所察覺我們獲得的教訓(xùn)就是我們不吸取教訓(xùn)）。項(xiàng)目評(píng)審和稽核應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目規(guī)劃階段開始，并在整個(gè)項(xiàng)目中持續(xù)進(jìn)行。在項(xiàng)目規(guī)劃階段，由與項(xiàng)目沒有直接關(guān)系的專家組成的審核小組可以提供有價(jià)值的洞察和指導(dǎo)。項(xiàng)目評(píng)審和稽核在脆弱的項(xiàng)目初期經(jīng)常進(jìn)行。由于它將占用項(xiàng)目的時(shí)間，因此在項(xiàng)目過程中英港將其列入項(xiàng)目計(jì)劃。這些審核不是隔靴搔癢而，其目的是為項(xiàng)目經(jīng)理提供幫助。當(dāng)項(xiàng)目成熟后，審核可以從每個(gè)月一次改為每季度一次。在項(xiàng)目評(píng)審和稽核中獲得的教訓(xùn)應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目經(jīng)理中共享并用于改進(jìn)項(xiàng)目管理過程、培訓(xùn)課程和指導(dǎo)教程，此外，項(xiàng)目辦公室應(yīng)當(dāng)在主頁上貼出獲得的教訓(xùn)。經(jīng)驗(yàn)表明，很少組織能夠適當(dāng)?shù)奶幚斫逃?xùn)，以至于連續(xù)不斷的犯錯(cuò)誤或者重蹈覆轍。
6．組織并管理資源池
現(xiàn)在大多數(shù)組織面臨的最大難題是缺乏能夠按照計(jì)劃完成任務(wù)的熟練人才，在IT機(jī)構(gòu)中尤其嚴(yán)重。在缺乏訓(xùn)練有素的項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目數(shù)目增加時(shí)，情況進(jìn)一步惡化。Y2K問題已經(jīng)導(dǎo)致了包括IT支持在內(nèi)的項(xiàng)目的延期。在許多機(jī)構(gòu)內(nèi)的業(yè)務(wù)部門已經(jīng)對(duì)IT部門失去了耐心和信心。他們不會(huì)去尋找項(xiàng)目無法成功的原因而只關(guān)心結(jié)果。大多項(xiàng)目經(jīng)理聲稱缺乏足夠的及時(shí)的資源以及急需的技術(shù)時(shí)項(xiàng)目失敗的主要原因。
但是在大多數(shù)的項(xiàng)目中，主要的支出在與人員的投入，而人員的投入又導(dǎo)致了人員危機(jī)。在Information Week上刊登的研究表明，IT項(xiàng)目75%的預(yù)算花費(fèi)在人員上面。雖然人員花費(fèi)不象建筑或者飛機(jī)制造那樣高，但是這并不意味著它是不重要的且不需要更好的控制。矩陣管理已經(jīng)被提出來作為治療人力資源匱乏的藥方，但是它存在嚴(yán)重的缺點(diǎn)。在多項(xiàng)目環(huán)境中，如果沒有集中的人力資源控制，矩陣管理很難實(shí)施。而Cutter Group最近研究發(fā)現(xiàn)40%的IT部門所進(jìn)行的項(xiàng)目羽企業(yè)的業(yè)務(wù)目標(biāo)毫無聯(lián)系，這無疑使問題變得更加復(fù)雜。
總之，許多組織人力資源缺乏，然而他們所擁有的人力資源的相當(dāng)一部分正在從事不會(huì)給組織帶來價(jià)值的項(xiàng)目。這些事實(shí)表明，需要更好的控制人力資源。在多項(xiàng)目環(huán)境中，這個(gè)問題更加嚴(yán)重。由于人力資源匱乏而進(jìn)行的競爭可能變得十分尖銳。可能存在這樣的例子，有些項(xiàng)目經(jīng)理雪藏了一些資源而另外一些項(xiàng)目經(jīng)理焦頭爛額的尋找合適的熟練人手或者干脆勉強(qiáng)湊合著。項(xiàng)目辦公室在這方面可以發(fā)揮巨大的幫助作用，它可以隊(duì)可為項(xiàng)目所使用的人力資源的集中管理和控制。
在某些組織中，對(duì)項(xiàng)目可使用的所有資源進(jìn)行控制是一項(xiàng)具有挑戰(zhàn)性的任務(wù)。企業(yè)政治經(jīng)常會(huì)擾亂實(shí)際問題且會(huì)引發(fā)圈地戰(zhàn)爭。項(xiàng)目辦公室必須具有準(zhǔn)確的、可信的實(shí)事來說服高級(jí)管理層：集中控制的項(xiàng)目資源池是一個(gè)英明的決策
6．資源控制
·可供使用的人力資源目錄
·確定目前誰在管理著人力資源
·確定如何管理人力資源
·建立一個(gè)簡單的人力資源管理過程
·向所有的用戶傳播管理過程
·熟悉必需的資源管理軟件
·根據(jù)優(yōu)先級(jí)為各項(xiàng)目分配資源
·提供資源利用報(bào)告
以上列舉的各項(xiàng)說明了一旦達(dá)成建立一個(gè)集中控制的資源數(shù)據(jù)庫的決定后，項(xiàng)目辦公室應(yīng)該采取的步驟。沒有對(duì)現(xiàn)有可用的人力資源進(jìn)行分析就選擇并贊成開始一個(gè)新項(xiàng)目的做法是愚蠢的。
7．鑒別并培養(yǎng)項(xiàng)目經(jīng)理
為保持項(xiàng)目管理方法的一致性，項(xiàng)目辦公室應(yīng)該與現(xiàn)在以及未來的項(xiàng)目經(jīng)理的培養(yǎng)建立聯(lián)系。回想一下，項(xiàng)目辦公室應(yīng)該獲得短期的成效并保持長期的目標(biāo)。項(xiàng)目辦公室最初考慮到是項(xiàng)目經(jīng)理的鑒別然后是他們的培養(yǎng)。鑒別并培養(yǎng)項(xiàng)目經(jīng)理是一個(gè)需要盡早著手準(zhǔn)備的長期目標(biāo)。在有些組織中，大多數(shù)的項(xiàng)目經(jīng)理屬于業(yè)務(wù)部門，因而鑒別項(xiàng)目經(jīng)理并考慮他們的培養(yǎng)可能又是一個(gè)激烈的政治話題