目團(tuán)隊(duì)中具有影響力并被充分授權(quán)，這樣，他們就能夠和團(tuán)隊(duì)一起實(shí)施項(xiàng)目改進(jìn)的新方法。
進(jìn)行跨項(xiàng)目改進(jìn)展望。這項(xiàng)工作既可以由跨項(xiàng)目改進(jìn)教練帶領(lǐng)，也可以由項(xiàng)目組合經(jīng)理帶領(lǐng)。這取決于他們的技能水平，以及是否有時(shí)間。這個(gè)起助推作用的帶頭人角色，需要熟練掌握有效的小組干預(yù)技能和多層次學(xué)習(xí)的原則。
如果跨項(xiàng)目改進(jìn)教練做帶頭人，他可能在跨項(xiàng)目改進(jìn)小組偏離軌道時(shí)出面干預(yù)，以確保它回到正確的軌道。而帶頭人則在小組成員明確問(wèn)題和目的、各自角色、時(shí)間和預(yù)算約束，以及他們將如何著手項(xiàng)目改進(jìn)上發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用。
跨項(xiàng)目改進(jìn)小組成員有責(zé)任寫(xiě)日記，把項(xiàng)目改進(jìn)計(jì)劃的實(shí)施經(jīng)歷與體會(huì)記錄下來(lái)。這樣，他們就能帶上這些材料，去參加跨項(xiàng)目回顧總結(jié)會(huì)議。
在跨項(xiàng)目改進(jìn)展望工作完成之際，跨項(xiàng)目改進(jìn)小組同意根據(jù)正在實(shí)施的不同項(xiàng)目的情況，確定數(shù)天或數(shù)周之后再次碰頭做跨項(xiàng)目回顧總結(jié)。如果需求開(kāi)發(fā)是正在改進(jìn)的流程，而且有兩個(gè)項(xiàng)目即將進(jìn)行需求開(kāi)發(fā)，則在它們都完成這一階段后碰頭進(jìn)行跨項(xiàng)目回顧總結(jié)，團(tuán)隊(duì)成員對(duì)兩個(gè)個(gè)案的進(jìn)展和問(wèn)題進(jìn)行反思，就會(huì)很有收益。
特別要指出的是，項(xiàng)目經(jīng)理及其團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)制定他們自己項(xiàng)目的計(jì)劃，因此當(dāng)他們?yōu)榧磳⒌絹?lái)的階段制定計(jì)劃時(shí)，他們就可以把項(xiàng)目改進(jìn)及其試行納入到這個(gè)計(jì)劃當(dāng)中。這樣，大家就會(huì)理解：跨項(xiàng)目回顧總結(jié)將隨后進(jìn)行，屆時(shí)團(tuán)隊(duì)將發(fā)現(xiàn)更多的項(xiàng)目?jī)?yōu)化。
第二：跨項(xiàng)目改進(jìn)措施試行
跨項(xiàng)目改進(jìn)展望工作完成之后，跨項(xiàng)目改進(jìn)小組成員返回各自項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，計(jì)劃部署相應(yīng)的項(xiàng)目改進(jìn)措施，以解決跨項(xiàng)目改進(jìn)綱領(lǐng)中列出的問(wèn)題。根據(jù)不同的項(xiàng)目和具體的組織環(huán)境，可以采取不同的方法進(jìn)行這項(xiàng)計(jì)劃部署。
各個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理可以選擇部署多個(gè)解決方案，或者，也許更加可行的是，聚焦于其中一兩個(gè)。另外，跨項(xiàng)目改進(jìn)小組有必要在實(shí)施新的項(xiàng)目變革之前召集數(shù)次會(huì)議，以收集更多的數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的根源，或者開(kāi)發(fā)新的工具、模板或解決方案。項(xiàng)目組合經(jīng)理和跨項(xiàng)目改進(jìn)教練攜手合作，依據(jù)問(wèn)題的大小、問(wèn)題解決之后所獲收益的重要性，以及項(xiàng)目成員所能付出的時(shí)間多少，確定最有效的方法。
第三：跨項(xiàng)目改進(jìn)移植
跨項(xiàng)目改進(jìn)回顧總結(jié)工作結(jié)束后，項(xiàng)目組合經(jīng)理的使命開(kāi)始了。在和跨項(xiàng)目改進(jìn)小組成員協(xié)作的同時(shí)，他要展開(kāi)以下工作：把跨項(xiàng)目回顧總結(jié)工作中產(chǎn)生的步驟事項(xiàng)形成文件，并且跟蹤它們的執(zhí)行;優(yōu)化和提高方法論、工具和模板;按要求協(xié)調(diào)更多的跨項(xiàng)目改進(jìn)會(huì)議;把改進(jìn)移植到新的和現(xiàn)有的項(xiàng)目中。
項(xiàng)目組合經(jīng)理和他們的團(tuán)隊(duì)必須主動(dòng)傳播“流程知識(shí)”―那些關(guān)于團(tuán)隊(duì)如何能夠解決具體問(wèn)題的知識(shí)。流程知識(shí)讓更多的人能夠使用這些來(lái)自跨項(xiàng)目改進(jìn)的洞見(jiàn)，而項(xiàng)目交付物本身常常依附于具體的項(xiàng)目，缺乏更廣的用途。
與項(xiàng)目相關(guān)的關(guān)鍵人物如果能參與早期的步驟，而且覺(jué)得他們的時(shí)間花得值，那么鼓勵(lì)把跨項(xiàng)目改進(jìn)的實(shí)踐運(yùn)用于未來(lái)的項(xiàng)目，就會(huì)容易得多。這是因?yàn)轫?xiàng)目經(jīng)理已經(jīng)參與到問(wèn)題的改進(jìn)中，而且這些問(wèn)題和他們息息相關(guān)。他們利用有效的信息，基于自由和信息充分做出如何改進(jìn)未來(lái)項(xiàng)目工作的選擇，能激發(fā)更多層次員工的內(nèi)部承諾，使項(xiàng)目改進(jìn)措施在更廣的范圍內(nèi)得到采納。
第四：跨項(xiàng)目改進(jìn)回顧總結(jié)
不論是針對(duì)單個(gè)項(xiàng)目還是跨越多個(gè)項(xiàng)目，其改進(jìn)措施實(shí)施之后，項(xiàng)目組合經(jīng)理和跨項(xiàng)目改進(jìn)教練都要攜手合作，計(jì)劃并進(jìn)行改進(jìn)回顧總結(jié)。這一步包括以下活動(dòng)：一對(duì)一會(huì)見(jiàn)跨項(xiàng)目改進(jìn)小組成員;收集數(shù)據(jù);制定總結(jié)會(huì)議議程、日期和時(shí)間;進(jìn)行改進(jìn)回顧總結(jié)。
1、一對(duì)一會(huì)見(jiàn)跨項(xiàng)目改進(jìn)