明確建立PMO 的目標(biāo)及整體的規(guī)劃; ②開發(fā)PMO 的戰(zhàn)略和操作計(jì)劃主要定義PMO 的組織結(jié)構(gòu)和招募員工的要求,定義項(xiàng)目管理的方法論框架,定義PMO 的運(yùn)作流程和建立檢查的流程和績效評估標(biāo)準(zhǔn); ③建立PMO主要包括員工的招募,工程項(xiàng)目管理流程、組織設(shè)計(jì)、工程項(xiàng)目管理的方法論、工程項(xiàng)目管理制度的選擇或開發(fā)和PMO 流程和程序的執(zhí)行。大型建設(shè)項(xiàng)目管理辦公室的組織結(jié)構(gòu)主要由PMO經(jīng)理、PMM( ProjectManagement Methodology) 小組、PMO協(xié)調(diào)員、技術(shù)支持TS(Technology Support) 小組構(gòu)成。
其中,PMM小組的職責(zé)是: 在識別階段負(fù)責(zé)建立大型建設(shè)項(xiàng)目管理的框架;在實(shí)施階段負(fù)責(zé)大型建設(shè)項(xiàng)目管理的運(yùn)行與維護(hù)。PMO協(xié)調(diào)員的職責(zé):對項(xiàng)目經(jīng)理及其團(tuán)隊(duì)進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督,保證制定的標(biāo)準(zhǔn)被執(zhí)行;對項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況,提出修改和建議;對項(xiàng)目工作進(jìn)行協(xié)調(diào);維護(hù)所有大型建設(shè)項(xiàng)目的資料;見證大型建設(shè)項(xiàng)目日常管理活動(dòng)。技術(shù)支持小組的職責(zé)是:解釋管理規(guī)則;提供規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和模板;進(jìn)行項(xiàng)目管理軟件的培訓(xùn)等。
在PMO 組織中,人員構(gòu)成的類型是不同的。PMI對此進(jìn)行了調(diào)查[7] ,選取的隨機(jī)樣本是從PMI 的35 880個(gè)成員中抽取的243 個(gè)北美成員,其中隨機(jī)樣本中的113 個(gè)成員承認(rèn)有PMO 或具有PMO 功能的組織機(jī)構(gòu),目標(biāo)樣本從PMI 年會的官方列表中抽取96 個(gè)成員,他們承認(rèn)有機(jī)構(gòu)PMO。因此在大型項(xiàng)目管理辦公室中,大部分人員應(yīng)該是專職的,既可以由業(yè)主方人員構(gòu)成,也可以由項(xiàng)目管理咨詢方人員構(gòu)成或者由雙方共同構(gòu)建。此外組織內(nèi)部的某些工作可以分包出去,由專家或委員會等完成。如項(xiàng)目管理軟件的培訓(xùn)、項(xiàng)目管理體系的建立等。因此,這種分包可能極端地形成虛擬的項(xiàng)目管理辦公室,即借助外腦對工程進(jìn)行咨詢支持。
三、大型建設(shè)項(xiàng)目管理辦公室的職能
大型建設(shè)項(xiàng)目辦公室在組織中的作用表現(xiàn)為它的具體職能,其中最核心職能就是信息集散中心。大型項(xiàng)目管理辦公室不一定具有全部的職能,可能只是具有某一部分職能,它可以提供的具體職責(zé)如下。
1) 管理職能
對大型建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行定義;對大型建設(shè)項(xiàng)目的利益和成本進(jìn)行量化,量化的內(nèi)容包括預(yù)定的利益、實(shí)施大型建設(shè)項(xiàng)目所需的資源、對各資源的利用,包括確切的時(shí)間及所需的質(zhì)量和數(shù)量;明確工程項(xiàng)目的組成,對實(shí)施過程進(jìn)行監(jiān)督,進(jìn)行檢測檢查并提出建議;推進(jìn)和主持由項(xiàng)目組織成員、利益關(guān)系人和大型建設(shè)項(xiàng)目組織參加的會議;對變更進(jìn)行登記,以便進(jìn)行后續(xù)的調(diào)查和分析;風(fēng)險(xiǎn)管理與評估,對項(xiàng)目界面接口和關(guān)鍵依存關(guān)系進(jìn)行分析,向大型建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)理提出適當(dāng)?shù)男袆?dòng)建議,維護(hù)利益相關(guān)人及有關(guān)利益的信息; 對要求采取行動(dòng)的項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)測,促使其及時(shí)采取行動(dòng);對要求的行動(dòng)是否已經(jīng)開展做出報(bào)告等。
2) 運(yùn)行支持
允許大型建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)理使用程序和標(biāo)準(zhǔn)、以前大型建設(shè)項(xiàng)目和項(xiàng)目的歷史資料、大型建設(shè)項(xiàng)目的資源或資產(chǎn);提供有助于大型建設(shè)項(xiàng)目管理過程的軟件和其他工具;提供培訓(xùn)等；維護(hù)大型建設(shè)項(xiàng)目的支持基礎(chǔ)設(shè)施;建立與大型建設(shè)項(xiàng)目管理規(guī)劃相一致的方法和標(biāo)準(zhǔn),包括項(xiàng)目規(guī)劃、報(bào)告、變更管理、風(fēng)險(xiǎn)分析等更新和維護(hù)。
3) 提供專業(yè)技能
業(yè)務(wù)分析能力;財(cái)務(wù)分析能力;信息技術(shù)及其它專業(yè)技術(shù),保留所有大型建設(shè)項(xiàng)目信息文件的主原件,生成所有必需的質(zhì)量管理文件,保留、控制和更新大型建設(shè)項(xiàng)目的文件。
建立和維護(hù)大型建設(shè)項(xiàng)目的電子信息搜索庫;規(guī)劃和控制能力;戰(zhàn)略、風(fēng)險(xiǎn)分析和管理技能,大型建設(shè)項(xiàng)目管理和項(xiàng)目管理技能;行政管理能力等。