21世紀(jì)是知識和信息化的時代，更是資源運(yùn)用效益化的時代，項(xiàng)目管理的發(fā)展體現(xiàn)出與時代脈動緊密結(jié)合的趨勢。項(xiàng)目管理辦公室(Project Management Office，PMO)即是新時代項(xiàng)目管理發(fā)展的最新產(chǎn)物。PMO作為項(xiàng)目管理發(fā)展的新潮流，已為國內(nèi)外廣泛關(guān)注和研究。PMO的設(shè)置和運(yùn)行近半個世紀(jì)，項(xiàng)目管理從理論和實(shí)踐方面均獲得了迅速發(fā)展。目前項(xiàng)目管理辦公室還處于探索研究階段，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)理論研究，不斷豐富和完善PMO的理論研究和實(shí)踐，努力推動項(xiàng)目管理向前發(fā)展。積極借鑒國外大型公司和組織應(yīng)用PMO的經(jīng)驗(yàn)，隨著專業(yè)項(xiàng)目管理公司的培育和發(fā)展，以及虛擬團(tuán)隊(duì)的出現(xiàn)，PMO將會成為提高項(xiàng)目管理水平的重要手段。
一、PMO的含義
PMO (Project Management Office)即項(xiàng)目管理辦公室，國外不同的組織對PMO的概念有不同的定義和理解，還沒有形成一個公認(rèn)的關(guān)于項(xiàng)目管理環(huán)境中的PMO構(gòu)造。美國項(xiàng)目管理協(xié)會(PMI)對PMO的定義：PMO是組織為集中和協(xié)調(diào)組織范圍內(nèi)的項(xiàng)目而設(shè)置的組織單位，PMO主要負(fù)責(zé)項(xiàng)目和子項(xiàng)目的協(xié)調(diào)計(jì)劃、優(yōu)先級確定和執(zhí)行，這些子項(xiàng)目與父項(xiàng)目或整體經(jīng)營目標(biāo)緊密相關(guān)。美國Gartner公司認(rèn)為PMO是組織為了集成所有的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)而設(shè)計(jì)的一個共享資源，是在項(xiàng)目的分析、設(shè)計(jì)、管理和總結(jié)評價階段建立組織能力的一個關(guān)鍵來源，是組織內(nèi)部項(xiàng)目管理最優(yōu)實(shí)踐的中心。
在一定的控制下，PMO可以完成以下三個任務(wù)：為項(xiàng)目管理建立企業(yè)標(biāo)準(zhǔn);提高組織內(nèi)部溝通并平衡資源;減少失敗項(xiàng)目對企業(yè)效率和生產(chǎn)率的破壞性的影響。PMO也可以被稱作項(xiàng)目辦公室(Project Office) 或大型項(xiàng)目管理辦公室(Program Management Office, PMO)，與傳統(tǒng)的項(xiàng)目辦公室是不同的。以往國防、航天業(yè)界及美國政府、軍方為發(fā)展大型系統(tǒng)所建立的項(xiàng)目辦公室，幾乎是一個可完全獨(dú)立運(yùn)作且滿足項(xiàng)目要求的組織，但這種模式絕不是大多數(shù)的企業(yè)甚至政府單位所能供養(yǎng)起的，不符合資源共享及提升組織整體效益的目標(biāo)。而PMO的主要任務(wù)并非是用以直接執(zhí)行或經(jīng)營項(xiàng)目，而是提供不同項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)一個能更有效運(yùn)作的最佳環(huán)境與功能。
PMBOK2004 對PMO與一般項(xiàng)目管理的區(qū)別作了闡述。首先追求的目標(biāo)不一樣，項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)在一定的限制條件下提交特定的項(xiàng)目，PMO則是一個基于企業(yè)角度的組織結(jié)構(gòu)，主要關(guān)注范圍變化并將其視為實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)的潛在機(jī)遇。其次，項(xiàng)目經(jīng)理主要依靠分配給項(xiàng)目的資源來實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，PMO則致力于最優(yōu)化使用所有項(xiàng)目間的共享組織資源。第三，項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)管理項(xiàng)目的范圍、進(jìn)度、成本和質(zhì)量，而PMO從事全面風(fēng)險、機(jī)遇和項(xiàng)目間相互依存性的管理。
二、PMO的設(shè)置
PMO 的設(shè)立包括四個階段：依次為確定PMO的短長期目標(biāo)和工作范圍及內(nèi)容;按PMO發(fā)展計(jì)劃執(zhí)行，并不斷完善計(jì)劃;健全PMO的職能，并程序化工作流程;強(qiáng)化PMO工作職能，并令其持續(xù)運(yùn)作。
第一階段：確定PMO的短長期目標(biāo)和工作范圍及內(nèi)容。首先通過調(diào)查分析，確定公司項(xiàng)目管理成熟度，并了解員工對組織的期望;對組織及現(xiàn)有的項(xiàng)目進(jìn)行優(yōu)勢、劣勢、困難與機(jī)遇分析，明確組織的現(xiàn)狀及遠(yuǎn)景規(guī)劃，確立組織的短期及長期目標(biāo)。根據(jù)目標(biāo)和規(guī)劃，建設(shè)PMO的組織架構(gòu)，確定PMO的職能和人員。
第二階段：按PMO發(fā)展計(jì)劃執(zhí)行，并不斷完善計(jì)劃。實(shí)施PMO的短期計(jì)劃，并不斷修正計(jì)劃，從而有助于完善長期計(jì)劃。建設(shè)適合組織的管理標(biāo)準(zhǔn)體系，擬定并實(shí)施培訓(xùn)計(jì)劃，提供項(xiàng)目指導(dǎo)