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一個(gè)任務(wù)分配下來后，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該知道工作的進(jìn)展情況，那么他就必須去跟項(xiàng)目成員進(jìn)行交流，了解這個(gè)成員的情況。所以他要得到的信息是“能不能按時(shí)并保質(zhì)保量的完成？如果不能按時(shí)完成，需要什么樣的幫助呢？”這是項(xiàng)目經(jīng)理最關(guān)心的。而且需要隨時(shí)的收集。如果這個(gè)信息沒有被收集上來，那么項(xiàng)目經(jīng)理就失去了對(duì)項(xiàng)目的了解，也就失去可適時(shí)調(diào)整的時(shí)機(jī)，如此，后果就可想而知了。
2.2. 調(diào)整工作安排，合理利用資源
如果項(xiàng)目組中有幾個(gè)或者幾十個(gè)人的時(shí)候，就可能出現(xiàn)完成任務(wù)早晚的不同，完成早的不能閑著，完成晚的要拖后腿。也可能發(fā)現(xiàn)某人更適合某項(xiàng)工作，某人不適合某項(xiàng)工作。這時(shí)就需要項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行工作的調(diào)整。那么這個(gè)跟蹤結(jié)果和數(shù)據(jù)就可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理完成這個(gè)工作。
2.3. 促進(jìn)完善計(jì)劃內(nèi)容
項(xiàng)目人員多了，又去跟蹤，這就必然要求項(xiàng)目經(jīng)理做出詳細(xì)的計(jì)劃，這個(gè)計(jì)劃必須要明確任務(wù)，明確任務(wù)的負(fù)責(zé)人，明確任務(wù)的開始和結(jié)束時(shí)間，明確產(chǎn)物的標(biāo)準(zhǔn)（至少是項(xiàng)目經(jīng)理和制作人雙方可以接受且明確的內(nèi)容）。這就要求項(xiàng)目經(jīng)理把整個(gè)項(xiàng)目分成若干部分。詳細(xì)的考慮分工。項(xiàng)目經(jīng)理的跟蹤必然促使項(xiàng)目組成員更加詳細(xì)、合理的制定自己工作計(jì)劃，最終形成一種良好的氛圍，那就是計(jì)劃展現(xiàn)出的層次結(jié)構(gòu)（項(xiàng)目大計(jì)劃、中計(jì)劃和個(gè)人計(jì)劃）。
2.4. 促進(jìn)項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)人員的認(rèn)識(shí)
工作分解后，應(yīng)該按照個(gè)人的特長(zhǎng)分配工作，因?yàn)樘亻L(zhǎng)就是效率。所以項(xiàng)目經(jīng)理必須了解項(xiàng)目成員的情況。即使在開始時(shí)不了解這種情況，這種信息在跟蹤中也會(huì)很快的被體現(xiàn)出來。也就是說跟蹤促使項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)成員進(jìn)行一個(gè)評(píng)估，并且這個(gè)評(píng)估是可以找到根據(jù)的（項(xiàng)目跟蹤的結(jié)果）。
2.5. 促進(jìn)對(duì)項(xiàng)目工作量的估計(jì)
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在一個(gè)好的跟蹤工具中應(yīng)該有對(duì)工作量的估計(jì)。工作量的估計(jì)總是很不準(zhǔn)確，這個(gè)問題在跟蹤中表現(xiàn)為完不成任務(wù)/計(jì)劃，或者工作超前。在這種情況發(fā)生后，也必然促使項(xiàng)目組去考慮工作量的評(píng)估問題，包括整個(gè)項(xiàng)目的工作量，各個(gè)任務(wù)的工作量，還有可能導(dǎo)致整個(gè)計(jì)劃的修改。
2.6. 統(tǒng)計(jì)并了解項(xiàng)目總體進(jìn)度
經(jīng)常會(huì)遇到這種情況，項(xiàng)目組在同一時(shí)間進(jìn)行不同階段的工作。這時(shí)對(duì)于工作進(jìn)度的把握，尤其是總體進(jìn)度的把握就比較困難。如果項(xiàng)目經(jīng)理把階段劃分的很清楚，并且階段工作量也很明確，而且項(xiàng)目成員也對(duì)自己的工作量進(jìn)行評(píng)估的話，那么項(xiàng)目的總體進(jìn)度可以由工具自動(dòng)生成（完成的百分比）。這當(dāng)然不是很準(zhǔn)確，但卻可以作為一個(gè)參考。而且是一個(gè)比較好的參考。
2.7. 有利于人員考核
項(xiàng)目成員的工作能力，例如“是否按時(shí)完成任務(wù)，完成工作量的大小，工作內(nèi)容的難易…… ”，很多信息都可以在跟蹤工具中體現(xiàn)出來。使項(xiàng)目考核有理有據(jù)，人人信服。
3. 小結(jié)
對(duì)于我們現(xiàn)在來說要想做好事情，首先是增加管理工作的內(nèi)容和工作量，改變以往“項(xiàng)目只有技術(shù)重要”的看法和做法。管理的工作很雜而且很多，很多情況下我們不知道該管些什么，該如何去管？所以很多工作都被有意或者無意錯(cuò)過。
計(jì)劃是管理的第一步。計(jì)劃是為自己做的。計(jì)劃應(yīng)該是切合實(shí)際的。在國(guó)內(nèi)定制軟件開發(fā)領(lǐng)域有這樣一個(gè)認(rèn)識(shí)，那就是一個(gè)項(xiàng)目一般會(huì)有三個(gè)計(jì)劃，第一個(gè)是給客戶的，第二個(gè)是最初的，第三個(gè)是神仙計(jì)劃；但只有第三個(gè)沒有形成文檔。這主要是客戶催的緊，所以第一個(gè)是應(yīng)付客戶的。第二個(gè)計(jì)劃本想是用來指導(dǎo)自己工作的，或者給領(lǐng)導(dǎo)的，但是由于內(nèi)容粗糙，再加上變化太多，失去耐性后就被束之高閣。第三個(gè)計(jì)劃只有神仙才知道，就是做到什么時(shí)候算什么時(shí)候！要讓計(jì)劃變得可行，首先要求公司領(lǐng)導(dǎo)重視計(jì)劃，按照計(jì)劃對(duì)項(xiàng)目組考核。
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從跟蹤方面來說，是項(xiàng)目經(jīng)理主動(dòng)去了解項(xiàng)目的情況。但項(xiàng)目成員也應(yīng)該主動(dòng)向項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)工作，尤其是工作中的問題，但不能完全依靠成員的問題反饋，在項(xiàng)目工作中，項(xiàng)目經(jīng)理采取主動(dòng)是應(yīng)該的，很多情況下沒有問題，但卻孕育著問題。所謂“沒有問題就是問題”，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該注重這種情況?，F(xiàn)在我們需要一個(gè)好的工具，來建立并完善我們的跟蹤工作。跟蹤工具可以是一個(gè)表格，很多著名的大公司都是采用Excel來完成的。
讓計(jì)劃和跟蹤形成一個(gè)有機(jī)的整體，做了計(jì)劃就要考慮跟蹤。我們以前的做法是丟棄了跟蹤，所以計(jì)劃也就變得可有可無了。轉(zhuǎn)貼于：http://opto-elec.com.cn
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