參與信息化選型和信息化建設(shè)的用戶并不都是信息化專家，項目中可能遇到的困難和阻力來自方方面面，項目隨時都存在失敗風險，決定IT信息化項目成功的三個主要因素是用戶的積極參與、表達明確的需求、管理層的大力支持。信息系統(tǒng)建設(shè)是信息系統(tǒng)供應(yīng)商和用戶共同面對的項目。只有雙方的積極參與才能促進項目的成功，而只有進行有效的項目溝通管理才能確保用戶的積極參與。
IT信息化項目的溝通管理是以：溝通是先導、計劃是基礎(chǔ)、通知是號角、檢查是保障為指導原則的，建立“溝通計劃編制、信息分發(fā)、績效報告和管理收尾”的溝通機制。首先，明確分析在信息化建設(shè)項目中用戶方有哪些人需要進行溝通、具體溝通的內(nèi)容是什么、在什么時候進行溝通和以什么方式進行溝通，在此基礎(chǔ)上制定切實可行的項目溝通計劃;其次，以制定的溝通計劃為指導。在項目進行的過程中及時有效地進行項目的溝通，通過有效的溝通使用戶積極參與信息化的建設(shè)，共同協(xié)作完成項目。
有效的溝通可以確保項目的成功。要借助于對用戶方的項目干系人進行分析，項目團隊可以將用戶的溝通對象劃分為三類：子公司主要負責人和集團信息主管、此項目的具體負責人和信息部門人員、各連鎖分店和各部門負責人及具體實施人員。由于這三類用戶在項目中的影響和作用不同，因此項目團隊采用了不同的溝通原則與他們進行溝通。
一、與子公司主要負責人和集團信息主管的溝通
溝通原則：了解戰(zhàn)略意圖、解決出現(xiàn)的問題、匯報實際成績。
信息系統(tǒng)建設(shè)項目常常被稱為是主要負責人工程，而此項目則可以稱為主要負責人CIO工程，項目團隊以了解戰(zhàn)略意圖、解決出現(xiàn)的問題、匯報實際成績作為與子公司主要負責人和集團信息主管進行溝通的原則，建立好與他們的溝通，這樣既使子公司的信息系統(tǒng)建設(shè)始終在集團的總體建設(shè)規(guī)劃之中，又使子公司的信息系統(tǒng)建設(shè)能夠?qū)嶋H地為自身的發(fā)展提供動力，并且使子公司主要負責人和集團信息主管在項目中切實參與，起到了直接領(lǐng)導、直接控制、直接協(xié)調(diào)的作用。
由于子公司主要負責人和集團信息主管在項目中的影響和作用不同，項目團隊與他們溝通的內(nèi)容、時機和方式也就相應(yīng)有所不同，因此首先需要掌握好事前、事中和事后這三個與他們溝通的時機，其次需要掌握好與他們溝通的內(nèi)容。
事前，對于信息系統(tǒng)項目來說，系統(tǒng)的管理思想、管理體系的建設(shè)通常是自上而下的行為，而在這個項目中。由于子公司自身業(yè)務(wù)的發(fā)展是集團總體發(fā)展戰(zhàn)略的組成部分，因此信息系統(tǒng)的建設(shè)不但是自集團總體戰(zhàn)略而下，而且也是自子公司自身戰(zhàn)略而上，是集團和下屬子公司的戰(zhàn)略組合。制定信息化戰(zhàn)略就成為了十分重要的一項任務(wù)，需要項目團隊從項目一開始就要同主要負責人和集團信息化主管進行充分的溝通。
另外，主要負責人最關(guān)心的是項目的投資回報、項目的進度，項目團隊需要讓他明確地了解信息系統(tǒng)建設(shè)的前景和建設(shè)過程、可能會遇到的困難和風險、雙方所需要付出的努力、選派一位合格的用戶方信息系統(tǒng)建設(shè)負責人的重要性等信息，特別是主要負責人在信息系統(tǒng)建設(shè)中的重要作用和所需要做的工作。通過溝通這些信息，使主要負責人在信息系統(tǒng)建設(shè)之初就親自確定好總體規(guī)劃、分步實施、效益驅(qū)動的實施原則，制定或?qū)徍肆似髽I(yè)信息化建設(shè)的總體規(guī)劃，建立以自己親自掛帥、信息部門牽頭、各級部門參與的實施組織。設(shè)立各級責任制，保障各級部門和人員的積極參與。
事中，每當項目的某個階段將要進行時，項目團隊都要提前向主要負責人和集團信息主管發(fā)出通知，明確告之該項目階段將要進行的活動內(nèi)容及其要達到的階段目標和里程碑是什么、需要得到他們的支持