T管理部門(mén)、執(zhí)行委員會(huì)、董事會(huì)匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展，報(bào)告會(huì)列出每個(gè)項(xiàng)目的簡(jiǎn)短描述、日程安排、項(xiàng)目進(jìn)行階段以及針對(duì)項(xiàng)目狀況的意見(jiàn)。每個(gè)項(xiàng)目旁邊都有一個(gè)紅色、黃色或者綠色的標(biāo)記表明項(xiàng)目處于中斷、在預(yù)算階段還是進(jìn)行狀態(tài)。這一報(bào)告也會(huì)在太保集團(tuán)的內(nèi)部局域網(wǎng)上貼出，這樣所有員工都能了解某個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r。
項(xiàng)目管理委員會(huì)有著明確的工作流程。在一個(gè)項(xiàng)目獲得批準(zhǔn)之前，它必須要有部門(mén)負(fù)責(zé)人的支持。只有這樣它才能進(jìn)入初審。在這里，項(xiàng)目發(fā)起人向委員會(huì)陳述這個(gè)想法，然后委員會(huì)成員舉手表決。如果項(xiàng)目獲得批準(zhǔn)，這項(xiàng)提案就會(huì)繼續(xù)到下一個(gè)層級(jí)——中審階段。
在中審階段，如果獲得可預(yù)見(jiàn)收益的成本過(guò)高，無(wú)論想法多么美妙也都無(wú)濟(jì)于事，因此發(fā)起人要陳述詳細(xì)的成本收益分析。如果項(xiàng)目通過(guò)了中審，它將進(jìn)入到第三個(gè)階段，或者叫詳細(xì)商業(yè)計(jì)劃階段。只有非常復(fù)雜，而又必須得到管理層同意的項(xiàng)目才會(huì)進(jìn)入終審階段。通過(guò)這個(gè)工作流程，每個(gè)人都可以看到項(xiàng)目如何被放到優(yōu)先位置上并得到批準(zhǔn)。太保集團(tuán)也能預(yù)計(jì)項(xiàng)目收益，并評(píng)估它們?nèi)绾问蛊髽I(yè)變得更為主動(dòng)。
良好的管理機(jī)制離不開(kāi)人的因素。CIO在組織實(shí)施多個(gè)項(xiàng)目時(shí)，各個(gè)項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理的支持和能力也影響重大。李大鵬認(rèn)為：“好的項(xiàng)目經(jīng)理選擇對(duì)的項(xiàng)目。 ”也就是說(shuō)，項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目之間是個(gè)雙向的關(guān)系，好的項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目開(kāi)始前，也會(huì)幫助CIO對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分析，判斷項(xiàng)目是否正確，是否可以執(zhí)行完成?！捌髽I(yè)首先要選擇正確的項(xiàng)目才能成功執(zhí)行。只有這樣，項(xiàng)目才能為公司創(chuàng)造價(jià)值?！?李大鵬說(shuō)。轉(zhuǎn)貼于：中國(guó)項(xiàng)目管理資源網(wǎng)
良好的管理機(jī)制還需要保證業(yè)務(wù)部門(mén)的廣泛參與。為了做到真正有效，IT項(xiàng)目的投資決策必須既有廣度也有深度。在太保集團(tuán)，程明盡量不將IT所做的事稱(chēng)為“IT項(xiàng)目”，“這是因?yàn)槲覀儼l(fā)現(xiàn)，投資是被視為屬于IT項(xiàng)目，還是被視為屬于IT支持的業(yè)務(wù)項(xiàng)目，這兩者確實(shí)會(huì)帶來(lái)很大的不同?！?
因此，在太保集團(tuán)所說(shuō)的“業(yè)務(wù)項(xiàng)目”里，IT是一個(gè)主要而且常常是關(guān)鍵的組成部分。只有基礎(chǔ)設(shè)施方面的投資，太保集團(tuán)的IT部門(mén)才稱(chēng)之為“IT項(xiàng)目”。通過(guò)這種把關(guān)注點(diǎn)從技術(shù)決策，轉(zhuǎn)移到關(guān)于如何利用技術(shù)的業(yè)務(wù)決策的策略，太保集團(tuán)的IT項(xiàng)目得以得到各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)意見(jiàn)領(lǐng)袖的廣泛參與。
CIO自身的挑戰(zhàn)
除了良好的管理機(jī)制外，CIO自身管理能力的提高也是多項(xiàng)目管理成功的關(guān)鍵。在項(xiàng)目管理中，CIO首先要進(jìn)行自己的時(shí)間管理。上海百事可樂(lè)飲料有限公司（下稱(chēng)百事可樂(lè)）資訊技術(shù)總監(jiān)臧宏鳴認(rèn)為：你需要快速地確定你要做什么和你有多少時(shí)間。首先看一看你實(shí)際可以在每一個(gè)項(xiàng)目上花費(fèi)多少時(shí)間是十分有用的。他說(shuō)：“這個(gè)估計(jì)數(shù)字不必要十分精確，只要可以讓你和項(xiàng)目主管參考討論就可以。”
確定時(shí)間后，接下來(lái)就是要考慮項(xiàng)目的優(yōu)先權(quán)力。臧宏鳴表示：當(dāng)你面對(duì)多個(gè)項(xiàng)目時(shí)，決定你要做什么和以什么順序去做是很重要的。僅僅簡(jiǎn)單地選一個(gè)你喜歡的項(xiàng)目并只關(guān)注于這一個(gè)項(xiàng)目是沒(méi)有用的。這里需要仔細(xì)分析來(lái)確保每一個(gè)項(xiàng)目都達(dá)到公司的戰(zhàn)略目標(biāo)。
對(duì)優(yōu)先權(quán)利概念的理解還有助于CIO應(yīng)付項(xiàng)目進(jìn)行中的工程變更。
在百事可樂(lè)，以CIO為主的委員會(huì)會(huì)審理所有項(xiàng)目工程的變更請(qǐng)求，并根據(jù)變更將會(huì)對(duì)企業(yè)造成的影響進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序。以往，IT部門(mén)每年都會(huì)陷入數(shù)百個(gè)變更請(qǐng)求之中，而且大家看不到所有請(qǐng)求得到及時(shí)審理的希望?，F(xiàn)在，百事可樂(lè)會(huì)讓所有調(diào)整請(qǐng)求的發(fā)出者重新提交超過(guò)一年的請(qǐng)求。因?yàn)橛辛藘?yōu)先權(quán)利的概念，CIO就能看到什么是最緊迫的，哪些請(qǐng)求有所重復(fù)，以及哪些請(qǐng)求將會(huì)被圍繞它的其他請(qǐng)求所代替。 轉(zhuǎn)貼于：中國(guó)項(xiàng)目管理資源網(wǎng)
此后，就要將工作