使各溝通責任人能夠清晰地了解他所負責的溝通任務(wù)，可以按規(guī)定的時機和內(nèi)容與他所負責的溝通對象進行及時的溝通。
在IT信息化項目中，項目團隊要采用統(tǒng)一的項目文檔管理方式，包括統(tǒng)一的文檔書寫格式、規(guī)定的文檔目錄、文檔保存的方式、信息讀寫的權(quán)限等，使文檔的書寫、保存和檢索非常清晰和方便，用戶和溝通責任人能夠快速地提取到所需要的信息。為保證溝通的真正實現(xiàn)，項目團隊要建立溝通反饋機制：規(guī)定溝通必須保證信息被接收者接到并理解。
項目團隊要通過各種例行的和隨機的會議和報告與用戶進行溝通，將提交給用戶的報告分為定期報告、階段審查報告和緊急報告三類，規(guī)定具體的報告格式及提交時間。將溝通作為用戶參與的基礎(chǔ)、號角和保障。
三、與子公司主要負責人和集團信息主管的溝通
溝通原則：了解戰(zhàn)略意圖、解決出現(xiàn)的問題、匯報實際成績。信息系統(tǒng)建設(shè)項目常常被稱為是主要負責人工程，而此項目則可以稱為主要負責人CIO工程，項目團隊以了解戰(zhàn)略意圖、解決出現(xiàn)的問題、匯報實際成績作為與子公司主要負責人和集團信息主管進行溝通的原則，建立好與他們的溝通，這樣既使子公司的信息系統(tǒng)建設(shè)始終在集團的總體建設(shè)規(guī)劃之中，又使子公司的信息系統(tǒng)建設(shè)能夠?qū)嶋H地為自身的發(fā)展提供動力，并且使子公司主要負責人和集團信息主管在項目中切實參與，起到了直接領(lǐng)導(dǎo)、直接控制、直接協(xié)調(diào)的作用。
事前，對于信息系統(tǒng)項目來說，系統(tǒng)的管理思想、管理體系的建設(shè)通常是自上而下的行為，而在這個項目中。由于子公司自身業(yè)務(wù)的發(fā)展是集團總體發(fā)展戰(zhàn)略的組成部分，因此信息系統(tǒng)的建設(shè)不但是自集團總體戰(zhàn)略而下，而且也是自子公司自身戰(zhàn)略而上，是集團和下屬子公司的戰(zhàn)略組合。制定信息化戰(zhàn)略就成為了十分重要的一項任務(wù)，需要項目團隊從項目一開始就要同主要負責人和集團信息化主管進行充分的溝通。
另外，主要負責人最關(guān)心的是項目的投資回報、項目的進度，項目團隊需要讓他明確地了解信息系統(tǒng)建設(shè)的前景和建設(shè)過程、可能會遇到的困難和風險、雙方所需要付出的努力、選派一位合格的用戶方信息系統(tǒng)建設(shè)負責人的重要性等信息，特別是主要負責人在信息系統(tǒng)建設(shè)中的重要作用和所需要做的工作。
通過溝通這些信息，使主要負責人在信息系統(tǒng)建設(shè)之初就親自確定好總體規(guī)劃、分步實施、效益驅(qū)動的實施原則，制定或?qū)徍肆似髽I(yè)信息化建設(shè)的總體規(guī)劃，建立以自己親自掛帥、信息部門牽頭、各級部門參與的實施組織。設(shè)立各級責任制，保障各級部門和人員的積極參與。
事中，每當項目的某個階段將要進行時，項目團隊都要提前向主要負責人和集團信息主管發(fā)出通知，明確告之該項目階段將要進行的活動內(nèi)容及其要達到的階段目標和里程碑是什么、需要得到他們的支持是什么;當項目的某個階段正在進行時，及時向他們通報項目遇到的困難和風險有哪些、出現(xiàn)了哪些問題、需要他們付出哪些努力和做出哪些決策。
直接領(lǐng)導(dǎo)、直接控制、直接協(xié)調(diào)，以保證項目推進的順利進行，及時向他們通報項目遇到的困難和風險有哪些、出現(xiàn)了哪些問題、需要他們付出哪些努力和做出哪些決策，使他們能夠真正直接領(lǐng)導(dǎo)、直接控制、直接協(xié)調(diào)，以保證項目推進的順利進行。
由于子公司主要負責人和集團信息主管在項目中的影響和作用不同，項目團隊與他們溝通的內(nèi)容、時機和方式也就相應(yīng)有所不同，因此首先需要掌握好事前、事中和事后這三個與他們溝通的時機，其次需要掌握好與他們溝通的內(nèi)容。