。它也可能成為人力部門與培訓(xùn)部門之間爭權(quán)奪勢的主題。
當(dāng)前，在很多資助中，越來越多的人意識到臨時的項目經(jīng)理對于公司的財務(wù)穩(wěn)定性來說代價太大。在項目經(jīng)理的培訓(xùn)和實際工作安排之間存在一些差距，為了彌補這個差距，更多的公司正轉(zhuǎn)向為項目經(jīng)理提供指導(dǎo)。指導(dǎo)教師用于幫助項目經(jīng)理在短期內(nèi)完成陡峭的項目管理學(xué)習(xí)曲線。項目辦公室是提供指導(dǎo)教師的理想組織。
指導(dǎo)滿足了個人發(fā)展的需要，并支援了培訓(xùn)教程。到底需要多少的指導(dǎo)取決于每個人。指導(dǎo)課程有正式的和非正式的兩種。非正式的指導(dǎo)課程是與項目經(jīng)理的一對一討論。正式的指導(dǎo)課程類似于一個班級，班級以每個成員的項目中共同存在問題作為主題進行討論。這樣，指導(dǎo)教師加強了培訓(xùn)課程和項目管理過程。項目辦公室為管理活動提供進度報告。應(yīng)該注意的是，項目辦公室不應(yīng)當(dāng)為了進度報告而將指導(dǎo)者當(dāng)作間諜。指導(dǎo)者的使命是提供幫助。那么，指導(dǎo)是否真的有效？項目辦公室應(yīng)當(dāng)定期詢問項目經(jīng)理，獲得指導(dǎo)的效果以及有關(guān)方面改進的報告。
在缺乏大量人力以及培訓(xùn)部門的小型組織中，項目辦公室在項目經(jīng)理的培養(yǎng)中扮演一個更重要的角色。下面的圖3是一個漸進的培訓(xùn)和培養(yǎng)計劃的例子。
圖-3
另外，項目辦公室在為組織的員工提供項目管理培訓(xùn)中扮演著重要的角色。項目辦公室履行這個角色的方式有多種。例如，它可以與培訓(xùn)部門緊密合作，設(shè)計可以通過培訓(xùn)部門提供的課程?；蛘?，項目辦公室可以教授課程或者挑選外方機構(gòu)設(shè)計并下發(fā)課程資料。
最后，項目必須正面積極地傳達以下理念：作為項目經(jīng)理是在組織內(nèi)成功的途徑。做一個項目經(jīng)理不是人們躲避不做的，而是他們在要向企業(yè)內(nèi)升職所必須做的事情。大多數(shù)公司沒有認識到項目經(jīng)理是企業(yè)成功的關(guān)鍵。他們沒有給項目經(jīng)理合適的薪水，沒有給他們必須的獎勵，沒有理解項目經(jīng)理必須經(jīng)歷的困難?！敦敻弧冯s志把項目經(jīng)理視為一種事業(yè)選擇。Tom Peters在他的《解放管理》書中提出，項目管理是下一個千年企業(yè)生存和勝利的關(guān)鍵。顯然，在這個混亂的年代，項目管理提供了一條有效運營的重要方法。項目辦公室?guī)椭M織確保他們能夠在漩渦中生存發(fā)展，而且他們能夠做到這一點。
8．并改進項目管理環(huán)境
項目辦公室推行的有效過程為組織提供穩(wěn)定的項目管理環(huán)境。這個過程包括項目選擇、項目啟動、項目策劃、項目執(zhí)行和項目終結(jié)。這個過程是培訓(xùn)課程和指導(dǎo)計劃的基礎(chǔ)，它對組織的發(fā)展至關(guān)重要。這個簡單有效的過程包括了項目控制和未決問題預(yù)警的必備因素。項目經(jīng)理不需要一個400多頁的過程指南。大多的項目管理工具和技術(shù)都是簡單的，因此把這個過程弄得太復(fù)雜會導(dǎo)致它不被接受。這些是為復(fù)雜的人提供的簡單工具。建立一個項目管理過程只是萬里長征的第一步，更難的是如何執(zhí)行這個過程。它需要高級管理層的支持來創(chuàng)造一個項目管理環(huán)境，要所有的項目經(jīng)理與項目辦公室在項目上通力合作并在執(zhí)行過程中向項目辦公室提供報告。
項目辦公室必須不斷強調(diào)，這個過程的循環(huán)最終會獲得更好的項目成果。它還必須確保所有的項目團隊擁有完成項目所必需的軟硬件。當(dāng)項目辦公室負責(zé)為多個項目提供支持的時候，這一點更顯重要。項目辦公室還必須發(fā)起正面積極的溝通計劃，單單建立一個包含項目辦公室信息的項目辦公室Web網(wǎng)頁是不走的。溝通計劃必須強調(diào)一致過程和經(jīng)驗教訓(xùn)的價值。項目辦公室必須建立一個面向所所有項目經(jīng)理的廣播網(wǎng)絡(luò)，向他們告知新的經(jīng)驗教訓(xùn)、摸板和工具。
項目辦公室必須堅持以改善過程的敏銳視覺來使用過程。它不是為了過程而過程，而是一個專注于可交付的、有成果的過程。例如，Gartner 小組的一項研究表明，隨著項目管理嚴密程度的增加，項目災(zāi)難的概率下降。這個研究正是針對一個項目管理過程進行的。
9．總結(jié)
許多組織正不斷的努力去建立一個項目辦公室并進行必要的改進來達到成功的項目管理。這個文章提出了獲得成功的一個計劃。文章中提出的很多概念都不是新的。新的東西士相關(guān)七大秘訣的排序?，F(xiàn)在，項目辦公室有了一個既有短期有又長期的正面積極的計劃，可以幫助組織實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標的同時提高項目管理。合理的實現(xiàn)這七個秘訣將為各業(yè)務(wù)部門、IT組織和項目辦公室提供一個共贏的局面。