21世紀是知識和信息化的時代，更是資源運用效益化的時代，項目管理的發(fā)展體現(xiàn)出與時代脈動緊密結合的趨勢。項目管理辦公室(Project Management Office，PMO)即是新時代項目管理發(fā)展的最新產(chǎn)物。PMO作為項目管理發(fā)展的新潮流，已為國內外廣泛關注和研究。PMO的設置和運行近半個世紀，項目管理從理論和實踐方面均獲得了迅速發(fā)展。目前項目管理辦公室還處于探索研究階段，應當加強理論研究，不斷豐富和完善PMO的理論研究和實踐，努力推動項目管理向前發(fā)展。積極借鑒國外大型公司和組織應用PMO的經(jīng)驗，隨著專業(yè)項目管理公司的培育和發(fā)展，以及虛擬團隊的出現(xiàn)，PMO將會成為提高項目管理水平的重要手段。
一、PMO的含義
PMO (Project Management Office)即項目管理辦公室，國外不同的組織對PMO的概念有不同的定義和理解，還沒有形成一個公認的關于項目管理環(huán)境中的PMO構造。美國項目管理協(xié)會(PMI)對PMO的定義：PMO是組織為集中和協(xié)調組織范圍內的項目而設置的組織單位，PMO主要負責項目和子項目的協(xié)調計劃、優(yōu)先級確定和執(zhí)行，這些子項目與父項目或整體經(jīng)營目標緊密相關。美國Gartner公司認為PMO是組織為了集成所有的項目經(jīng)驗而設計的一個共享資源，是在項目的分析、設計、管理和總結評價階段建立組織能力的一個關鍵來源，是組織內部項目管理最優(yōu)實踐的中心。
在一定的控制下，PMO可以完成以下三個任務：為項目管理建立企業(yè)標準;提高組織內部溝通并平衡資源;減少失敗項目對企業(yè)效率和生產(chǎn)率的破壞性的影響。PMO也可以被稱作項目辦公室(Project Office) 或大型項目管理辦公室(Program Management Office, PMO)，與傳統(tǒng)的項目辦公室是不同的。以往國防、航天業(yè)界及美國政府、軍方為發(fā)展大型系統(tǒng)所建立的項目辦公室，幾乎是一個可完全獨立運作且滿足項目要求的組織，但這種模式絕不是大多數(shù)的企業(yè)甚至政府單位所能供養(yǎng)起的，不符合資源共享及提升組織整體效益的目標。而PMO的主要任務并非是用以直接執(zhí)行或經(jīng)營項目，而是提供不同項目團隊一個能更有效運作的最佳環(huán)境與功能。
PMBOK2004 對PMO與一般項目管理的區(qū)別作了闡述。首先追求的目標不一樣，項目經(jīng)理負責在一定的限制條件下提交特定的項目，PMO則是一個基于企業(yè)角度的組織結構，主要關注范圍變化并將其視為實現(xiàn)戰(zhàn)略目標的潛在機遇。其次，項目經(jīng)理主要依靠分配給項目的資源來實現(xiàn)項目目標，PMO則致力于最優(yōu)化使用所有項目間的共享組織資源。第三，項目經(jīng)理負責管理項目的范圍、進度、成本和質量，而PMO從事全面風險、機遇和項目間相互依存性的管理。
二、PMO的設置
PMO 的設立包括四個階段：依次為確定PMO的短長期目標和工作范圍及內容;按PMO發(fā)展計劃執(zhí)行，并不斷完善計劃;健全PMO的職能，并程序化工作流程;強化PMO工作職能，并令其持續(xù)運作。
第一階段：確定PMO的短長期目標和工作范圍及內容。首先通過調查分析，確定公司項目管理成熟度，并了解員工對組織的期望;對組織及現(xiàn)有的項目進行優(yōu)勢、劣勢、困難與機遇分析，明確組織的現(xiàn)狀及遠景規(guī)劃，確立組織的短期及長期目標。根據(jù)目標和規(guī)劃，建設PMO的組織架構，確定PMO的職能和人員。
第二階段：按PMO發(fā)展計劃執(zhí)行，并不斷完善計劃。實施PMO的短期計劃，并不斷修正計劃，從而有助于完善長期計劃。建設適合組織的管理標準體系，擬定并實施培訓計劃，提供項目指導