免地出現(xiàn),很可能造成返工、延長工期、降低團(tuán)隊(duì)士氣等一系列不利的后果。比較常用的方式是以項(xiàng)目進(jìn)度為依據(jù)劃分WBS,第一層是大的項(xiàng)目成果框架,每層下面再把工作分解,這種方式的優(yōu)點(diǎn)是結(jié)合進(jìn)度劃分直觀,時(shí)間感強(qiáng),評(píng)審中容易發(fā)現(xiàn)遺漏或多出的部分,也更容易被大多數(shù)人理解。Microsoft的項(xiàng)目管理工具Project就可以自動(dòng)為各個(gè)層次的任務(wù)編碼。
2.6 范圍確認(rèn)
范圍確認(rèn)是項(xiàng)目干系人(發(fā)起人、客戶和顧客等)正式接受已完成的項(xiàng)目范圍的過程。范圍確認(rèn)需要審查可交付物和工作成果,以保證項(xiàng)目中所有工作都能準(zhǔn)確、滿意地完成。項(xiàng)目范圍確認(rèn)應(yīng)該是貫穿項(xiàng)目的始終,從WBS的確認(rèn)(或合同中具體分工界面的確認(rèn)),到項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)范圍的檢驗(yàn)。如果項(xiàng)目被提前終止,范圍確認(rèn)過程應(yīng)以書面文件的形式把它的完成情況記錄下來。范圍確認(rèn)與質(zhì)量控制不同,范圍確認(rèn)是有關(guān)工作結(jié)果的接受問題,而質(zhì)量控制是有關(guān)工作結(jié)果正確性的審核。這些過程一般并行,以確?？山邮苄院驼_性。
2.7 范圍控制
范圍控制涉及到以下內(nèi)容:影響范圍變更的因素,確保所有被請求的變更按照項(xiàng)目綜合變更控制處理,范圍變更發(fā)生時(shí)管理實(shí)際的變更。范圍控制與其他控制過程完全結(jié)合。未控制的變更經(jīng)常被看做范圍溢出。變更應(yīng)當(dāng)被視作不可避免的,因此要頒布一些類型的變更控制過程。
項(xiàng)目范圍的變化,在實(shí)際項(xiàng)目中經(jīng)常發(fā)生,因此對(duì)項(xiàng)目范圍的變更控制和管理,是當(dāng)前項(xiàng)目管理控制中的重點(diǎn)工作之一。很明顯的例子,由于多方面原因?qū)е马?xiàng)目的需求無法及時(shí)確定,項(xiàng)目范圍后期變更太多、成本壓力過大,使得很多研發(fā)項(xiàng)目和應(yīng)用項(xiàng)目以失敗告終。當(dāng)然,有些時(shí)候項(xiàng)目變更是對(duì)項(xiàng)目有利的,甚至大大促進(jìn)項(xiàng)目的實(shí)施。
變更是項(xiàng)目干系人常常由于項(xiàng)目環(huán)境或者是其他的各種原因要求而對(duì)項(xiàng)
目的范圍計(jì)劃進(jìn)行修改,甚至是重新規(guī)劃,而這一類修改或變化就叫做變更。項(xiàng)目范圍的變更控制、管理是對(duì)項(xiàng)目中存在的或潛在的變化采用正確的策略和方法成功地處理它。
總之,項(xiàng)目的范圍管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜但是非常重要的工作,只有把握了項(xiàng)目的范圍才真正能使項(xiàng)目順利開展從而順利收尾。
3 結(jié)論
信息系統(tǒng)工程的范圍管理是項(xiàng)目過程管理中的關(guān)鍵要素,隨著信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)所涉及的廣度、深度的增加,尤其是電子政務(wù)、企業(yè)信息化發(fā)展到應(yīng)用主導(dǎo)階段之后,人們越來越認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目生命周期中范圍管理的重要性、基礎(chǔ)性。作者總結(jié)了多個(gè)重要信息化項(xiàng)目建設(shè)的經(jīng)驗(yàn),認(rèn)為建立高效項(xiàng)目需求溝通機(jī)制、清晰的初始需求、嚴(yán)格的過程變更制度以及驗(yàn)收階段對(duì)工程范圍的合理界定是確保項(xiàng)目成功重要因素。