的震動。雖然這些方案可能奏效，通常，項(xiàng)目可能在某一個(gè)點(diǎn)上被中止以重新分組、組織或計(jì)劃。
3．幫助啟動項(xiàng)目并建立估算和風(fēng)險(xiǎn)過
許多組織無法在三個(gè)限制的范圍內(nèi)完成項(xiàng)目，因而項(xiàng)目失控是件常事而非例外。俗話說“一分防勝過十分補(bǔ)”，項(xiàng)目辦公室應(yīng)該關(guān)注正在啟動的項(xiàng)目以防止將來的失敗和補(bǔ)救。項(xiàng)目不是在一夜之間就失敗的，普遍是一段時(shí)間一點(diǎn)點(diǎn)的走向失敗的。通常，項(xiàng)目偏離軌道的幅度是如此的微小以至于難于察覺，項(xiàng)目辦公室不愿意追蹤這些蛛絲馬跡因此它必然會走向失敗項(xiàng)目的道路上來。更安全的說法是如果項(xiàng)目開始得當(dāng)?shù)脑?，它的成功概率就會大一些。因此，?xiàng)目辦公室必須立即開始幫助新項(xiàng)目的啟動，這樣才能獲得服務(wù)有價(jià)值的聲譽(yù)。
開始的時(shí)候，項(xiàng)目辦公室應(yīng)該為所有的新項(xiàng)目建立一個(gè)包括估算與風(fēng)險(xiǎn)管理在內(nèi)的項(xiàng)目管理流程。項(xiàng)目辦公室應(yīng)當(dāng)鼓勵項(xiàng)目經(jīng)理使用最少的、必備的工具和技術(shù)來控制項(xiàng)目并對即將來臨的問題提出預(yù)警。應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目的規(guī)劃階段開始建立控制項(xiàng)目和保持活力的工具并在每個(gè)后續(xù)的項(xiàng)目狀態(tài)會議上進(jìn)行評估。在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，項(xiàng)目規(guī)劃階段建立的東西都不應(yīng)該被忽略或拋棄。成功的要爵士強(qiáng)調(diào)簡潔以及最少的項(xiàng)目控制必備工具。
項(xiàng)目失敗的主要原因之一是不良的、不一致的估算。利用WBS結(jié)構(gòu)和自下而上的估算方法是對項(xiàng)目實(shí)施一致估算的簡單方式之一。除了估算過程外，項(xiàng)目辦公室應(yīng)該建立一個(gè)簡單的風(fēng)險(xiǎn)過程對事件發(fā)生的順序和發(fā)生的概率進(jìn)行估算。使用縮寫RAID是一泓簡單的提醒方式以促使項(xiàng)目經(jīng)理開始界定風(fēng)險(xiǎn)、假設(shè)、內(nèi)容和定義。在項(xiàng)目啟動階段哪怕是僅僅考慮以下項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)都是有幫助的。此外，項(xiàng)目辦公室應(yīng)當(dāng)負(fù)起領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任尋找能夠滿足組織的估算和風(fēng)險(xiǎn)需求的軟件包。
4．評審并管理項(xiàng)目卷宗項(xiàng)
項(xiàng)目辦公室在項(xiàng)目業(yè)務(wù)量過程中發(fā)揮著主要租用。作為許多項(xiàng)目管理的重點(diǎn)，它是項(xiàng)目辦公室參與從項(xiàng)目的開始到結(jié)束整個(gè)過程的主要原因。項(xiàng)目辦公室可以建立完整的項(xiàng)目業(yè)務(wù)量過程或者確保它們被包含在現(xiàn)有的過程中。項(xiàng)目卷宗管理過程包括兩部分--項(xiàng)目選擇和卷宗評審。建立項(xiàng)目卷宗過程的第一個(gè)挑戰(zhàn)就是查清現(xiàn)存的項(xiàng)目以及它們是如何啟動的。在開始的時(shí)候評估選擇項(xiàng)目是如何完成的并用最佳案例完成這個(gè)過程（如項(xiàng)目優(yōu)化）是深思熟慮的。項(xiàng)目辦公室還應(yīng)當(dāng)提議建立由業(yè)務(wù)部門和IT組織高級管理人員項(xiàng)目選擇和審核委員會。項(xiàng)目選擇和審核的領(lǐng)域可能是十分的政治性的，因此項(xiàng)目辦公室應(yīng)該謹(jǐn)慎的應(yīng)對這個(gè)挑戰(zhàn)。大多組織重視項(xiàng)目選擇但是很少組織有一個(gè)一致的審核過程。項(xiàng)目辦公室項(xiàng)目辦公室應(yīng)當(dāng)提供管理支持，項(xiàng)目辦公室領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)主持每個(gè)月四次的卷宗審核會議。為了召開這個(gè)會議，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)當(dāng)搜集和整理項(xiàng)目數(shù)據(jù)，并在會議上提交給審核委員會。會議的目的是審核項(xiàng)目狀態(tài)是否按照計(jì)劃進(jìn)行并決定項(xiàng)目是否繼續(xù)。整個(gè)項(xiàng)目卷宗的Mix應(yīng)該能夠給組織提供最高的投資回報(bào)率ROI，如果不是這樣的話，審核委員會應(yīng)當(dāng)立即決定推遲或者中止項(xiàng)目并尋找其他機(jī)會。通過中止或者推遲來減少卷宗中活躍項(xiàng)目的個(gè)數(shù)將對其他的項(xiàng)目有積極的影響并將哦打組織的聲譽(yù)。例如，在 USA Today (October 1, 1998)中, Novell 的CEO EricSchmidt, 說過他曾經(jīng)把Novell工程師工作的項(xiàng)目從幾百個(gè)削減到幾十個(gè)。結(jié)果， Novell的核心產(chǎn)品--NetWare 5比預(yù)定日期提前10天交付審核。
5．進(jìn)行項(xiàng)目評審和稽核
項(xiàng)目評審和稽核與項(xiàng)目卷宗的審核不同。項(xiàng)目辦公室是將項(xiàng)目評審和稽核與項(xiàng)目作為提高項(xiàng)目運(yùn)作質(zhì)量的擁護(hù)者。它還具有對潛在的風(fēng)險(xiǎn)提供早期預(yù)警的作用。在不斷前進(jìn)過程中蘊(yùn)含的導(dǎo)致失敗的趨勢通常易于被非項(xiàng)目管理人