成功的項(xiàng)目是周密計(jì)劃的結(jié)果，而不單純是良好的實(shí)施過程的結(jié)果。
信息系統(tǒng)工程項(xiàng)目具有一些鮮明的特點(diǎn): 技術(shù)含量高、技術(shù)更新快、交付物的性質(zhì)變化快、涉及面廣、人員影響特別大等，因而項(xiàng)目的管理非常復(fù)雜，為此，必須在信息系統(tǒng)工程建設(shè)中科學(xué)地運(yùn)用項(xiàng)目管理的思想和工具，實(shí)行科學(xué)規(guī)范的管理，以保證信息系統(tǒng)項(xiàng)目保證質(zhì)量，縮短開發(fā)和建設(shè)周期，達(dá)到信息系統(tǒng)工程預(yù)期的目的。
項(xiàng)目的總體規(guī)劃
云南省電子政務(wù)二期工程是一項(xiàng)覆蓋省委、省人大等10個(gè)重點(diǎn)部門，全省16個(gè)州（市）級(jí)橫向網(wǎng)絡(luò)、部分縣級(jí)橫向網(wǎng)的重點(diǎn)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。由于本工程各項(xiàng)目設(shè)備供貨商及軟件開發(fā)商多，專業(yè)項(xiàng)目多，技術(shù)復(fù)雜，各種應(yīng)用系統(tǒng)互相關(guān)聯(lián)接口關(guān)系復(fù)雜，組織協(xié)調(diào)工作量大，為了科學(xué)地組織、協(xié)調(diào)、管理該項(xiàng)目，保證項(xiàng)目成功達(dá)到預(yù)期的各項(xiàng)目標(biāo)，依靠并運(yùn)用科學(xué)的項(xiàng)目管理的理論和工具成為必然的選擇。而項(xiàng)目管理的核心思想就是以科學(xué)、周密、詳盡的項(xiàng)目計(jì)劃提前規(guī)劃項(xiàng)目實(shí)施中的時(shí)間、人員、資源。
1. 確定總體計(jì)劃和項(xiàng)目管理框架
針對(duì)項(xiàng)目實(shí)際任務(wù)，并結(jié)合電子政務(wù)一期的經(jīng)驗(yàn)，云南電子政務(wù)二期項(xiàng)目組制定了周密的工程總體計(jì)劃，并頒布了《云南省電子政務(wù)二期工程項(xiàng)目管理規(guī)范》，通過《項(xiàng)目管理規(guī)范》建立了二期工程建設(shè)的總體管理框架。在《規(guī)范》中，事先對(duì)承建單位的工程實(shí)施進(jìn)行了約束和規(guī)范，明確了所有分項(xiàng)工程建設(shè)，無(wú)論是總體工作還是各階段工作，必須嚴(yán)格按照“計(jì)劃→執(zhí)行→控制→收尾”的過程進(jìn)行。在這個(gè)總體框架下，對(duì)工程編制了計(jì)劃和WBS（Work Breakdown Structure）結(jié)構(gòu)分解，制訂了項(xiàng)目總體WBS字典，并按照PMP項(xiàng)目管理體系的約定，對(duì)各過程的輸入、輸出做了約定。
通過項(xiàng)目管理規(guī)范的執(zhí)行，使得眾多承建單位、分項(xiàng)工作的實(shí)施和管理在一個(gè)共同的項(xiàng)目管理體系中進(jìn)行。業(yè)主、監(jiān)理、承建單位用同一種科學(xué)的方法去實(shí)施和工作，眾多承建單位之間用統(tǒng)一的思路和工具去協(xié)調(diào)，在大的框架上減少了可能的分歧和偏差。
2. 分項(xiàng)計(jì)劃的制訂
針對(duì)信息系統(tǒng)工程建設(shè)中存在的計(jì)劃要素不全、計(jì)劃粗略、單純用時(shí)間計(jì)劃代替整體計(jì)劃的普遍現(xiàn)象，在該電子政務(wù)項(xiàng)目管理規(guī)范中，對(duì)工作計(jì)劃進(jìn)行了明確要求。
以實(shí)施方案為例，項(xiàng)目要求必須有組織形式、質(zhì)量管理、進(jìn)度管理、變更管理、資源管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、溝通交流機(jī)制等要素。通過這樣的方式，不但規(guī)范了工程實(shí)施的行為，而且迫使各承建單位人員特別是項(xiàng)目經(jīng)理更多地考慮計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)問題，從而在項(xiàng)目計(jì)劃階段就提前發(fā)現(xiàn)和解決了一批問題，提高了項(xiàng)目實(shí)施的起點(diǎn)，為項(xiàng)目后期的實(shí)施奠定了基礎(chǔ)。
在工程建設(shè)中引入項(xiàng)目管理的思想和方法，把工程建設(shè)的重點(diǎn)由工程實(shí)施向工程計(jì)劃傾斜，進(jìn)而以計(jì)劃指導(dǎo)實(shí)施，這正是項(xiàng)目管理的核心思想，也正是目前信息系統(tǒng)工程建設(shè)中欠缺的。在電子政務(wù)二期工程建設(shè)的實(shí)踐中表明了這一思想和方法的正確，整個(gè)工程涉及單位眾多，約有26個(gè)承建單位，涉及網(wǎng)絡(luò)、軟件、安全、辦公系統(tǒng)、網(wǎng)站、視頻會(huì)議等眾多分項(xiàng)，建設(shè)范圍覆蓋全省，涉及600多個(gè)單位，時(shí)間又相當(dāng)緊，工程的技術(shù)難度和組織管理難度很大。但在整個(gè)建設(shè)過程中，工程始終處于有序、可控狀態(tài)，各方配合良好，有節(jié)奏、有控制地逐步按照計(jì)劃推進(jìn)。目前已經(jīng)按期完成主要工作，順利進(jìn)入項(xiàng)目收尾階段。
項(xiàng)目計(jì)劃的優(yōu)化
在對(duì)各承建單位的項(xiàng)目計(jì)劃做出要求后，下一步就是進(jìn)行項(xiàng)目總體計(jì)劃的集成和綜合。各承建單位制訂了各自的分項(xiàng)計(jì)劃，但都是單項(xiàng)工作計(jì)劃。比如，信息發(fā)布系統(tǒng)根據(jù)規(guī)范要求，制訂了自己的實(shí)施計(jì)劃。但這只是自身工作的計(jì)劃，沒有考慮和電信、網(wǎng)絡(luò)工程、主機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)的協(xié)調(diào)。從信息發(fā)布系統(tǒng)承建單位的立場(chǎng)和所掌握